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Die mobile Offline-Synchronisation ermöglicht Nutzern der Dynamics 365 for Phones App, Datensätze zu bearbeiten ohne eine bestehende Internetverbindung. In vielen Fällen sind reisende Angestellte, ohne eine Verbindung zum Internet, daran gehindert produktiv im System zu arbeiten. Sei es für einen längeren Zeitraum in einer ländlichen Region, oder bei kurzen Unterbrechungen im Fahrstuhl oder der U-Bahn. Mit der mobilen Offline-Synchronisation können Mitarbeiter im Außendienst jederzeit Datensätze erstellen, bearbeiten, aktualisieren oder löschen. Alle Applikationen in Dynamics 365 for Customer Engagement unterstützen die mobile Offline-Synchronisation.

Mobile Offline-Synchronisation Dynamics 365

 

Wie funktioniert die mobile Offline-Synchronisation?

Die Offline-Daten werden in regelmäßigen Abständen auf dem Gerät aktualisiert, um sicherzustellen, dass der Nutzer immer auf die letzten Änderungen im CRM System Zugriff hat. Es kann jederzeit der Status und der Zeitpunkt der letzten Datenaktualisierung auf dem mobilen Gerät überprüft werden. Im Offline-Modus ist es möglich Datensätze zu erstellen, bearbeiten, aktualisieren oder löschen. Sobald das Gerät wieder online ist, werden sämtliche Änderungen, die im Offline-Modus vorgenommen wurden, automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand mit dem Dynamics 365 Server synchronisiert.

Freischaltung der Entitäten für die Offline-Synchronisation in Dynamics 365

Nur ein Dynamics 365 Administrator ist in der Lage die Offline-Funktionalitäten freizuschalten. Folgende Entitäten sind im Offline-Modus verfügbar:

  • Account
  • Activity Pointer
  • Appointment
  • Attachment
  • Case
  • Competitor
  • Competitor Address
  • Connection
  • Connection Role
  • Contact
  • Currency
  • Custom Entity
  • Email
  • Lead
  • Opportunity
  • Opportunity Product
  • Phone Call
  • Position
  • Product
  • Task
  • Team
  • User

 Gehen Sie unter den Einstellungen auf Lösungen und öffnen Sie die Lösung, in der die Entitäten freigeschaltet werden soll. Alternativ können Sie die Anpassungen direkt in der Standardlösung vornhemen – wovon wir jedoch, wie immer, abraten.

Mobile Offline Synchronisation Dynamics 365

Wählen Sie die gewünschte Entität aus.

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Scrollen Sie bei dem Reiter „Allgemein“ zu dem Punkt „Outlook & Mobile“ und setzen Sie das Häkchen bei „Enable for Mobile offline“.

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Sie können unter „Organization data download filter“ einstellen, welche Datensätze offline zur Verfügung stehen sollen. In unserem Fall sollen es nur aktive Datensätze sein, welche das letzte halbe Jahr erstellt wurden.

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Speichern Sie die Änderungen und veröffentlichen Sie diese.

Erstellung eines mobilen Offline-Profils in Dynamics 365

Es ist notwendig ein Offline-Profil zu erstellen, damit User Filter konfigurieren können. Diese Filter bestimmen, welche Daten einer Entität (ebenfalls den Daten der assoziierten Entitäten) dem Benutzer zur Verfügung stehen.

Öffnen Sie das Power Platform Admin Center und klicken Sie auf Environments (wählen Sie die entsprechende Dynamics 365 Instanz aus) --> Settings und anschließen auf Mobile configuration.

Mobile Offline Synchronisation Dynamics 365

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Wählen Sie „Mobile Offline Profiles“ aus und erstellen Sie ein neues Profil. Benennen und speichern Sie das Profil um fortzufahren.

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Klicken Sie auf das Pluszeichen bei „Mobile Offline Profile Item Details“, um ein neues Item hinzuzufügen.

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Wählen Sie eine Entität, Namen und Download Filter aus. Beachten Sie, dass auch, wenn als Filter „All records“ ausgewählt wurde, trotzdem nur maximal Datensätze aus dem letzten halben Jahr angezeigt werden. Der zuvor erstellte „Organization data download filter“ in der Lösung steht nämlich über dem Filter im Offline-Profil. Speichern Sie den Datensatz, um diesen weiter zu bearbeiten.

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Klicken Sie auf das Pluszeichen bei „Mobile Offline Profile Item Association Details“, um Datensätze aus assoziierten Entitäten hinzuzufügen.

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Benennen Sie den Datensatz und wählen Sie die assoziierte Entität bzw. die Relation aus. Speichern und schließen Sie den Datensatz.

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Diese Profil Items sind insbesondere wichtig für die Sichtbarkeit von assoziierten Datensätzen.

Kehren Sie zurück zu dem Offline-Profil und fügen Sie, mithilfe des Lookups, die gewünschten User hinzu.

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Um das Profil zu aktivieren, muss es veröffentlicht werden.

Mobile Offline Synchronisation Dynamics 365

Freischalten eines App Moduls für die mobile Offline-Synchronisation in Dynamics 365

Klicken Sie auf die Einstellungen im Dynamics 365 und wählen Sie „My Apps“ aus.

Mobile Offline Synchronisation Dynamics 365

Wählen Sie die App aus und klicken Sie auf die 3 Punkte, um die Optionen zu öffnen. Öffnen Sie die Applikation im App Designer.

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Wechseln Sie zu dem "Properties" Reiter und setzen Sie ein Häkchen bei „Enable Mobile Offline“.

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Wählen Sie mindestens ein mobiles Offline-Profil aus. Speichern Sie und veröffentlichen Sie Anpassungen.

mobile offlince synchronisation dynamics 365

Konfliktlösung für mobile Offline-Synchronisation in Dynamics 365

Kommt es zu einer Nichtübereinstimmung der Daten zwischen Server und Client, entsteht ein Konflikt. Mit anderen Worten: Welche Änderung wird letztendlich übernommen, wenn ein Datensatz zeitgleich offline und online bearbeitet wurde.

Um diesen Konflikt zu lösen gibt es zwei Möglichkeiten in den Systemeinstellungen unter dem Reiter „Mobile Client“.

Nein --> Der Client steht über dem Server. Sämtliche Änderungen, die ein Benutzer im Offline-Modus vornimmt, werden automatisch mit dem Server synchronisiert, wenn der Benutzer wieder online ist.

Ja --> Der Server steht über dem Client.

Conflict offline synchronisation

Fazit der mobilen Offline-Synchronisation in Dynamics 365

Die mobile Offline-Synchronisation ist kein komplett neues Feature. Die Einstellung war bereits in der Dynamics 365 Version 8 enthalten. Microsoft hat aber eine Weile gebraucht (oder es gab andere Prioritäten) das Feature für die Version 9 wieder verfügbar zu machen. Reisende Mitarbeiter wird es freuen – Sie können endlich wieder jederzeit Datensätze bearbeiten, ohne eine ständige Internetverbindung.