Hierarchische Sicherheitsmodelle sind eine der neuesten Ergänzungen beim kommenden Update von Microsoft Dynamics CRM 2015. Diese Funktion ermöglicht es allen Vorgesetzten ihre Mitarbeiter im Blick zu behalten. Den Vorgesetzten wird die Möglichkeit eingeräumt, dass sie die Datensätze ihrer Mitarbeiter nicht nur lesen, sondern auch direkt bearbeiten oder Informationen hinzufügen können. Da die Aktivitäten der Mitarbeiter dank dieses Features sichtbar gemacht werden können, ist dies für das Reporting sehr hilfreich. Seitdem die neuen Sicherheitsfunktionen hinzugefügt wurden, ist die Registerkarte "Sicherheit" nun in einem eigenen Abschnitt  des Hauptmenüs innerhalb des „Einstellungen“-Dropdowns zu finden.

Hier sind alle sicherheitsrelevanten Elemente zu finden. Darüber hinaus können Sie auf die neue „Hierarchie“-Funktion von dieser Stelle aus ebenfalls zugreifen.

 

Ein Klick auf "Hierarchie-Sicherheit" ermöglicht es Ihnen, die Hierarchie-Sicherheitsfunktion zu aktivieren.

Als nächstes können Sie zwischen den folgenden Einstellungen auswählen:

  1. Die Hierarchie-Modellierung ein- oder ausschalten
  2. Die "Manager-Hierarchie" auswählen
  3. Bestimmung der Hierarchietiefe
  4. Die Entitäten auswählen, die von der Hierarchie-Modellierung ausgeschlossen werden sollen

 

Sobald die Hierarchie-Modellierung eingeschaltet worden ist, können Sie die „Hierarchie anzeigen“-Funktion nutzen. Diese Funktion ist direkt vom Benutzerdatensatz aus zu erreichen, in dem Sie auf "Hierarchie ansehen" klicken.

Die Beziehung zwischen dem Nutzer und dem Vorgesetzten wird nun angezeigt. Andere Mitarbeiter auf der gleichen Ebene werden auch angezeigt.

In dieser Ansicht kann der Nutzer seine eigene Position in der Unternehmenshierarchie, sowie die Position und das Verhältnis zu anderen Mitarbeitern sehen. Für mehr Informationen zur Organisationsstruktur, können Sie durch Verwendung des Pfeils innerhalb des Schaubilds navigieren.

Manager können jetzt auf alle Datensätze ihrer Mitarbeiter zugreifen, ohne dass das Sharing-Modell dafür eingeschaltet werden muss.

Durch einen Klick auf "Hierarchie-Sicherheit" kann die Lagesicherung aktiviert werden.

Der Manager hat nun Zugriff auf die folgenden Einstellungen:

  1. Die Hierarchie-Modellierung ein- oder ausschalten
  2. Die "Manager-Hierarchie" auswählen
  3. Bestimmung der Hierarchietiefe (eine Hierarchietiefe von mehr als 4 könnte problematisch werden)
  4. Die Personen auswählen, die von der Hierarchie-Modellierung ausgeschlossen sind

Als nächstes sollte der Manager auf die Hauptseite zurückkehren und auf „Positions“ klicken.

Nun hat der Manager Zugriff auf die folgende Liste von Positions-Definitionen:

Diese Liste erlaubt es dem Manager, die verschiedenen Positionen zu definieren. Darüber hinaus kann er auswählen, wer wem berichten muss. Diese Option bietet sich vor allem für diejenigen Unternehmen an, bei denen der Zugriff auf die Aufzeichnungen der Mitarbeiter durch die Vorgesetzten dringend erforderlich ist.

Eine Position kann einfach durch die Namensgebung und gegebenenfalls durch die Zuweisung einer übergeordneten Position festgelegt werden. Sobald diese Änderungen gespeichert wurden, kann der Manager neue Benutzer zu den jeweiligen Positionen hinzufügen.

Um einen Überblick über die Positionshierarchie zu erhalten, sollte der Manager auf "Hierarchie ansehen" klicken.

Die Beziehungen zwischen den verschiedenen Positionen werden nun sichtbar. Die Navigation erfolgt mit Hilfe der blauen Pfeile.

Selbstverständlich stehen alle aktuellen CRM-Sicherheitsmodelle auch weiterhin zur Verfügung. Wenn das Team-Modell verwendet wird, gelten weiterhin alle Geschäftseinheit-Einschränkungen. Auf der Grundlage der hierarchischen Struktur dieser beiden neuen Sicherheitsmodelle wird es für den Vorgesetzten nun deutlich einfacher, an die Datensätze seiner Mitarbeiter sowie die Aufzeichnungen der Personen, die seinen direkten Mitarbeitern untergeordnet sind, zu gelangen.

Schlussfolgernd können Sie mit dem leistungsstarken Kundenbeziehungsmanagement -Tool von Microsoft hierarchische Strukturen innerhalb einer Organisation abbilden und die Nutzungsrechte der einzelnen Mitglieder definieren. Microsoft Dynamics CRM hat jedoch weitaus mehr nützliche Funktionen zu bieten. Erfahren Sie hier mehr über die vielfältigen Funktions- und Anwendungsbereiche des CRM Systems.