Mit dem Marketing Module von Microsoft Dynamics CRM können Sie ganz einfach professionelle Marketing Emails erstellen und versenden. Messen Sie zudem den Erfolg ihrer Email Kampagne mit den hoch-performanten Analyse-Tools von Microsoft. 

Microsoft arbeitet eng mit großen Email Anbietern, ISPs und anderen Parteien zusammen, um zu gewährleisten, dass Dynamics Marketing E-Mails nicht im Spam Filter oder auf einer E-Mail Backlist landen. In Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben der CAN-SPAM Verordnung müssen Dynamics Marketing E-Mails die folgenden Elemente enthalten:

  • Ein Link zum abonnieren/abbestellen
  • Die physikalische Adresse der Firma (Absender)
  • Text-Inhalte, welche formatierte (HTML) Inhalte entsprechen
  • Eine gültige Absenderadresse
  • Ein Email-Betreff

 

3 Schritte zum Erstellen einer Marketing E-Mail

1. Installiere die benötigten Plug-Ins

Mithilfe der Email Plug-Ins können Sie verschiedene Aspekte ihrer Marketing Email automatisieren und u.a. gewährleisten, dass die Anforderungen der CAN-SPAM Verordnung getroffen werden.

  • Subscription Center Plug-In

Das Subscription Center ist eine Webseite, welche von Dynamics CRM verwaltet wird und Kontakten ermöglicht, sich zu diversen Mailing-Listen hinzufügen oder sich von diesen entfernen zu lassen. Jedes Subscription-Center Plug-In erstellt diese Webseite, sowie einen korrespondierenden Link, welcher einer Marketing Email hinzugefügt werden kann. Emails, welche kein Subscription-Center Plug-In enthalten, können nicht versandt werden.

Subscription Center Plug-In in Microsoft Dynamics Marketing

  • Sender-Adress Plug-In

Gemäß Anti-Spam Verordnungen müssen Marketing Emails die physikalische Adresse des Absenders enthalten. Das Plug-In bietet ein vertikales und ein horizontales Layout für die Angabe der Adresse. Nutzer können aus beiden Layout-Optionen auswählen und diese in ihr Email Design integrieren.

Sender Adress Plug-In mit Microsoft Dynamics Marketing

2. Erstelle ein E-Mail Template

Im Bereich E-Mail-Marketing finden Sie unter „Templates“ eine Liste bereits bestehender Email Vorlagen.

E-Mail Templates mit Microsoft Dynamics Marketing

Durch Anklicken des „+“ Symbols gelangen Sie zum „Template“ Formular wo Sie folgende Felder ausfüllen müssen:

  • Template: Indem Sie „blank template“ in der Optionsliste wählen, können Sie ein neues Template durch Nutzung des graphischen Email Designers erstellen. Letzteres Erlaubt Ihnen mittels Drag & Drop Inhalte zur Email Vorlage hinzuzufügen.
  • Company: Hier geben Sie ihren Firmennamen oder den Namen der Firma in dessen Auftrag Sie die E-Mail Kampagne starten.
  • Send externally: Dieses Kästchen lassen Sie i.d.R. unausgefüllt, außer Sie möchten eine E-Mail erstellen, welches von externen Systemen ausgelöst werden.

E-Mail Templates definieren mit Microsoft Dynamics Marketing

Wenn Sie auf „submit“ klicken gelangen Sie zu den Einstellungen für die E-Mail-Marketing Maintenance Page. Hier müssen Sie folgende Angaben machen:

  • Name: Geben Sie ihrer Email Marketing Maintenance Page einen aussagekräftigen Namen.
  • Designation: Hier können Sie aus verschiedenen Optionen auswählen. Wenn Sie die Option „Commercial“ auswählen könne Sie ihre Email Nachricht direkt auf E-Mail-Marketing Maintenance Page senden und auch die Zielgruppe definieren. Den Absende-Termin können Sie definieren, wenn Sie auf „send“ klicken.
  • Subscription Center: Fügen Sie das Subscription Plug-In hinzu.

 

Pflichtfelder E-Mail Template mit Microsoft Dynamics Marketing

Speichern Sie ihre Einstellung idem Sie auf „save“ klicken. Um zum grafischen Email Designer zu gelangen klicken Sie auf den Reiter „Edit Content“ im oberen Bereich der Email Marketing Maintenance Page. Mittels Drag & Drop können Sie Zeilen und Textfelder zur Design Oberfläche hinzufügen. Der Text Editor öffnet sich sobald Sie auf das Textfeld klicken und erlaubt es Ihnen Inhalte hinzuzufügen. Mit dem grafischen Email Designer können Sie:

  • Eine persönliche Anrede konfigurieren: Nutzer können dynamische Felder zu ihren Texten hinzufügen, welche Daten aus dem CRM System beziehen. So können Sie beispielsweise den Namen des Kontaktes an den Die E-Mail gerichtet ist in einer persönlichen Begrüßung einbauen. Dieser Name wird automatisch generiert, wenn Sie das Feld „First Name“ unter „contacts“ in ihrem Textfeld hinzufügen.
  • Einen Link hinzufügen: Wenn Sie auf das Link Icon klicken öffnet sich ein Aktionsfeld. Hier können Sie die URL einer Seite eintragen, auf welche Kontakte weitergeleitet werden sollen, wenn Sie auf den entsprechenden Link klicken.
  • Einen Subscription Center Plug-In hinzufügen: Wenn Sie dieses Plug-In hinzufügen haben Email Empfänger die Möglichkeit sich zu einer Marketingliste hinzufügen zu lassen oder sich von dieser entfernen zu lassen.
  • Einen Sender-Adress Plug-In hinzufügen: Hier können Sie die vertikale oder horizontale Layout Option wählen.

