3 Zeitmanagement-Tipps, die Ihr Stresslevel senken

Von geplanten Besprechungen bis hin zu Ad-hoc-Anfragen - Zeit zu finden, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren und sie zu erledigen, kann eine echte Herausforderung sein - und stressig noch dazu. Laut einer Umfrage, durchgeführt von Microsoft, gaben fast zwei Drittel der Beschäftigten in der Informationsbranche an, dass sie große Herausforderungen fällt mit ihrem Zeitmanagement haben. Hierbei berichten mehr als 60 Prozent von einem erhöhten Stresslevel im Zusammenhang mit ihrer Arbeit. Im Folgenden Artikel werden wir einige grundlegende Schritte erörtern, mit denen Sie Ihre Zeit besser verwalten und Stress abbauen können.

Überprüfen und planen Sie Ihren Zeitplan frühzeitig

Die Zahl der Meeting-Anfragen hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Dies führt dazu, dass man weniger Zeit für sich selbst hat und mehr Zeit am Computer verbringt. Selbst in den Kaffeepausen werden noch schnell E-Mails gecheckt. Zwar können Sie nicht allen arbeitsbedingten Stress beseitigen, aber mit diesen Tipps können Sie ihn dennoch reduzieren:

  • Überprüfen Sie die Termine, die Sie in Ihrem Kalender haben. Müssen Sie wirklich an allen Terminen teilnehmen? Können Sie die Besprechungen mit einem Kollegen aufteilen? Fragen Sie einfach nach! Möglicherweise können Sie überflüssige Besprechungen reduzieren und etwas Zeit zurückgewinnen.

  • Achten Sie darauf, dass Sie Pausen und Essenszeiten in Ihrem Zeitplan einplanen. Suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie in Ruhe essen können (und zwar nicht an Ihrem Schreibtisch!). Es ist immer ratsam, wenn möglich, Essens- und Arbeitsbereich voneinander zu trennen.
     
  • Planen Sie Zeit für soziale Kontakte ein. Planen Sie eine virtuelle Kaffeepause oder ein kurzes Gespräch mit einem Freund ein, um das Gefühl der Isolation zu verringern und etwas herunterzukommen. Dadurch sinkt Ihr Sresslevel und meistens fühlt man sich danach direkt besser.

Gönnen Sie sich Zeit und Raum

Besprechungen waren schon immer der „Feind“ der konzentrierten Fokuszeit. Zusätzlich hat das ständige Pingen von Sofortnachrichten, E-Mails und Texten das Problem noch weiter verschärft. Dies führt dazu, dass man sich oftmals überwältigt, überstimuliert und folglich ausgelaugt fühlt. Untersuchungen der Microsoft Human Factors Lab, wo Wissenschaftler die Interaktion zwischen Mensch und Technologie analysieren, haben dieses Problem genauer unter die Lupe genommen. Schließlich haben die Untersuchungen ergeben, dass man sich zwischen den Sitzungen mindestens 5 Minuten Zeit zum Entspannen nehmen sollte, um den Stress in Grenzen zu halten. Selbst wenn Sie diese 5 Minuten Zeit zur Verfügung haben, kann es jedoch sein, dass Sie durch Verkehrslärm, Bauarbeiten oder Aktivitäten in einem anderen Stockwerk des Gebäudes gestört werden. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die nötige Zeit für Ihre Konzentration zu finden.

  • Planen Sie 5-minütige Pausen in Ihre Besprechungsanfragen ein. Wenn Sie eine Besprechung haben, planen Sie sie für 25 oder 55 Minuten anstelle der üblichen 30- oder 60-Minuten-Blöcke. Das kann man z.B. ganz einfach in Microsoft Outlook einstellen. Kennzeichnen Sie die Zeitänderung in der Besprechungsanfrage und weisen Sie zu Beginn der Besprechung oder in der Tagesordnung darauf hin.
  • Planen Sie in Ihrem Kalender Zeit für Konzentration ein. Geben Sie sich selbst die Zeit, die Sie brauchen, wann Sie sie brauchen, und lassen Sie andere wissen, dass dies Ihre „Fokuszeit“ ist.
  • Wenn nötig, verhandeln Sie. Wenn Sie Ihre Zeit doch opfern müssen, fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie Ihnen helfen können, Ihren Kalender an anderer Stelle ein wenig freizumachen. Können Ihre Kollegen Sie zum Beispiel in einer anderen Besprechung vertreten? Somit können sie sich etwas Zeit zurückgewinnenn.

