Microsoft Dynamics CRM bietet diverse Funktionen für die Speicherung und Verwaltung von digitalen Inhalten. Folgende Aufgabenbereiche des Digital Asset Managements werden abgedeckt:

  • Import und Export von Dateien
  • Anreichern von Binärdateien mit Metainformationen
  • Datensuche
  • Anzeigen von Dateien
  • Kombinieren von Dateien zu Paketen
  • Archivieren von Dateien
  • Versionsverwaltung

Nutzen Sie Dateiverwaltungsoptionen um das Digital Asset Management in ihrem Unternehmen zu steuern inklusive Versionsverwaltung, Archivierungsoptionen, Suchfunktionen und vieles mehr.

Dateiverwaltungsoptionen finden Sie unter „Settings“ > „Administration“ > „File options“.

Datenverwaltungsoptionen mit Microsoft Dynamics Marketing

Sie gelangen Dann zu der „Company File“ Seite, wo Sie Zugriff auf alle Funktionen der Dateiverwaltung haben.

 Datenverwaltung mit Microsoft Dynamics Marketing

Folgende Einstellungsoptionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • „Version Control“: Durch ausfüllen des Kontrollkästchens schalten Sie die Versionsverwaltungsfunktionen für alle hochgeladenen Dateien frei. Dadurch haben Nutzer immer Zugriff auf ältere Versionen einer Datei und können diese, wenn erwünscht, wiederherstellen. Bleibt das Kontrollkästchen unausgefüllt, müssen Nutzer die Funktionen der Versionsverwaltung für jede einzelne Datei manuell freischalten.
  • „Default to Active“: Legen Sie fest, dass alle hochgeladenen Dateien standardmäßig den Status „active“ haben, indem Sie in diesem Kontrollkästchen einen Hacken setzen. Dadurch können Nutzer, welche entsprechende Zugriffsrechte haben, alle hochgeladenen Dateien ansehen. Wenn Sie dieses Kästchen unausgefüllt lassen, so haben alle hochgeladenen Dateien standardmäßig den Status „inactive“. Dies bedeutet, dass Nutzer erst die „show-inactive“ Funktion freischalten müssen, um hochgeladene Dateien ansehen zu können.
  • „Job Specific Search“: Diese Funktion ermöglicht Ihnen die aufgabenspezifische Suche von Dateien. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Nutzer Dateien und Informationen, welche mit ihrer Aufgabe in Verbinndung stehen und für die Aufgabenerledigung von Relevanz sind suchen und finden.
  • „Enable publishing“: Durch Aktivierung dieser Funktionen ermöglichen Sie den unternehmensexternen Zugriff auf Dateien. Wenn Sie keinen externen Zugriff wünschen, lassen Sie das entsprechende Kontrollkästchen unausgefüllt.
  • „Permanently delete inactive files“: Wenn Sie in ihrem CRM System eine Datei löschen, so ist diese nicht automatisch aus dem System gelöscht, sondern erhält den Status „inactive“, sodass Nutzer auf diese Datei zugreifen können, falls Sie doch noch benötigt wird. Eine gelöschte Datei ist für den Nutzer nicht sichtbar. Dadurch besteht keine Gefahr, dass diese Datei versehentlich verwendet wird. Wünschen Sie jedoch Dateien endgültig zu löschen, weil Sie beispielsweise mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen möchten, so können Sie dies mit dem „permanently delete inactive files“ Befehl machen. Es öffnet sich ein pop-up wo die gefragt werden den Wunsch der endgültigen Löschung inaktiver Dateien zu bestätigen. Wenn Sie dies tun müssen Sie sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die gelöschten Dateien nicht wiederhergestellt werden können.

 

Für mehr Informationen zu den Digital Asset Management Funktionen schauen Sie sich doch dieses Video von Microsoft an:

 

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