E-Mail Editor mit Microsoft Dynamics Marketing

Indem Sie auf „back“ klicken können Sie den Text Editor beenden. Klicken Sie dann auf „Settings“ um die Absender-Adresse und die Betreffzeile zu definieren. Folgende Felder müssen Sie dann ausfüllen:

  • From: Dies ist die Adresse, welche Empfänger sehen sobald die E-Mail versandt und in der Inbox gelandet ist. Standardmäßig ist dies die Adresse des Users, welcher am Email Template arbeiten. Sie können aber auch eine andere Adresse angeben.
  • Subject: Definieren Sie den Inhalt der Betreff-Zeile. Hier können Sie ebenfalls dynamische Felder, wie der Name des Kontaktes hinzufügen.

Einstellungsoptionen E-Mail Editor mit Microsoft Dynamics Marketing

Kehren Sie nun zum „Summary“ Reiter auf der Marketing Email Maintenance Page zurück und klicken Sie auf „Submit“ um ihre neue Email Vorlage zu speichern.

3. Erstelle und Versende eine Marketing Email

Da Sie nun ein Email Template erstellt haben, können Sie auf Basis dessen eine Marketing Email erstellen, verifizieren und versenden.

Gehen Sie im Bereich Email Marketing unter „Email Marketing Messages“ um zu einer Übersicht der bereits erstellten Marketing Emails zu gelangen.

E-Mail Marketing Nachrichten mit Microsoft Dynamics Marketing

 

Klicken Sie auf das „+“ Symbol um eine neue Marketing Email zu erstellen. Hierbei öffnet sich das Template Formular. Hier müssen Sie die folgenden Felder ausfüllen:

  • Templates: Nutzen Sie die Optionsliste um aus den vorhandenen Templates auszuwählen. Wählen Sie das zuvor erstellte Template.
  • Company: Geben Sie entweder ihren Firmennamen an oder den Namen der Firma für welche Sie die E-Mail Kampagne durchführen. (An dieser Entität sollten auch die Marketinglisten und somit die Empfänger der Email Nachricht verknüpft sein)
  • Send Externally: Dieses Kontrollkästchen lassen Sie unausgefüllt.

Klicken Sie auf „submit“ um zur Email Marketing Maintenance Page zu gelangen. Hier müssen Sie folgenden Angaben machen:

  • Name: Geben Sie ihrer Marketing Email einen aussagekräftigen Namen, sodass Sie von anderen Usern schnell gefunden werden kann.
  • Designation: Hier werden die Einstellungen vom Email Template übernommen.
  • Subscription Center: Hier werden die Einstellungen vom Email Template übernommen.

 

Klicken Sie auf „Save“ um ihre Einstellungen zu speichern. Wenn Sie dies tun erscheint ein „related-information“ (verwandte Daten) Bereich unterhalb der gepunkteten Linie. Wählen Sie „Lists/Queries“ in der Optionsliste. Dann erscheint ein Pop-Up Fenster, welches alle mit der Firmenentität zusammenhängenden Marketinglisten anzeigt. Füllen Sie das Kästchen „Send“ aus für die Marketingliste, welche Sie für ihre Marketing Email definiert haben. Klicken Sie auf „submit“ um die Marketingliste der Email hinzuzufügen. Speichern Sie anschließend ihre Einstellungen indem Sie auf „save“ klicken.

Marketinglisten einer E-Mail Nachricht hinzufügen mit Microsoft Dynamics Marketing

Nun gilt es ihre Email zu validieren. Klicken Sie hierzu auf den „Content Editor“ Reiter auf der Marketing Email Maintenance Page. Indem Sie auf „validate“ klicken, überprüft das System ob die E-Mail den Anforderungen der CAN-SPAM Verordnung entspricht.

E-Mail Content Validierung mit Microsoft Dynamics Marketing

 

Nach dem Klicken öffnet sich ein Pop-up Fenster mit den Testergebnissen. Sollte ihre Email den Test nicht bestehen können Sie unerfüllte Kriterien mittels des „edit“ Feldes beseitigen.

Ergebnisse der Validierung einer E-Mail mit Microsoft Dynamics Marketing

 

Sofern ihre Email den Test besteht ist ihre Email versandfertig. Klicken Sie auf „send“ um ihre Email zu versenden.

4. Erfolgskontrolle

Messen Sie den Erfolg ihrer Email Kampagne indem Sie sich erfolgsrelevante Daten anschauen. Gehen Sie hierzu zum Bereich „Email Marketing Messages“ und klicken Sie auf den Reiter „Summary“ im Menü. Hier finden Sie wiederrum drei Unterpunkte („Chart“, „Summary“ und „Details“). Hier sehen Graphiken und Statistiken, welche Informationen zu ihrer Email Kampagne enthalten. Sehen Sie wie oft die E-Mail geöffnet wurde, wie viele der Empfänger sich in Marketinglisten eintragen lassen haben und wie oft der beigefügte Link angeschaut wurde und vieles mehr. Auf diese Weise können Sie bewerten ob gesetzte Ziele erreicht wurden und ob sich die Investition in diese Email Kampagne gelohnt hat.