  • Schaffen Sie einen Raum, in dem Sie sich konzentrieren können. Suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie bequem arbeiten und eine Pause von Ihrem Schreibtisch oder Esstisch einlegen können.

Planen Sie Ihre Pausen - und Urlaub

Ein gutes Zeitmanagement bedeutet auch, sich eine Auszeit zu nehmen und diese fest einzuplanen. Denn eine Auszeit ist wichtig - ob in Form von Pausen oder Abwesenheiten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

  • Nehmen Sie Ihre Mittagspause. Verbringen Sie Zeit mit Ihrer Familie oder Ihren Haustieren, machen Sie einen Spaziergang im Park, genießen Sie einen Snack, spielen Sie ein Spiel oder lesen Sie. Das einzige, was Sie nicht tun sollten, ist arbeiten!

  • Schalten Sie Ihren Computer aus (und stellen Sie eine Abwesenheitsmeldung ein). Ständige Benachrichtigungen verursachen bei vielen Menschen Angstzustände. Um sich wirklich eine Pause zu gönnen, stellen Sie eine automatische Nachricht ein ("In der Mittagspause, zurück um 13 Uhr") und schalten Sie Ihre Benachrichtigungen aus.

  • Nehmen Sie sich Urlaub (auch wenn Sie währenddessen zu Hause bleiben). Verstecken Sie Ihren Laptop in einem Schrank, schalten Sie die Telefonbenachrichtigungen aus und teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie nicht verfügbar sein werden.

  • Machen Sie Meetings im Gehen. Sie müssen nicht bei allen Besprechungen an Ihrem Computer gefesselt sein. Wenn Sie wissen, dass Sie eine Besprechung haben, können Sie sie auch im Freien abhalten. Wenn es sich um einen Anruf handelt, nehmen Sie einfach Ihre Kopfhörer mit.

Stresslevel und Gehirnaktivität - Was Pausen ausmachen 

Stresslevel zwischen Meetings

Das Microsoft Human Factors Lab verwendete EEG-Hauben, um die Betawellenaktivität, die mit Stress assoziiert wird, in den Gehirnen der Sitzungsteilnehmer zu messen. Bei denjenigen, die Pausen erhielten, blieb die durchschnittliche Betawellenaktivität im Laufe der Zeit weitgehend konstant. Hier wird die "Kühle" ihres Stressniveaus in Blau- und Grüntönen visualisiert. Bei denjenigen jedoch, die keine Pausen erhielten, stieg die durchschnittliche Betawellenaktivität im Laufe der Zeit an, was auf eine Zunahme des Stresses hindeutet. Dieser Anstieg wird hier mit einer Farbverschiebung von kühl nach heiß dargestellt. Folglich stellt das Diagramm den relativen Unterschied in der Beta-Aktivität zwischen den Bedingungen mit und ohne Pausen zu Beginn jeder Sitzung dar (gemittelt über die 14 Studienteilnehmer). Weitere Informationen finden Sie im Work Trend Index Pulse Report.

Fazit

Es ist immer wieder eine enorme Herausforderung und oft leichter gesagt als getan. Jedoch ist es möglich, wenn man konsequent und achtsam im Umgang mit sich selbst bleibt. Wenn Sie also Ihren Tag besser planen, Pausen einplanen (und Urlaub nehmen!) und mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten, um die Anzahl der Besprechungen besser zu bewältigen, können Sie Ihren Stresspegel deutlich senken.

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Schließlich gibt es noch eine wichtige Sache, die leider zu oft vergessen wird. Manchmal ist nämlich "nicht produktiv sein" das Beste, was man für seine Produktivität auf der Arbeit tun kann.

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