Inhalt des Artikels

Einige von Ihnen kennen vielleicht bereits das Prinzip von Self-Service-Portalen. Die Idee dahinter ist einfach – Informationen zu einem Support Ticket oder einer Stammdatenänderung werden vom Kunden selbst, über ein Internetportal, direkt in das CRM-System gespeist. Somit entfällt der Zwischenschritt, dass ein Mitarbeiter Anfragen via E-Mail oder Telefon entgegennimmt und anschließend manuell ins CRM-System überträgt. Microsoft PowerApps Portals ist der Nachfolger von Dynamics 365 Portals und stellt bei PowerApps eine neue App-Kategorie dar. Neben den Canvas und Model-Driven Apps existieren jetzt 3 App-Kategorien. Dynamics 365 Lizenzen, die ein kostenloses Dynamics 365 Portal mitinbegriffen haben, können noch bis zum 31. März, unter den gleichen Konditionen, verlängert werden können.

PowerApps Portals Titelbild

Bei PowerApps steht die Intuitivität ganz im Vordergrund, weshalb es jetzt noch einfacher ist ein Portal aufzusetzen. Portale können einfach und schnell per Drag & Drop erstellt werden. Bei Dynamics 365 Portals war es zumindest notwendig mit Liquid, einer Open-Source Template Language, vertraut zu sein.

Microsoft Dynamics 365 und PowerApps nutzen die gleiche Datenplattform, genannt Common Data Service (CDS). Ein PowerApps Portal kann demnach für eine bereits existierende Dynamics 365 Instanz erstellt werden, oder als eigenständiges Portal dienen. Egal, ob das Portal zuerst als eigenständige Plattform dient, die Grundlage für eine Datenintegration mit anderen Microsoft Produkten ist jederzeit gegeben.

Erstellen eines PowerApps Portals zur Kontaktaufnahme bzw. Kontakterstellung

Unter https://make.powerapps.com/home findet man eine Übersicht der verschiedenen PowerApps Applikationen. Neben den Canvas und Model-Driven Apps findet man dort jetzt auch die Möglichkeit ein Portal zu erstellen.

Microsoft PowerApps Portals

Microsoft PowerApps Portals

 

Anschließend gilt es eine Weile zu warten bis PowerApps das Setup abschließt. Das kann bis zu 10 Minuten dauern.

Microsoft PowerApps Portals

 

Danach steht dem Benutzer der WYSIWYG-Editor mit Drag & Drop Funktionalitäten zur Verfügung.

Microsoft PowerApps Portals

 

Auf der rechten Leiste kann eine andere Vorlage ausgewählt werden für die aktuell geöffnete Seite.

Microsoft PowerApps Portals

 

Auf der linken Leiste können die einzelnen Portalseiten und die Komponenten zum Hinzufügen ausgewählt werden.

Microsoft PowerApps Portals

 

Die vorhandenen Komponenten auf einer Portalseite können einfach angeklickt und bearbeitet werden.

Microsoft PowerApps Portals

 

In unserem Fall fügen wir eine Form zur Kontaktaufnahme hinzu.

Microsoft PowerApps Portals

 

Die Form wird mit einem Klick ausgewählt und kann anschließend bearbeitet werden.

Microsoft PowerApps Portals

Microsoft PowerApps Portals

 

Möchten Sie sehen, wie das Portal für den Endnutzer aussieht, kann auf „Browse“ Website geklickt werden.

Microsoft PowerApps Portals

Microsoft PowerApps Portals

 

Ergebnis: Durch das Ausfüllen der Form wird ein Kontaktdatensatz im CRM erstellt. Ein Sales Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über einen neuen Kontakt und setzt sich mit diesem in Verbindung.

Mit Microsoft PowerApps Portals ist es möglich innerhalb kürzester Zeit funktionierende Portale für unterschiedliche Zwecke aufzusetzen. Eine langwierige und kostspielige Schnittstellenprogrammierung gehört der Vergangenheit an.

Lizenzkosten für Microsoft PowerApps Portals

In der Vergangenheit haben Unternehmen mit mindestens 10 Enterprise-Lizenzen, die Möglichkeit gehabt ein Portal kostenlos aufzusetzen. Für ein weiteres Portal sind um die 470€ fällig geworden. Allerdings war hier die Zahl der Portalzugriffe unbegrenzt.

Die Kosten orientieren sich jetzt an der tatsächlichen Nutzung des Portals:

  • Externe authentifizierte Benutzer werden pro Login berechnet (mehrere tatsächliche Anmeldungen desselben Benutzers innerhalb eines Zeitraums von 24 Stunden gelten als ein einzelner Login) - 168,70€ für 100 Anmeldungen (pro Monat).
  • Externe anonyme Benutzer werden pro Seitenaufruf berechnet - 84,30€ für 100.000 Seitenaufrufe (pro Monat).
  • Interne Benutzer benötigen PowerApps-Lizenzen, jedoch keine zusätzlichen Lizenzen für den Zugriff auf ein Portal.

Das Preismodell hat seine Vor- und Nachteile. Kleine und mittelständische Unternehmen haben jetzt ebenfalls die Möglichkeit Portale aufzusetzen, sofern Sie über eine PowerApps Lizenz, oder über die richtige Dynamics 365 Lizenz verfügen. Ist die Anzahl der externen Nutzer nicht groß, bleiben die Kosten vergleichsweise gering.

So liegen die Kosten, für weniger als 100 Anmeldungen und weniger als 100.000 Seitenaufrufe, bei 253€. Das ist natürlich ein enormes Ersparnis gegenüber dem alten Lizenzmodell mit 470€ je Portal im Monat.

Betrachten wir ein großes Unternehmen mit 10.000 externen Benutzern, die sich mindestens einmal jährlich einloggen müssen, um die Mitgliedschaft zu verlängern oder zum Ändern der Stammdaten.

Mindestens jeder der 10.000 Benutzer muss sich einmalig anmelden, um die Verlängerung durchzuführen.

Das wären bei 10.000 externen authentifizierten Benutzern:

100 x 168,70€ = 16.870€

Anschließend gehen wir davon aus, dass sich mindestens 70% der externen Benutzer ein weiteres Mal im Jahr anmelden, um das Profil zu verwalten oder sonstige Tätigkeiten auszuführen.

70 x 168,70€ = 11.809€

Das wären jährliche Gesamtkosten von 28.679€.

Hier das Kostenbeispiel mit dem alten Lizenzmodell. Ein so großes Unternehmen wird durch die Anzahl der Enterprise-Lizenzen mindestens ein kostenloses Portal zur Verfügung haben. Das Unternehmen benötigt 3 Portal-Instanzen (Dev – Test – Prod).  Mit dem alten Lizenzmodell wären somit folgende jährliche Kosten entstanden:

2 Portal-Umgebungen x 470€ x 12 Monate = 11.280€

Fazit

Microsoft möchte mit den Änderungen Portale für kleine und mittelgroße Unternehmen attraktiver machen. Die Aufsetzung eines Portals ist einfacher und intuitiver geworden, gleichzeitig ist das Preismodell, bei einer geringen Nutzung, kostengünstiger geworden. Für Unternehmen mit einer hohen Frequenz auf den Portalen sind die Kosten dagegen deutlich gestiegen. Allerdings könnten wir uns vorstellen, dass Microsoft hier noch Anpassungen am Preismodell durchführt. Momentan scheinen nämlich größere Unternehmen mit dem neuen Lizenzmodell unzufrieden zu sein.