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An einer Ressource mangelt es vielen Führungskräften ganz besonders – der Zeit. Deshalb ist es wichtig Werkzeuge zu haben, die dabei unterstützen die verfügbare Zeit effektiv zu nutzen. Ganz oben auf der Liste stehen KPI’s (Key Performance Indicators = Leistungskennzahlen) zur schnellen und faktenbasierten Entscheidungsfindung. Diese finden sich für gewöhnlich in Reports oder in visuell aufbereiteten Dashboards wieder.

Kennzahlen Dynamics 365

In Microsoft Dynamics 365 haben Sie die Möglichkeit optisch ansprechende Dashboards zu erstellen, die obendrein auch noch interaktiv sind. Nutzen Sie entweder die zahlreichen OOTB (Out-Of-The-Box = Standardmäßig enthalten) Charts und Diagramme oder erstellen Sie maßgeschneiderte Reports nach Ihrem Bedarf.

Auch andere Teams profitieren von der visuellen Aufbereitung der Kennzahlen. Das Vertriebsteam sieht mit einem Blick welche Verkaufschancen am Gewinn versprechendsten sind und worauf der Fokus liegen sollte. Deshalb möchen wir Ihnen nachfolgend einige der wichtigsten OOTB KPI’s für den Vertrieb vorstellen.

Die Sales Pipeline in Dynamics 365 for Sales

Auch Sales Funnel oder Verkaufstrichter genannt. Dieser Verkaufstrichter existiert in verschiedenen Versionen mit einer unterschiedlichen Anzahl an Stufen. Unabhängig davon welcher Sales Funnel im Unternehmen genutzt wird, so haben sie doch alle was gemeinsam – Die Darstellung in welcher Stufe sich eine Verkaufschance befindet und wie weit diese vom Abschluss entfernt ist.

In Microsoft Dynamics 365 gibt es standardmäßig 4 Stufen. Wobei die Anzahl und die Bezeichnung der Stufen beliebig anpassbar sind.

Im Standard lauten die Stufen:

  • Qualifizieren
  • Entwickeln
  • Vorschlagen
  • Abschluss

Kennzahlen Dynamics 365

Es gibt die Möglichkeit auf die Stufen in der Sales Pipeline zu klicken und weitere Insights zu erhalten. Beinahe sämtliche Felder, die auf der Entität „Verkaufschance“ vorhanden sind, können zur weiteren Granulierung herangezogen werden. Zur Darstellung stehen alle Chart-Typen zur Verfügung. Wobei nicht jede Kombination Sinn macht. Aber hier gilt, „Probieren geht über Studieren“.

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So lässt sich beispielsweise in einem Balkendiagramm darstellen, welcher Account Manager die meisten Abschlüsse zu verzeichnen hat.

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Bewertete Leads mit Kuchendiagramm in Dynamics 365 for Sales

Es gibt zwei geläufige Varianten Leads zu bewerten. Bei dem Punktesystem oder dem Lead Scoring werden für bestimmte Aktionen oder Reaktionen eine bestimmte Anzahl an Punkten verteilt. Bei dieser Methode gibt es mehr Spielraum bei den Bewertungsmöglichkeiten.

Die andere Variante ist den Lead über die Begriffe

  • Kalt
  • Warm
  • Heiß

zu bewerten. Diese Bewertungsmethode wird in aller Regel manuell angewendet und unterliegt der subjektiven Einschätzung des Sales-Mitarbeiters. Wobei auch beide Methoden miteinander kombiniert werden. Zuerst findet die automatisierte Bewertung via Lead Scoring statt, werden bestimmte Werte erreicht oder überschritten, erhält der Lead die Bezeichnung Kalt, Warm oder eben Heiß.

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Selbstverständlich gibt es auch hier die Möglichkeit, die Daten durch einen Klick auf das Kuchendiagramm weiter zu granulieren. In diesem Fall macht es zum Beispiel Sinn darzustellen aus welcher Quelle die Leads kommen.

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Anzahl der erstellten Leads im Monat in Dynamics 365 for Sales

Eine gute Performance Kennzahl im Vertrieb ist die Anzahl der erstellten Leads im Monat.

Kennzahlen Dynamics 365

Hier haben Sie wieder die Möglichkeit zu überprüfen, wie die Leads in den jeweiligen Monaten bewertet wurden.

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Sie können die Daten übrigens immer feiner auswerten. So können Sie auf den Balken für die warmen Leads klicken und sich die Besitzer der Leads ansehen.

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Dies können Sie theoretisch so lange weiter ausführen bis Sie die gewünschte Granulierung erreicht haben.

Top Kunden in den offenen Verkaufschancen in Dynamics 365 for Sales

Sie sollten auch immer die Kunden mit dem höchsten Potential im Auge behalten. Für diesen Fall können Sie sich eine Auflistung geben lassen, bei welchen Kunden der höchste Umsatz zu erwarten ist. Diese Kunden sollten besondere Aufmerksamkeit erhalten von dem Sales-Team, damit die Wahrscheinlichkeite für einen Abschluss steigt. Pflegen Sie die Beziehung zu dem Kunden, pflegen Sie die Verkaufschance gleich mit.

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Schauen Sie sich an welche Verkaufschancen für diesen Kunden offen sind und welche Verkaufschance Sie ganz besonders im Auge behalten sollten.

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Soll-Ist-Vergleich mit Goals in Dynamics 365

Bevor es interaktive Dashboards und Diagramme in knalligen Farben gab, war das Reporting in vielen Unternehmen ein schlichter Soll-Ist-Vergleicht. In einigen Fällen ist dieser schlichte Vergleich jedoch genau das Richtige. Zum Beispiel bei der Beurteilung, ob bestimmte Umsatz-, Gewinn- oder Absatzziele erreicht sind. Um so eine KPI auf einem Dashbaord sichtbar zu machen, müssen Sie zuerst die Goals (Ziele) zuerst setzen.

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Für ein Umsatzziel genügt es, wenn Sie bei „Generell“, „Zeitrahmen“ und „Ziel“, die Felder ausfüllen.

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Vorausgesetzt Sie haben die Goals zu einem Ihrer Dashboards hinzugefügt, erhalten Sie mit einem Blick, wie weit Sie von Ihrem Umsatzziel entfernt sind, oder es bereits erreicht haben.

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Fazit der Reportingmöglichkeiten in Dynamics 365 for Sales

All die hier erwähnten Auswertungsmöglichkeiten sind bereits von Haus aus in Microsoft Dynamics 365 verfügbar. Es gibt jedoch (fast) keine Grenzen bei der Auswertung der Datensätze im CRM. Allerdings sollten Sie bedenken, dass die besten Dashboards einfach gehalten sind und immer ein spezifisches Ziel haben sollten:

  • Soll die Lead-Konvertierung vorangetrieben werden?
  • Sollen Kunden mit einem hohen Umsatz besser targetiert werden?
  • Sollen die verlorenen Verkaufschancen minimiert werden?

Wichtig ist auch, nicht zu viele Daten auf Ihrem Dashboards anzuzeigen. „Keep it simple“ ist die Devise. Ein Dashboard sollte Ihnen einen schnellen Überblick über die momentane Situation geben in Bezug auf Ihr gewünschtes Ziel.

Am besten ist es ein Dashboards und die dazugehörigen KPI’s zu erstellen und es im Laufe der Zeit stetig zu optimieren. In der Praxis lassen sich nämlich die meisten Optimierungsmöglichkeiten identifizieren.

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