Das Office 365 Paket besteht aus verschiedenen Anwendungen, wie Yammer, Exchange und SharePoint, in denen jeweils Informationen generiert und ausgetauscht werden. Office graph zielt darauf ab jegliche Informationen und Daten, welche innerhalb einer Organisation generiert werden, zu sammeln und zu speichern, indem es diese Anwendungen miteinander verknüpft. Office graph speichert sogenannte „nodes“ (Entitäten, wie z.B. Dokumente) und „edges“ (Beziehungen innerhalb einer Organisation und Aktionen welche von Personen ausgelöst werden, wie z.B das Versenden einer Email). Um zu ermitteln in welchem Verhältnis Personen zueinander stehen, sammelt Office graph Signale. Signale können beispielsweise in Outlook versendete E-Mails oder in OneDrive verfasste Kommentare sein. Diese Signale sind unterschiedlich gewichtet. Da beispielsweise häufiger E-Mail-Verkehr zwischen zwei Personen ein Indiz für eine enge Beziehung bzw. Zusammenarbeit ist, hat eine E-Mail eine höhere Gewichtung als ein Kommentar in OneDrive. Office Graph unterscheidet zudem zwischen privaten Aktivitäten (z.B. E-Mails, welche nur vom Empfänger gesehen und gelesen werden) und öffentlichen Aktivitäten (z.B. Kommentare, welche von der gesamten Organisation in OneDrive gesehen und gelesen werden können). All diese Faktoren spielen eine Rolle bei der Ermittlung des Beziehungsverhältnisses zwischen zwei Personen innerhalb einer Organisation. Ebenfalls wichtig zu erwähnen ist es, dass Office graph dynamisch und immer auf dem neusten Stand ist, sprich sollte sich das Verhalten eines Users verändern (z.B. in Folge eines Abteilungswechsels), erkennt Office graph diese Veränderungen und ersetzt veraltete Informationen mit aktuellen Informationen. Zusammengefasst liefert Office graph die Informationbasis für Office Drive, welche die in Office Graph gesammelten Informationen visualisiert. Die untenstehende Graphik stellt Beispiele für diverse Signale, „Nodes“ und „Edges“ dar.
Office Delve
Office Delve erspart ihnen die zeitraubende Suche nach relevanten Informationen und trägt somit zu einer Steigerung der Prozesseffizienz bei, indem es jene Informationen, welche für den jeweiligen Nutzer in seiner täglichen Arbeit von Bedeutung sind, in einer benutzerfreundlichen Übersicht zur Verfügung stellt. Office Delve stellt in einer Übersicht dar, woran du gerade arbeitest, welche Nutzer sich deine Arbeit zu Nutze machen (z.B. wer sich deine Arbeit angeschaut, heruntergeladen oder kommentiert hat), woran dein Team arbeitet und woran andere Kollegen arbeiten. All diese Informationen werden von Office Graph generiert. Dargestellt werden die Dokumente als Karteikarten. Diese Karteikarten enthalten Tags, Kommentare und Likes, welche Reaktionen anderer Nutzer auf deine Dokumente darstellen. Die Karteikarten sind dynamisch. Wenn man diese anklickt wird Office Online geöffnet, sodass die Dokumente bearbeiten werden können und beispielsweise Veränderungen mit Kollegen besprochen werden können. Die Navigationsleiste enthält verschiedene Ansichten. Klickt man auf den „Home“ button, so erhält der User eine Übersicht mit den von Office Graph als relevant erachteten Informationen und Dokumenten. Der „shared with me“ button liefert eine Übersicht über Dokumente, welche andere Personen mit dem Nutzer geteilt haben, während der „presented to me“ button jene Dokumente, welche dem Nutzer in jüngster Zeit präsentiert wurden, anzeigt. Zuletzt kann man sich jene Dokumente, welche der jeweilige Nutzer bearbeitet hat, unter dem „my work“ button sehen. Die Navigationsleiste enthält zudem eine Liste der Personen, mit denen der Nutzer am häufigsten interagiert. Eine weitere nützliche Funktion, welche Office Delve zu bieten hat ist die integrierte Suchmaschine, welche schnelle und sofortige Suchergebnisse liefert. Sucht man beispielsweise nach einer bestimmten Person, werden sofort jene Personen angezeigt, mit denen man häufig interagiert, ohne dass man den vollständigen Namen eintippen muss. Des Weiteren werden in diesem Beispiel zusätzlich Dokumente angezeigt, an denen die gesuchte Person gerade arbeitet; sowie Dokumente, welche diese Person mit dem Nutzer geteilt hat als auch Dokumente, welche von dem Team der gesuchten Person bearbeitet werden. All diese Funktionen zielen darauf ab die Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten. Wenn man sich beispielsweise auf ein Meeting vorbereiten möchte und wissen möchte woran andere Abteilungen gerade arbeiten, braucht man lediglich ein Blick auf die in Office Delve veröffentlichten Dokumente zu werfen. Dies muss dann in einem Meeting nicht mehr ausführlich diskutiert werden und man kann sich auf andere Themen fokussieren. Die untenstehende Graphik vermittelt einen ersten Eindruck davon, wie Delve aufgebaut ist, inklusive der Übersicht mit den personalisierten Karteikarten und der Navigationsleisten mit den verschiedenen Ansichten.
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie mit Office Delve relevante Informationen finden und Erkenntnisse gewinnen.
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