Für viele Unternehmen stellt das Customer Relationship Management (CRM), zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement, eine echte Herausforderung dar. Während größere Unternehmen über alle erforderlichen Mittel zur strategischen Analyse sowie Ausbildung ihrer Mitarbeiter verfügen, fehlen solche Budgets in der Regel bei kleineren Organisationen. Auch wenn viele kleine Unternehmen aus diesem Grund zu ihrer eigenen CRM-Software greifen, stellt sich oft heraus, dass sie einfach nicht das nötige Know-How besitzen, um erfolgreich zu sein. Allerdings muss eine erfolgreiche CRM-Einführung nicht allzu viel Zeit und Geld kosten, wie wir im weiteren Verlauf aufzeigen möchten. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihr Unternehmen zum Erfolg führen!

10 Schritte zum Erfolg

1. Stellen Sie sicher, dass sowohl die IT-Abteilung als auch die Führungsebene mit Ihnen an einem Strang zieht.

Immerhin ist ihre Unterstützung entscheidend für die erfolgreiche Einführung eines neuen CRM-Systems. Sind diese Anspruchsgruppen überzeugt, wird es viel einfacher, den Rest des Unternehmens ebenfalls davon zu überzeugen.

2. Erstellen Sie eine Liste von allen Anforderungen, die für eine erfolgreiche Einführung des CRM-Systems erforderlich sind.

Dieser Schritt ist von höchster Priorität, denn ohne Definition der Anforderungen, kann nicht garantiert werden, das die Software den erwarteten Nutzen bringt. Setzen Sie dabei bei Bedarf auf die Hilfe von einem externen CRM-Berater, um herauszufinden, welche Änderungen innerhalb Ihrer Organisation durchgeführt werden müssen, damit das neue CRM-System erfolgreich eingeführt werden kann. Welche Prozesse kommen aktuell Ihrem Unternehmen zur Verwendung? Stellen Sie sicher, dass Sie sie alle dokumentieren. Die folgende Liste von Fragen wird Ihnen dabei helfen:

  • Woher wissen Sie, welche Kunden am wichtigsten sind?
  • Wie werden Kundenanfragen behandelt?
  • Wie hat das Kundenbeziehungsmanagement bisher funktioniert?
  • Wie verläuft der Verkaufsprozess?
  • Wie können Sie neue Leads generieren?
  • Wie teilen und speichern Sie Ihre Geschäftskontakte?

3. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil.

Wie Sie sehen können, wurde diese Reihe von Fragen entwickelt, damit Sie mehr über die verschiedenen Prozesse in Ihrem Unternehmen lernen können. Erst wenn Sie all diese Informationen gesammelt haben, können Sie definieren, was Sie von Ihrem neuen CRM-System eigentlich erwarten.

4. Gap-Analyse.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Lücken zwischen den Einstellungen eines Standard-CRM-Systems und den Anforderungen Ihres Unternehmens, wie Sie sie in den Schritten 2 und 3 ermittelt haben, identifizieren. Es empfiehlt sich, einen externen CRM-Experten zu diesem Thema zu befragen.

5. Erstellen Sie einen vorläufigen Konfigurationsplan.

Welche Änderungen müssen Sie an Ihrem CRM-System vornehmen? Machen Sie einen Plan, der beschreibt, was für besondere Features hinzugefügt werden müssen, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden zu können.

6. Systemkonfiguration.

Veranlassen Sie alle Anpassungen, die erforderlich sind, um Ihr CRM-System für Ihr Unternehmen maßzuschneidern. Dank der vielen Anpassungsmöglichkeiten ist Microsoft Dynamics CRM ein erstaunlich nützliches und sehr empfehlenswertes Tool, auf das sich viele Unternehmen bereits verlassen. Die meisten Änderungen, die erforderlich sind, können vorgenommen werden, ohne dass sie das CRM-Tool dafür eigenhändig mit dem entsprechenden Code umprogrammieren müssen.

7. Datensammlung und Übertragung der Daten.

Dieser Teil der Systemeinführung birgt eine ganze Reihe von Hindernissen. Darüber hinaus kann das Sammeln sowie die Übertragung Ihrer Daten auch einer der teuersten Schritte im gesamten Prozess sein. Natürlich variieren die Kosten, je nachdem, welche Art von Back-End-Datenbank Sie zuvor verwendet haben.

8. Das System testen.

Bevor das neue CRM-System in Ihrem Unternehmen flächendeckend eingeführt werden kann, müssen Sie es ausgiebig testen. Führen Sie das System erst dann ein, wenn alle Fehler behoben wurden und Sie zuversichtlich sind, dass alles einwandfrei funktioniert.

9. Die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut machen.

Wenn Sie ein völlig neues CRM-System einführen, müssen Sie alle Endbenutzer in Ihrer Organisation hinsichtlich der Benutzung des Systems schulen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Nutzern alle Informationen, die sie im Umgang mit diesem System benötigen, zur Verfügung stellen. Print- sowie detaillierte Video-Ressourcen können dabei äußerst hilfreich sein. Denken Sie daran, dass es möglicherweise seine Zeit dauern wird, bis jeder weiß, wie man mit dem neuen CRM-System, sowie mit all seinen Funktionen umgehen sollte.

10. Bewerten Sie die Effektivität des neuen CRM-Systems.

Stellen Sie das System immer wieder erneut auf den Prüfstand, um sicherzustellen, dass es noch den Bedürfnissen Ihrer Organisation entspricht. Wenn Ihr CRM-Tool bei diesem Test versagt, sollten Sie sicherstellen, dass die erforderlichen Änderungen so schnell wie möglich ausgeführt werden, damit Sie weiterhin auf Erfolgskurs bleiben.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Einführung eines CRM Systems oder sind Sie auf der Suche nach dem passenden System? Hier können Sie mehr über unseren Beratungsservice erfahren oder uns kontaktieren