Als Microsoft die Dynamics 365 App für Outlook veröffentlichte, wurden einige Funktionen von der Dynamics 365-Community stark vermisst. Viele Funktionen, ursprünglich aus dem Dynamics 365 Add-In für Outlook, fehlten in der neuen Anwendung. Kategoriebasiertes Tracking war eines dieser Features, das von vielen Benutzern vermisst wurde. Aber Microsoft scheint auf ihre Community zu hören und veröffentlicht langsam diese alten Funktionen, um die Lücke zwischen dem Dynamics 365 Add-In für Outlook und der Dynamics 365 App für Outlook zu schließen. Seit dem Release 8.2 von Dynamics 365 Online ist es (wieder) möglich, Aufgaben, E-Mails und Termine mit einer speziellen Kategorie in Outlook durch serverseitige Synchronisation zu verfolgen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen erklären, wie Sie es in 3 einfachen Schritten mit Hilfe des Organizations Settings Editor aktivieren können.

Aktivieren des kategoriebasierten Tracking in der App for Outlook in 3 Schritten

  1. Installieren Sie die Lösung des neuesten Organizations Settings Editor auf Ihrer Instanz.

Sie finden die neueste Version direkt unter diesen Link: https://github.com/seanmcne/OrgDbOrgSettings/releases

Wir werden nicht näher darauf eingehen wie verwaltete Lösungen in das Dynamics 365 CRM importiert werden. Klicken Sie hier für mehr Hilfe.

 

  1. Öffnen Sie die Lösung und aktivieren Sie das Tracking in dem Sie bei den Wert TrackCategorizedItems auf „Add“ drücken.

 

  1. Setzen Sie den „TrackCategorizedItems“ Boolean auf True.

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, können Sie die Lösung aus Ihrer Dynamics 365 Instanz löschen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich entscheiden, die Lösung auf Ihrer Instanz zu belassen. Einige dieser Einstellungen können massive Auswirkungen auf Ihr System haben und sollten immer überprüft werden, bevor Sie sie bearbeiten. Sie können nun im Outlook-Client mit der neuen Kategorie arbeiten.

E-Mails im Outlook Client mit der App for Outlook tracken

Normalerweise werden E-Mails alle 15 Minuten getrackt, je nachdem, wie Sie die Synchronisierungseinstellungen für E-Mails konfiguriert haben. Machen Sie einen Rechtsklick auf die E-Mail, die Sie verfolgen möchten, und gehen Sie zu "kategorisieren" und wählen Sie die Kategorie "Tracked to Dynamics 365".

Dank des im Outlook-Client integrierten Dynamics 365-Frames können Sie sehen, dass die E-Mail erfolgreich verfolgt wurde.

 

Termine im Outlook Client tracken

Es gibt keinen großen Unterschied zwischen der Verfolgung einer E-Mail und der Verfolgung eines Termins in Outlook. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, kategorisieren Sie und wählen Sie die Kategorie "Tracked to Dynamics 365". Wenn Sie jemanden zu einem Delegierten-Benutzer mit Editor-Rechten machen und ihm erlauben, Ihre E-Mails und Ihren Kalender zu verwalten, kann der Delegierte auf Ihre Kategorien zugreifen und Elemente für Sie verfolgen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie jemand anderem die Verwaltung Ihrer E-Mails und Ihres Kalenders ermöglichen können.

 

Aufgaben im Outlook Client tracken

Um auch wirklich komplett zu sein, hier ein Bild davon, wie man Aufgaben in Outlook verfolgt. Wenn Sie die Kategorie aus den Elementen entfernen, beachten Sie, dass der Datensatz in Dynamics 365 nicht gelöscht, sondern nur untracked wird. Gehen Sie zum Dynamics 365-System und wählen Sie alle Datensätze aus, die Sie nicht verfolgt haben, und löschen Sie sie, wenn Sie ein sauberes System haben möchten und die Datensätze nicht mehr benötigt werden.

Rückzug von der Einstellung des Outlook Add-Ins

Wie vielleicht einige von Ihnen wissen, war es ursprünglich geplant das Dynamics Outlook Add-In komplett einzustellen. Allerdings machte Microsoft nach dem immensen Feedback der Dynamics Community einen Rückzieher. Die schrittweise Einführung von Features aus dem Outlook Add-In für die Dynamics 365 App for Outlook soll wahrscheinlich den Weg dazu bereiten diese doch einmal in naher Zukunft einzustellen. Aber bis dahin sollen die Community und die Entwickler genügend Zeit haben sich an die neue App zu gewöhnen.