Für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement, sowie für die Akquirierung neuer Kunden, sind qualitativ hochwertige Kunden- und Verkaufsdaten unabdingbar. Je genauer und konsistenter Ihre CRM-Daten sind, desto leichter können Sie Ihre Kunden an sich binden. Werfen Sie daher einfach einen Blick auf die nachfolgenden Tipps und Tricks, mithilfe dessen Sie die Qualität ihrer Daten, sowie die Datenintegrität beeinflussen können.

Präventiv handeln

Wenn Sie sowohl die Zuverlässigkeit als auch die Qualität Ihrer CRM-Daten steigern möchten, ist ein präventives Handeln der Schlüssel zum Erfolg. Stellen Sie bei Einführung des CRM-Systems sicher, dass nur korrekte Daten in das System eingepflegt werden und dass keine wichtigen Details übersehen werden. Dadurch können Sie das Risiko, dass es später durch fehlerhafte Daten zu Problemen kommen könnte, erheblich reduzieren. Anstatt viel Zeit mit dem Bereinigen fehlerhafter Daten zu verbringen, sollten Sie einfach von Anfang an akkurate und möglichst genau definierte Daten verwenden. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen, erfolgreich zu sein:

  1. Gewähren Sie den verschiedenen Nutzern nur Zugriff zu den Daten, die für ihre tägliche Arbeit von Relevanz sind. Wenn nur eine ausgewählte Gruppe von Nutzen Zugriff zu bestimmten Datensätzen hat, trägt dies zur Vermeidung von fehlerhaften Daten bei.
  2. Ihr CRM-System sollte mit einer Erkennungsfunktion für doppelte Datensätze ausgestattet sein. Nutzen Sie dieses Feature auf jeden Fall für sich, um die doppelte Eingabe der gleichen Datensätze zu verhindern. Selbstverständlich können Sie die Vorschriften, welche die Datenerfassung regeln, eigenständig definieren.
  3. Damit jegliche Daten Teil der Datenbank werden können, greifen spezifische CRM-Datenvalidierungsregeln. Stellen Sie sicher, dass Sie die Art der Daten, die für die jeweiligen Eingabefelder erforderlich sind, möglichst genau definieren. Während einige Felder einen numerischen Wert einfordern, wird beispielsweise ein Datum in anderen Bereichen als gültige Information benötigt.
  4. Sie können auch auf eine Methode zurückgreifen, die dazu führt, dass bestimmte Daten zwingend erforderlich sind, bevor ein kompletter Datensatz in das System übernommen werden kann.

Während diese vorbeugenden Maßnahmen für die Aufrechterhaltung der Integrität Ihrer Daten ausgesprochen wichtig sind, gelten bestimmte Regeln für die Bearbeitung der bereits vorhandenen Daten, um ein hohes Maß an Datenqualität fortwährend gewährleisten zu können. Dieser Schritt wird auch als CRM-Datenmanagement bezeichnet.

CRM-Datenmanagement

Wenn neue Informationen in das CRM-System eingegeben werden, haben Sie die Möglichkeit die bereits vorhandenen Daten zu ändern oder diese zu bearbeiten. Allerdings sollte man im Hinterkopf behalten, dass sich die Qualität der Daten durch eine solche Bearbeitung auch verschlechtern kann. Um sicherzustellen, dass Sie die nachträglich veränderten Daten nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut bereinigen müssen, sollten Sie entsprechende Regeln für diesen Vorgang definieren. Diese Regeln geben an, wer die bereits vorhandenen Daten unter welchen Umständen und zu welchem Zeitpunkt bearbeiten darf. Es empfiehlt sich, die folgenden Richtlinien für das CRM-Datenmanagement im Auge zu behalten:

  1. Gewähren Sie nur Benutzern mit einem Bedarf an aktualisierten Daten in einem bestimmten Bereich die entsprechenden Datenbearbeitungsrechte. Durch die Einschränkung der Zugriffsrechte und strengen Regeln für die Datenbearbeitung lassen sich Fehler von Anfang an vermeiden.
  2. Ein Daten-Auditing auf der Ebene der Eingabefelder kann für einige Organisationen sehr nützlich sein. Wenn Sie die Auditing-Funktion nutzen, bedeutet dies, dass Sie die Daten, die nicht korrekt bearbeitet wurden, wieder in die ursprünglichen Daten abändern können. Dennoch sollte dieses Tool nur sparsam verwendet werden. Ergreifen Sie alle erforderlichen, vorbeugenden Maßnahmen, um möglichst selten auf die Auditing-Funktion zurückgreifen zu müssen.
  3. Darüber hinaus sollten Sie die Regeln, die bei der Bearbeitung der Daten greifen, möglichst genau definieren. Dies ist wichtig, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Sie könnten zum Beispiel einen Genehmigungsprozess in Erwägung ziehen.

Wie Sie sehen können, spielt das Datenmanagement eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Datenintegrität. Wenn Sie diese Richtlinien beachten, können Sie fehlerhafte Datenquellen möglicherweise frühzeitig identifizieren und die erforderlichen Korrekturmaßnahmen ergreifen, um dieses Problem anzugehen. Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch einige nützliche Tipps dazu, wie Sie bei der Korrektur von fehlerhaften Daten am besten vorgehen sollten.

Fehlerhafte Daten korrigieren

Datenpflege ist erforderlich, wenn fehlerhafte Daten entdeckt worden sind. Sie sollten die fehlerhaften Daten jedoch nicht nur durch akkurate Daten ersetzen, sondern auch alle vorbeugenden Maßnahmen ergreifen, die erforderlich sind, damit solch fehlerhafte Daten gar nicht erst ihren Weg in das System finden können. Aus den eigenen Fehlern zu lernen ist hierbei der Schlüssel, um fehlerhafte Daten in Zukunft möglichst gänzlich vermeiden zu können. Vielleicht werden Sie die folgenden Empfehlungen bei diesem Prozess beherzigen:

  1. Durch die spezielle Erkennungsfunktion können Sie doppelte Datensätze zu einem einzigen Datensatz verschmelzen. Der Endnutzer, der die Daten in das System eingibt, wird also mit der Entscheidung konfrontiert, ob er mit der Eingabe fortfahren oder diese zugunsten des bereits bestehenden Datensatzes beenden möchte. Dies ist äußerst wichtig, um Duplikate zu vermeiden.
  2. Sie sollten eine Datenbereinigung in regelmäßigen Abständen durchführen. Dies führt ebenfalls dazu, dass die Integrität der Daten auf Dauer gewährleistet werden kann.
  3. Regelmäßige Backups sind essentiell. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie für den Fall eines Problems abgesichert sind. Stellen Sie sicher, dass Ihr Backup eine komplette Wiederherstellung der Daten ermöglicht. 

Wie Sie sehen können, gehen all diese Prozesse Hand in Hand, um eine hohe Gesamtdatenintegrität von Anfang bis Ende gewährleisten zu können. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden dieser Schritte regelmäßig ergreifen, um Ihre Daten bestmöglich im Sinne Ihres Unternehmens nutzen zu können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Qualität ihrer Daten sichern und wie Sie ihre Daten zur Kundenbindung, Kundenakquisition und sogar für fundierte Analysen nutzen können. Schauen Sie sich einfach mal an, welche Funktionen Microsoft in diesen Anwendungsbereichen anzubieten hat.