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Im heutigen Blog Artikel möchten wir Ihnen die Funktionsweise von Lösungen in Microsoft Dynamics 365 näher erläutern. Den meisten Standardanwendern erscheint das Thema oft komplex, weshalb Sie die Arbeiten an einer Lösung professionellen Dienstleistern überlassen. Dies macht in den meisten Fällen auch absolut Sinn. Handelt es sich beispielsweise um eine Lösung mit vielen Anpassungen und komplexer Logik, sollten Laien lieber die Finger davon lassen. Trotzdem ist es hilfreich, die Funktionweise von Lösungen zu kennen, um die Arbeit eines CRM Administrators oder CRM Systemanpassers besser zu verstehen.

Dynamics 365 Lösungen

Lösungen in Microsoft Dynamics 365

Eine Lösung sollten Sie sich wie ein Paket vorstellen, mit einer Gruppe von Komponenten und Funktionen, welche aus einem CRM-System exportiert oder importiert (m.a.W. installiert) werden. Es können vorhandene Komponenten hinzugefügt oder neue Komponenten erstellt werden. Im Idealfall hat eine Lösung ihren Ursprung in einer Entwickler-Instanz und wird über eine Test-Instanz in die finale Produktiv-Instanz exportiert/importiert.

Lösungen in einem Dynamics 365 System

Die Lösung wird demnach zuerst entwickelt, anschließend getestet und zu guter Letzt in die Instanz gebracht, die vom Endnutzer verwendet wird.

Komponenten können Entitäten, wie Kontakte, Firmen oder Verkaufschancen sein. Aber auch Workflows oder Logiken, die einen Prozess innerhalb des Dynamics 365 automatisieren, können Inhalt einer Lösung sein. Nachdem Sie eine Lösung erstellt haben und eine Entität hinzugefügt oder selbst erstellt haben, sind Sie in der Lage Benutzermasken, Ansichten und Felder zu bearbeiten. Der Zweck einer Lösung ist es den Überblick zu behalten, welche Änderungen vollzogen wurden und diese zweckgebunden oder themengebunden zu sammeln.

Verwaltet, nicht verwaltet und die Standardlösung

Beim Export einer Lösung werden Ihnen zwei verschiedene Exportvarianten angeboten. Verwaltet und nicht verwaltet.

 

Export einer Lösung Dynamics 365

 

Eine nicht verwaltete Lösung erlaubt es Ihnen, nach dem Import in ein anderes System, weiterhin Änderungen vorzunehmen. Ein Grund hierfür kann sein, dass Sie über mehrere Entwickler-Instanzen verfügen und die Komponenten weiterhin anpassbar sein sollen. Doch Vorsicht beim Löschen einer nicht verwalteten Lösung. Sie entfernen lediglich die Hülle der Lösung, sämtliche Komponenten und deren Anpassungen bleiben weiterhin erhalten. Bei komplexeren Lösungen ist es beinahe unmöglich sämtliche Anpassungen und Komponenten zu entfernen, da diese einzeln gelöscht werden müssen. Hierfür müssten Sie theoretisch jede einzelne Änderung kennen. Eine nicht verwaltete Lösung kann exportiert und in eine verwaltete Lösung umgewandelt werden.

An einer verwalteten Lösung sind keine Änderung mehr möglich, nach dem diese in eine Dynamics 365 Instanz importiert wurde. Im Optimalfall sind sämtliche Lösungen auf einer Produktiv-Instanz verwaltete Lösungen. Damit die Funktionsweise eines Systems nicht gefährdet wird, sind Anpassungen am Produktiv-System unbedingt zu vermeiden. Manchmal kann eine kleine Änderung am System, Kernprozesse in der Funktionalität einschränken oder komplett blockieren. Verwaltete Lösungen vermindern das Risiko für solch ein Szenario.

Ebenfalls entfernen Sie sämtlichen Inhalt der Lösung, wenn diese vom CRM System gelöscht wird. Nicht mehr erwünschte Funktionalitäten oder Änderungen können somit restlos entfernt werden. Eine verwaltete Lösung kann nicht mehr exportiert oder in eine unverwaltete Lösung umgewandelt werden.

