Die neuste Veröffentlichung der Dynamics 365 App für Outlook laufen mit der Version 9.0 (oder höher) von Dynamics 365 (Online) und bringen uns einige Neuerungen. Zum einen wird die Multi-Faktor-Authentifizierung mit der Dynamics 365 App für Outlook nicht mehr unterstützt, sowie eine Beschränkung der E-Mail Verfolgung für delegierte Nutzer.

Die Microsofts Dynamics 365 App für Outlook gibt uns die Möglichkeit unsere Daten im CRM ganz einfach über unser Outlook zu verwalten, unter der Voraussetzung dass wir die server-seitige Microsoft Exchange Synchronisierung aktiviert haben. Lesen Sie in dem folgenden Blog Artikel wie Sie die Applikation in wenigen Schritten einrichten. 

Schritt 1: Einrichten und Testen des Postfaches (Serverseitige Synchronisation)

Damit der entsprechende User die App auch einwandfrei nutzen kann, ist es notwendig das Postfach zu testen und einzurichten. Hierfür müssen Sie unter den Einstellungen die E-Mail Konfigurationen auswählen und die Postfächer auswählen.  

Dynamics 365 App for Outlook

Dynamics 365 App for Outlook

Wählen Sie den User bzw. dessen Postfach aus der die Dynamics 365 App für Outlook zukünftig nutzen soll.

Dynamics 365 App for Outlook

 

Klicken Sie auf "E-Mail genehmigen" und "Postfach testen und aktivieren". Wichtig ist, dass bei "Status eingehender E-Mails", als auch bei "Status ausgehender E-Mails" ein erfolgreich vermerkt ist.

Dynamics 365 App for Outlook

 

Schritt 2: Sicherheitsrolle für die Dynamics 365 App für Outlook

Bevor wir mit dem eigentlichen Aufsetzen der neuen App anfangen, müssen wir die Sicherheitsrechte für unsere Nutzer einrichten. Falls wir dies nicht tun erhalten wir folgende Fehlemeldung:

"Sie sind nicht berechtigt, diese App zu verwenden. Fragen Sie Ihren Systemadministrator, um Ihre Einstellungen zu aktualisieren. "

Gehen Sie bitte in die Einstellung in die Rubrik Sicherheitsrollen:

Wählen Sie eine Sicherheitsrolle aus und navigieren Sie zur Sektion Business Management. Sie habe freie Wahl ob sie eine neue Sicherheitsrolle erstellen oder eine bereits vorhandene konfigurieren möchten. Stellen Sie sicher dass die Sicherheitsrolle Lese- und Schreibrechte für das Postfach besitzt.

 

Wenn Sie nun etwas runter scrollen gelangen Sie zur Sektion Privacy Related Privileges. Ganz wichtig an dieser Stelle ist es die Option über die Dynamics 365 App zu aktivieren damit wir überhaupt die Möglichkeit haben von der App zu profitieren.

 

 

Anschliessend müssen wir noch die User Application Metadata in der Customization Sektion auf Lese- und Schreibfunktion freischalten.

 

Die Felder Entität, Feld, Model-driven App, Beziehung, System Applicatiuon Metadata, Systemform und Ansicht benötigen ebenfalls Lese-Rechte sollten aber bereits schon vorher korrekt gesetzt sein. Überprüfen und konfigurieren Sie dies falls notwendig. Speichern Sie die Änderungen der bearbeiteten Sicherheitsrolle.

 

Schritt 3: Einrichtung der Dynamics 365 App für Outlook

Im nächsten Schritt werden wir die Sicherheitsrolle mit der App verknüpfen. Dafür müssen wir wieder in die Einstellung gehen und auf Meine Apps klicken.

Hier wählen wir unsere Dynamics 365 App für Outlook aus und kümmern uns um das Verwalten der Rollen.

 

Wählen Sie die Sicherheitsrollen aus, welche es Nutzern erlaubt die App zu verwenden. Natürlich ist es erlaubt mehreren Sicherheitsrollen die Funktione der App zuzuweisen. Erhält eine neuer Nutzer eine freigeschaltete Sicherheitsrolle wird im die Dynamcis 365 App für Outlook automatisch zugeordnet.

 

Die Dynamics 365 App für Outlook funktioniert in folgenden Variationen:

Dynamics 365 (online) + Exchange Online

Dynamics 365 (online) + Exchange Server (on-premises), version 15.0.1236.3.32 (Cumulative Update 14 for Exchange Server 2013) or greater

Dynamics 365 (on-premises) + Exchange Server (on-premises), version 15.0.1236.3.32 (Cumulative Update 14 for Exchange Server 2013) or greater

Dynamics 365 (on-premises) + Exchange Online

 

Nachdem diese Schritte erledigt wurden, kommt es zum wichtigsten Punkt, der Einrichtung der finalen App. Wir können die App für alle Nutzer mit Hilfe unserer Administratorenrechte aufsetzen. Über die Einstellungen kommen wir direkt zu unserer App. Wir können selbst entscheiden ob die App für alle Nutzer oder nur für bestimmte Nutzer eingerichtet werden soll.

Für alle berechtigten Nutzer hinzufügen und die Einrichtung ist abgeschlossen.

Später können wir über den PowerApps App Designer unsere Outlook App entsprechenden Anforderungen gestalten und entscheiden welche Apps relevant für uns sind.

Die Dynamics 365 App für Outlook nutzt ein neues einheitliches Interface, das uns erlaubt nahtlos mit unseren Geräten zu kommunizieren und auf unsere Dynamics 365 zuzugreifen.

Funktionen die uns geboten werden sind unter anderem:

  • Getrackte E-Mails und Termine aus Outlook heraus zu verfolgen
  • Datensätze direkt aus dem Outlook zu erstellen (Firmen, Mittbewerber, Kontakte, Leads, Verkaufschancen etc.)
  • Suche nach Datensätzen aus Dynamics 365
  • Bearbeitung von Datensätzen aus Outlook heraus

Neuerungen des letzten Release von Dynamics 365 App for Outlook

  • Es können Filter eingestellt werden für Entitäten und Ansichten mithilfe des PowerApps App Designer
  • Ladeprobleme im Internet Explorer mit lokalem Exchange Server behoben
  • Bestätigungsdialog wird angezeigt beim Verfolgen eines Termins im Outlook Desktop Lesemodus
  • Business Rules werden berücksichtigt, wenn Kontakte verfolgt werden
  • Allgemeine Performance-Verbesserungen

Mehr Infos im User Guide.