Mit dem DCP Add-On für Microsoft Dynamics CRM können Nutzer innerhalb ihres CRM Systems Dokumente, wie Beispielsweise Rechnungen oder Angebote, generieren, versenden und sogar ausdrucken. Erstellte Dokumente beinhalten Daten aus der gewählten Entität in ihrem CRM System. In diesem Artikel erfahren Sie näheres über das Erstellen unternehmensrelevanter Dokumente.

Wenn Sie mit DocumentsCorePack ein Dokument erstellen wollen, wählen Sie zunächst eine Entität in ihrem CRM System aus, auf welches sich ihr Dokument beziehen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot an einen Kunden verschicken wollen suchen Sie in ihrem CRM System die Kundendatei. Oberhalb des Kontaktformulars finden Sie das Feld „create dokument“.

Es erscheint dann ein Pop-Up Fenster wo sie eine Liste an vorhandenen Dokumentvorlagen sehen.

Dokumentvorlagen mit dem DCP Add-On für Microsoft Dynamics CRM

Klicken Sie auf das Dokument in der Liste, welches Sie versenden möchten. Es erscheint ein weiteres Pop-Up Fenster.

 

Hier gilt es folgendes zu bestimmen:

  • Dateityp: Bestimmen Sie den Dateityp des Dokuments indem Sie eine Option in der Optionsliste auswählen.
  • Attach Dokument: Setzen Sie in diesem Kontrollkästchen ein Hacken um das Dokument der jeweiligen Entität anzuhängen. Sie haben die Möglichkeit zu bestimmen ob das Dokument als E-Mail, Notiz oder in Briefform zu versandt werden soll.
  • Email Recipient: Bestimmen Sie den Empfänger des Dokuments. Standardmäßig ist die gewählte Entität bzw. Kontakt als Empfänger gewählt.
  • Print Dokument: Hier haben Sie die Möglichkeit das Dokument auszudrücken. Setzen Sie hierzu einfach ein Hacken in diesem Kontrollkästchen.
  • Save to SharePoint: Speichern Sie das Dokument in SharePoint und gewähren Sie anderen Nutzer Zugriff auf das erstellte Dokument durch Ausfüllen dieses Kontrollkästchens.

Nachdem Sie alle notwendigen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „next“. Es wird dann ein Dokument auf Basis des gewählten Datensatzes erstellt. Mit der Preview-Funktion können Sie eine Vorschau des Dokuments sehen.

Preview Funktionen mit DocumentsCorePack

Wenn Sie auf „finish“ klicken gelangen Sie zum Email/Notiz/Brief Formular. Wenn Sie Beispielsweise ein Dokument als Email anhängen möchten sehen Sie das Email Formular. Standardmäßig ist der Sender als der Nutzer und der Empfänger als die gewählte Entität festgelegt. Im Anhang ist das erstellte Dokument beigefügt. Sie können dann eine E-Mail Nachricht formulieren. Klicken Sie auf „send“ um die E-Mail mit dem angehängten Dokument abzuschicken.