Die Standard- oder Systemlösung ist keine Lösung im eigentlichen Sinne. Sie besteht nicht aus einem Container, der eine bestimmte Anzahl an Komponenten enthält. In der Standardlösung finden Sie sämtliche Entitäten, Workflows, Logiken und sonstige Komponenten, die jemals in das System importiert oder erstellt wurden. Zwar ist es möglich dieselben Anpassungen, wie an einer nicht verwalteten Lösung vorzunehmen, dies sollte aber in jedem Fall vermieden werden. Stellen Sie sich vor, eine Anpassung auf der Produktiv-Instanz deaktiviert einen Ihrer Kernprozesse und Sie sind nicht in der Lage die Ursache hierfür zu identifizieren.

Hierarchie der Lösungen im Dynamics 365

Mehrere Lösungen, können die gleiche Komponente enthalten, jedoch mit unterschiedlichen Anpassungen. Aber welche Anpassung ist letztendlich aktiv und im CRM System sichtbar? In der Praxis ist es nichts Ungewöhnliches nicht verwaltete Lösungen und verwaltete Lösungen mit den gleichen Komponenten auf einer Instanz zu haben.

Wir können nachfolgend nicht auf jedes Detail eingehen, da die Logik hinter der Lösungshierarchie zu komplex ist.

Generell gilt, die nicht verwaltete Lösung steht über der verwalteten Lösung.

und

die Anpassungen aus der zuletzt importierten Lösung stehen über den der zuvor importierten Anpassungen.

Wobei hier natürlich gilt, dass Änderungen aus einer verwalteten Lösung nicht aktiv werden, wenn eine nicht verwaltete Lösung die gleiche Komponente enthält.

Die Komponenten aus der Standardlösung sind nur aktiv, wenn keine nicht verwaltete oder verwaltete Lösung mit der gleichen Komponente in das System importiert wurde.

Doch Vorsicht, wird eine Komponente in der Standardlösung angepasst, verhält sich diese Komponente, wie eine nicht verwaltete Lösung und steht über der Verwalteten.

Sollen Änderungen aus einer verwalteten Lösung unbedingt übernommen werden, existiert die Möglichkeit beim Import, sämtliche Anpassungen von nicht verwalteten Anpassungen zu überschreiben.

Diese Option sollte man aber mit Vorsicht genießen. In vielen Fällen werden wichtige Prozesse zuerst deaktiviert in das System importiert und anschließend in der Standardlösung aktiviert. Somit wird der Aktivitätsstatus des Prozesses zu einer nicht verwalteten Komponente.

In der Entwickler-Instanz, aus der die Lösung exportiert wird, darf der Prozess nicht aktiviert sein, weil er zum Beispiel direkte Auswirkungen auf die Buchhaltung oder andere Unternehmensbereiche hat. Unter diesen Umständen kann es vorkommen, dass ein wichtiger Kernprozess des Systems unbewusst deaktiviert wird, weil sämtliche Änderungen aus der verwalteten Lösung übernommen werden.

Erstellen einer Lösung in Microsoft Dynamics 365

Voraussetzungen ist die Sicherheitsrolle Systemanpasser oder Systemadministrator für den ausführender User.

  1. Einstellungen und anschließend auf „Lösungen“ klicken.

Lösungen in Dynamics 365

 

  1. Klicken Sie auf „Neu“

Lösungen in Dynamics 365

 

  1. Wählen Sie einen Namen, Publisher und Versionsnummer für die Lösung aus. Ein Publisher kann separat erstellt werden. Die Versionsnummer sollte mit einer niedrigen Zahl beginnen und mit jeder Änderung ansteigen. Die Beschreibung sollte Kommentare über die letzten Änderungen enthalten.

Lösungen in Dynamics 365

 

  1. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit die unterschiedlichen Komponenten hinzuzufügen oder neu zu erstellen.

Lösungen in Dynamics 365

Fazit – Lösungen für Microsoft Dynamics 365

Die Lösungsverwaltung in einem CRM System, mit einer geringen Komplexität, kann auch ein erfahrener User übernehmen. Sofern die Anzahl der Logiken, Workflows und Anpassungen überschaubar ist, stellt dies in der Regel kein Problem dar. Unternehmen mit komplexen CRM Umgebungen und hohen Anforderungen sollten die Arbeiten lieber professionellen Dienstleitern überlassen. Die Gefahr eines versehentlichen Abschaltens von wichtigen Prozessen oder Anpassungen ist hierbei einfach zu hoch und am Ende kostspieliger als der beauftrage Dienstleister.