Mit der neuen App für Outlook können sich Nutzer künftig an vielen hilfreichen Funktionen, wie Email-Tracking oder das Konvertieren einer Email zu einer Entität, erfreuen. Bei der Nutzung dieser Funktionen sind Sie nicht an den Schreibtisch gebunden, denn die App ist responsiv und für sämtliche Endgeräte geeignet.

Mit der Veröffentlichung des CRM Online 2015 Updates soll die neue benutzerfreundliche App in der "Apps for Office" store verfügbar sein. Die CRM App für Outlook soll folgende Funktionen bieten:

  • „Track“ - Verfolgung von Emails
  • “Set Regarding to an existing record” – Verknüpfung zu einer bestehenden Entität herstellen
  • “Convert to” - Erstellung einer Entität basierend auf den in der Email enthaltenen Informationen
  • „Create Contact“ - Erstellung eines Kontaktes auf Basis der in der Email enthaltenen Kontaktdaten
  • “View Contact/Lead information, activities, and related records” – Verknüpfte Entitäten sehen
  • “Open in CRM web” – Email im CRM web öffnen

Zudem sollen Nutzer die Möglichkeit haben einer Email Dokumente aus dem CRM hinzuzufügen, wie Broschüren, Email Templates, und Artikel zu Produkten und Dienstleistungen.

Beispiel

Die untenstehenden Screenshots zeigen beispielhaft, den Aufbau der App. Durch Doppelklick auf eine in Outlook empfangene E-Mail Nachricht kann man die Inhalte der Email sehen. Innerhalb dieser Ansicht soll es nun eine Leiste geben mit einem „Dynamics CRM“ Aktionsfeld (Siehe Graphik 1). Wenn Sie auf dieses klicken wird das System nach bestehenden Informationen zu dem Sender der E-Mail durchsucht. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass der Sender bereits im CRM erfasst wurde.

Sollte der Kontakt im CRM bereits existieren, werden folgende Informationen zu jenem angezeigt:

  • Interaktionen zwischen dem User/anderen Usern und dem Kontakt („open activities with her“)
  • Offene Serviceanfragen in Zusammenhang mit diesem Kontakt („open cases with her“)
  • Verkaufschancen, die sich aus diesem Kontakt ergeben können („open opportunites with her“)

Mit all diesen Informationen können peinliche Situationen vermieden werden, wie z.B. dass der User dem Kontakt Produktinformationen zusendet, wenn dies bereits ein Kollege getan hat.

Klicken Sie unter “Dynamics CRM” auf „track“, um eine E-Mail zu verfolgen.

Durch klicken dieses Befehls erhält man eine Auswahl an Entitäten, welche auf Verknüpfungen untersucht werden sollen:

  • „Opportunities“ - Verkaufschancen
  • „Contacts“ - Kontakte
  • „Accounts“ - Firmen
  • Und vieles mehr (z.B. Bestellungen)

Die vorgeschlagenen Entitäten basieren auf den:

  • Kontakten des E-Mail Empfängers
  • Meist genutzten Entitäten
  • Vermerkten Entitäten

Die Suchfunktionen helfen ihnen dabei die richtige Entität zu finden. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Entität gelangen Sie zu dieser. Wenn Sie beispielsweise auf eine Opportunity klicken, gelangen Sie zur „Opportunity“ form mit allen Informationen zu dieser Entität.

Der Status der E-Mail wird in diesem Fall geändert zu “Tracked Regarding”. In diesem Status wird auch die ausgewählte Entität angezeigt. Dies kann auch rückgängig gemacht werden oder es kann eine andere Entität gewählt werden.