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Microsoft ist sehr erfolgreich darin sämtliche Applikationen aus dem Microsoft Universum miteinander zu verknüpfen. Mit Teams hat sich Microsoft das ehrgeizige Ziel gesetzt, die Plattform zum zentralen Ort für Kollaboration zu machen. Wie vielleicht die meisten von Ihnen bereits wissen, wird Microsoft Teams Skype 4 Business in naher Zukunft komplett ablösen. Deshalb veröffentlicht Microsoft sukzessiv Features, um die Integration von Dynamics 365 und Microsoft Teams vorantreiben.

Teams Dynamics Integration

Eines dieser Features ist es einzelne Dynamics 365 Datensätze an Teams Kanäle zu pinnen. User die über eine Dynamics 365 Lizenz verfügen, können die Datensätze direkt in Teams bearbeiten. Aber auch Teams Nutzer, die über keine Dynamics 365 Lizenz verfügen, sind in der Lage die Datensätze zu sehen. Im folgenden Blog Artikel möchten wir Ihnen erklären, wie Sie das Feature freischalten und richtig verwenden.

Dynamics 365 Integration in Microsoft Teams freischalten

Um die Integration innerhalb von Teams freizuschalten ist es notwendig, die Dynamics 365 Teams App zu installieren. Um in den App Store von Microsoft Teams zu gelangen, müssen Sie links unten auf „Apps“ klicken.

Dynamics 365 Integration Teams

Suchen Sie nach der App und installieren Sie diese. Für unsere Organisation ist momentan lediglich eine Preview Version verfügbar. Für den nordamerikanischen Markt ist bereits die finale Version released worden.

Dynamics 365 Integration Teams

Die Funktionen können für einen persönlich oder für Teams Kanäle freigeschaltet werden. Dynamics 365 Datensätze können nur an Kanäle angehängt werden, wo der User auch der Owner des Channels ist. Entscheiden Sie sich zuerst nur für die persönlichen Features, kann das andere Feature nachträglich freigeschaltet werden. Ebenfalls muss angegeben werden für welches Team, die Funktion verfügbar sein soll.

Dynamics 365 Integration Teams

Anschließend wird ein Teams Channel ausgewählt.

Dynamics 365 Integration Teams

Wählen Sie eine CRM Organisation aus und geben Sie an welche Applikation zur Verfügung stehen soll. Es sind nur Applikationen oder Dynamics 365 Module verfügbar, die das Unified Interface nutzen.

Dynamics 365 Integration Teams

Wählen Sie den Datensatz aus, der an den vorher angegeben Teams Kanal, gepinnt werden soll. In der finalen Version ist es auch möglich Ansichten zu pinnen. In der Preview Version steht diese Funktion leider noch nicht zur Verfügung.

Dynamics 365 Integration Teams

Das Setup in Teams ist damit abgeschlossen. In dem zuvor angegeben Team bzw. Channel ist der Datensatz jetzt angeheftet.

Dynamics 365 Integration Teams

Persönliche Dynamics 365 Ansicht in Microsoft Teams

Um auf das persönliche Dashboard zu gelangen, müssen Sie auf die drei Punkte unter den Teams Bereichen klicken. Hier können Sie übrigens sämtliche Applikationen öffnen, die Sie mit Teams verknüpft haben.

Dynamics 365 Integration Teams

Klicken Sie auf „My Dashbaord“. Hier steht Ihnen jetzt die zuvor ausgewählt Applikation zur Verfügung. Leider fehlt ein Großteil der Navigation, was die Nutzung der Applikation immens erschwert. Hoffentlich wird in Zukunft zumindest ein schneller Wechsel zwischen den wichtigsten Entitäten möglich sein.

Dynamics 365 Integration Teams

Wenn Sie auf Settings gehen, können Sie die Organisation und die angezeigt App bearbeiten.

Dynamics 365 Integration Teams

Funktionen der Dynamics 365 App in Microsoft Teams

Unter Einstellungen --> Administration --> Systemeinstellungen --> Allgemein können Sie die Integration auch innerhalb von Dynamics 365 freischalten. Leider ist das bei der Preview Version noch nicht verfügbar.

In der finalen Version wird es möglich sein Dateien auf einer Plattform hochzuladen und direkt für beide Applikationen verfügbar zu machen.

In Teams können die Dateien unter „Files“ hochgeladen werden.

Dynamics 365 Integration Teams

In Dynamics 365 muss das Dokumentenmanagement für die Entität freigeschaltet sein. Auf dem Datensatz muss die assoziierte Ansicht geöffnet werden und anschließend können Dateien hochgeladen werden.

Dynamics 365 Integration Teams

Dynamics 365 Integration Teams

Innerhalb Teams kann der Datensatz mit einem normal Browser geöffnet werden. Was hilfreich ist, wenn innerhalb der Applikation navigiert werden muss. Wie bereits erwähnt, fehlt ein Großteil der Navigation und es ist nicht so einfach von einer Entität zur Nächsten zu wechseln.

Dynamics 365 Integration Teams

Eine Diskussion über den Datensatz kann angestoßen werden. Diese Diskussion ist auch innerhalb des Datensatzes im Dynamics 365 sichtbar.

Dynamics 365 Integration Teams

Dynamics 365 Integration Teams

Mit den übrigen Buttons kann der Bildausschnitt vergrößert werden und das Fenster neu geladen werden.

Dynamics 365 Integration

Automatische Nachricht in Teams mithilfe von Microsoft Flow

Um noch mal zu demonstrieren, wie schön die Microsoft Applikationen miteinander verknüpft sind, ein kleiner Flow als Beispiel. Dieser Flow soll bei einem Fall des Ratings bei einer Verkaufschance auf „Cold“, eine Nachricht an den Teams Channel senden, mit der Aufforderung den Entscheider zu kontaktieren.

Dynamics 365 Integration Teams Flow

Fazit der Dynamics 365 Integration in Microsoft Teams

Sofern es lediglich um einen schnellen Überblick über einzelne Datensätze oder einzelne Bereiche (Dashboards oder Ansichten) geht, ist die Dynamics 365 Integration sehr hilfreich. Das große Plus ist ohne Frage, dass User ohne eine Dynamics 365 Lizenz den Datensatz einsehen können. Ein problemloses navigieren durch das gesamte Dynamics 365 ist innerhalb Teams jedoch nicht möglich. Hierfür muss das Dynamics 365 in einem Browser geöffnet werden. Trotz dieser Schwächen ist die Integration sehr gelungen und treibt die Vernetzung der Microsoft Applikationen weiter voran.