Bevor wir einen Blick auf die Definitionen von „Append” und „Append To” bei Microsoft Dynamics CRM werfen, sollten wir uns einen Moment Zeit nehmen, um uns an den Sicherheitsrollen in CRM zu erinnern. Es gibt 15 Standardsicherheitsregeln, die bei Microsoft Dynamics CRM bereits programmiert wurden, sowie eine Geschäftseinheit. Sicherheitsrollen bestimmen, welcher Rolle, oder Position innerhalb eines Unternehmens, wie viel Zugriff gewährt wird. Je nachdem, ob Sie der CEO, eine Führungskraft oder ein Kundendienstmitarbeiter sind, wird Ihre Zugriffsebene innerhalb der Organisation entsprechend variieren.

Darüber hinaus kann ein einzelner Benutzer mehr als nur eine Sicherheitsrolle innehaben. In diesem Fall werden die Benutzerrechte quasi addiert und dem jeweiligen Benutzer wird der größtmögliche Zugriff gewährt. Auf diese Weise kann das Innehaben von mehreren Rollen dazu führen, dass die Zugriffsrechte dieses Benutzers weitaus umfangreicher ausfallen. Sobald ein Benutzerdatensatz kreiert wurde, ist der Systemadministrator in der Lage, neue Sicherheitsrollen mit Hilfe der "Rollen verwalten"-Funktion an diesen Benutzer zu vergeben. Diese Taste können Sie in der Befehlsleiste finden und sie kann dazu genutzt werden, um zu bestimmen, welche Rollen der jeweilige Benutzer fortan übernehmen soll.

Die folgenden drei Elemente dienen dazu, die dreidimensionalen Sicherheitsrollen, die einem bestimmten Benutzer innerhalb des Systems zugeordnet werden können, näher einzugrenzen:

  1. Die Aktionen, welcher der Benutzer durchzuführen kann (d.h.: löschen, zuordnen, schreiben, anhängen, etc.)
  2. Zu welchen Systemfunktionen/ Datensätzen hat der Benutzer Zugriff?
  3. Wie weit ist seine Reichweite innerhalb des Systems? (d.h.: Geschäftseinheit, Benutzer, Organisation, keine, etc.)

 

Tipps zu den Sicherheitsrollen:

Verwenden Sie besser nicht die vorprogrammierten Einstellungen, wenn es um die Sicherheitsrollen geht. Allen Unternehmen wird empfohlen, die Sicherheitsrollen-Einstellungen zu ändern, um sie an ihre Organisation anzupassen. Achten Sie darauf, eine Kopie der Original-Sicherheitsrollen, die Sie einem Benutzer zuweisen möchten, zu erstellen, sodass Sie die Original-Einstellung nicht verändern und diese zu einem späteren Zeitpunkt erneut als Vorlage nutzen können. Das Bearbeiten einer Kopie der ursprünglichen Sicherheitsrollen-Einstellungen bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie Zugang zu einigen wichtigen Nuancen erhalten, wenn es um die Zuordnung der Sicherheitsrechte geht. Diese Nuancen lassen sich nur schwer konfigurieren, wenn Sie diese Sicherheitsrollen auf eigene Faust definieren müssten.

 

Alle untergeordneten Unternehmenseinheiten werden davon betroffen sein, wenn Sie die Schaltfläche "Speichern" anklicken, während Sie an einer aktiven Sicherheitstolle arbeiten. Dies zeigt also, warum Sie die ursprünglichen Sicherheitsrollen nie direkt verändern sollten. Wenn Sie die Schaltfläche "Speichern" versehentlich betätigen, geht das ursprüngliche Set-Up der Sicherheitsrolle für immer verloren. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie unsere Tipps immer beherzigen. Die einzige Ausnahme von dieser Regel besteht darin, wenn Sie den Zugriff oder die Nutzerprivilegien nur in einem begrenzten Rahmen (z.B. "Nach Excel exportieren") gewähren möchten. Das Erstellen einer Sicherheitsrolle mit diesen beschränkten Zugriffsmöglichkeiten geht leicht von der Hand.

„Append” und „Append To” definiert

Nachdem wir nun einen Blick auf die verschiedenen Sicherheitsrollen bei Microsoft Dynamics CRM geworfen haben, ist es an der Zeit, den Unterschied zwischen „Append” (etwas nachtragen) und „Append To” (etwas hinzufügen) näher zu definieren. Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass diese Funktionen bereits als Standard-Features bei CRM integriert wurden und Sie diese daher nicht eigenhändig konfigurieren müssen. Daher müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie die genauen Unterschiede zwischen diesen Features nicht in all ihren Nuancen verstehen. Dabei gehen „Append“ und „Append To“ Hand in Hand und sind direkt nebeneinander zu finden. Werfen Sie einfach einen Blick auf das Sicherheitskonfigurationsfenster, um zu sehen, dass dem so ist. "Etwas nachtragen" und "Etwas hinzufügen" stehen in einem direkten Verhältnis zueinander. Das folgende Beispiel soll Ihnen helfen, das Verhältnis zwischen diesen beiden Funktionen besser verstehen zu können. Eine „beidseitige Erlaubnis“ muss vorliegen, wenn Datensatz X zu Datensatz Y hinzugefügt wird. X und Y müssen also beide „zustimmen“, ähnlich wie das auch dann der Fall ist, wenn X Y anruft und Y den Anruf annehmen muss, damit überhaupt ein Telefongespräch zwischen X und Y zustande kommen kann. Wenn ein Datensatz zum anderen hinzugefügt werden soll, dann müssen Sie also die Verschmelzung dieser beiden Datensätze für jeden Datensatz separat freigeben. 

Somit können Sie sicherlich nachvollziehen, dass es zu einem "Business Process Error" kommen wird, wenn Sie diese Erlaubnis nicht für beide Datensätze erteilen.

 

Dies gilt es natürlich zu verhindern. Daher sollten Sie die Prozesse, die in Ihrem Unternehmen stattfinden, genau kennen, um die nötigen Informationen darüber zu haben, ob die Zugriffsrechte, die für einen Vorgang erforderlich sind, entsprechend von beiden Seiten gewährt werden müssen. Stellen Sie „Append” und „Append To” entsprechend ein, damit nichts schief gehen kann.

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