Für viele Unternehmen ist die E-Mail das primäre Kommunikationsmittel mit Kunden oder Partnern. Eine gut funktionierende Schnittstelle zwischen dem E-Mail Client und dem Customer Relationship Management erleichtert die Verwaltung von Kunden und Partnern erheblich. Mit der Microsoft Dynamics 365 App für Outlook ist es möglich E-Mails und Outlook Termine mit bestehenden Dynamics 365 Datensätzen zu verknüpfen oder neue Datensätze zu erstellen und diese mit einem Klick mit einer E-Mail zu verknüpfen. In diesem Blog Eintrag werde kurz darauf eingehen, wie ein Case aus einer Outlook E-Mail heraus erstellt werden kann.

Dynamics 365 App for Outlook

Konvertierung einer E-Mail in einen Dynamics 365 Case

Der Prozess ist schnell erläutert: Eine neue E-Mail enthält wichtige Informationen zu einem, für das Unternehmen, relevanten Thema. Der Benutzer möchte so schnell wie möglich einen neuen Case in Dynamics 365 erstellen, ohne hierfür extra den Outlook client zu verlassen. Die Prozessanforderungen an den Outlook Client lauten dementsprechend die E-Mail nachzuverfolgen, einen Case zu erstellen, gegebenfalls einige Felder zu bearbeiten und den Case zu speichern. Es handelt sich hierbei um ein spezifisches Szenario der „Nachverfolgen - Funktion“ der Dynamics 365 Applikation für Outlook.

Case Entität zu der Liste der Entitäten hinzufügen, mit denen Datensätze aus Outlook heraus erstellt werden können

In einigen Fällen fehlt die „Case“ Entität in dem Tracking Drop Down Menu von Outlook. Normalerweise liegt es darin begründet, dass der Nutzer nicht die Berechtigungen besitzt neue Cases zu erstellen oder sie zu bearbeiten. Sollte die Case Entität nach Erteilung der Berechtigung weiterhin nicht im Drop Down Menu erscheinen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

  • Ist die Case Entität für die Schnellsuche verfügbar?
  • Ist die Case Entität für die Nachverfolgung in Outlook freigeschaltet?
  • Ist die Case Entität für die Schnellerstellung oder mobile Ansicht verfügbar?

Entität für die Schnellsuche verfügbar machen

1. Gehen Sie zu den Einstellungen --> Verwaltung und anschließend auf Systemeinstellungen.

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2. Bleiben Sie auf dem „Allgemein“ Tab und scrollen Sie runter zu „Suche einrichten“. Klicken Sie auf auswählen.

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3. Wählen Sie die Case Entität aus und klicken Sie auf „hinzufügen“. Bestätigen Sie anschließend mit „OK“.

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Entität für die Nachverfolgung in Outlook verfügbar machen

1. Gehen Sie zu den Einstellungen --> Anpassungen --> System Anpassen.

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2. Wählen Sie unter den Entitäten die Case Entität aus. Stellen Sie sicher, dass unter „Kommunikation & Kollaboration“ Aktivitäten ausgewählt sind.

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Anmerkung: Für gewöhnlich ist die Case Entität für Aktivitäten verfügbar. Sollte diese Option nicht ausgewählt sein, ist eine Änderung im Nachhinein nur über das SDK möglich.

Entität für die Schnellerstellung und mobile Ansicht verfügbar machen

1. In der gleichen Ansicht wie im vorherigen Schritt muss sichergestellt sein, dass die Entität für die Schnellerstellung verfügbar ist.

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2. Scrollen Sie etwas weiter runter und wählen Sie unter dem Punkt „Outlook & Mobile“ die mobile Ansicht aus. Der „nur lesen“ Haken sollte nicht gesetzt sein.

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Anschließend sollten alle Änderungen für das System veröffentlich werden. Anschließend können Sie problemlos aus einer Outlook E-Mail heraus Cases erstellt.

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Case aus einer Outlook E-Mail heraus erstellen

  1. Klicken Sie auf „Verfolgen“
  2. Klicken Sie auf „Neu“
  3. Wählen Sie die Case Entität aus dem Drop Down Menu aus
  4. Bearbeiten oder fügen Sie neue Felder hinzu
  5. Klicken Sie auf „Speichern“

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Die Konvertierung einer E-Mail zu einem Case ist ein schneller und einfacher Weg, um wichtige Informationen direkt in Dynamics 365 verfügbar zu machen. Angemerkt sein noch, dass mit jeder anderen Entität aus dem Outlook heraus Datensätze erstellt werden können. Die Schritte, wie hier in dem Tutorial beschrieben, sind die gleichen. Sie müssen die Schritte und Einstellungen lediglich für eine andere Enität durchführen.