Kommunikation & Zusammenarbeit

Die Arbeitswelt ändert sich drastisch unter den Bedingungen der modernen Technologien. Immer mehr Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben von Zuhause oder von unterwegs aus zu arbeiten und nur teilweise oder gar nicht mehr im physischen Büro zu erscheinen. Gerade vor dem Hintergrund der Covid-19 Pandemie, die etliche Firmen in Deutschland und weltweit dazu zwang, ihre Mitarbeiter ohne Vorbereitung komplett digital arbeiten zu lassen, denken nun viele Unternehmen um. 

Kommunikation & Zusammenarbeit fand lange Zeit nur vor Ort statt und wurde über die letzten Jahre zunehmend Teil des digitalen Arbeitens: Kommunikation über Dienste, wie beispielsweise den Microsoft Teams Messenger, wurde zum Standard und Zusammenarbeit fand vorwiegend über Plattformen statt, in denen die Mitarbeiter ihre Aufgaben festhalten konnten. Obwohl schon viele Prozesse digitalisiert wurden, sind die meisten Unternehmen noch große Schritte davon entfernt, die Geschäfte komplett digital verwalten zu können.

Doch was sind die größten Herausforderungen, die Sie dabei berücksichtigen müssen? Was bedeutet genau Kommunikation & Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter und wie gehen Sie vor, damit sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen von der Umstellung profitieren?  Welche konkreten Maßnahmen werden nötig, um die Geschäftsprozesse für alle Mitwirkenden greifbar zu machen? 

39%

der deutschen Unternehmen ermöglichen die Arbeit im Home Office. 

Trend zum Home Office

Die Anzahl der Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern ermöglichen remote (mobil) zu arbeiten stieg in den letzten Jahren beinahe um das doppelte. Knapp die Hälfte der daraufhin befragten Arbeitnehmer arbeitet dennoch regelmäßig von einem Büro aus. Die richtige Balance für Sie und Ihre Mitarbeiter zu finden, hängt natürlich von den Werten und der Kultur Ihres Unternehmens sowie von der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für die digitale Zusammenarbeit ab. Digitale Kommunikation & Zusammenarbeit bedeutet, dass alle Geschäftsprozesse ausschließlich virtuell stattfinden. Arbeit und Absprache für Projekte und Dateien, Organisation und Planung sowie regelmäßiger Informationsaustausch stellt Sie als Unternehmer vor die großen Herausforderungen: Zusammenarbeit, ortsübergreifende Kommunikation und die Sicherheit Ihrer Daten.

Herausforderung Zusammenarbeit

Sitzen Mitarbeiter allein vor Ihrer Arbeit, besteht die Gefahr, wichtige Impulse und Best Practices anderer Fachabteilungen zu verpassen. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter bereitet in monatelanger Kleinarbeit ein Projekt vor und stellt dann fest, dass sich ein anderes Team mit einem ganz ähnlichen Thema befasst hat. Mögliche Synergien bleiben dadurch ungenutzt. Nichts ärgert die Mitarbeiter mehr als sinnlos vertane Zeit. Noch dazu sind entgangene Geschäftschancen und doppelt geleistete Arbeit wesentliche Kostenfaktoren für das Unternehmen.

Die neue Generation der Arbeitnehmer hat gelernt, wie man digital sozial interagiert und bewegt sich ganz natürlich in dieser virtuellen Umgebung. Bringen Sie dialogorientierte Kommunikation sozialer
Netzwerke in Ihr Büro. Ihre Mitarbeiter sind an die soziale Interaktion über Soziale Digitale Plattformen angepasst und können mit einem sozialen Unternehmensnetzwerk kollektives Wissen unternehmensweit nutzen.

Herausforderung der gemeinsamen Kommunikation

Einem Bericht des Management-Magazins Harvard Business Review zufolge ist die Zeit, in der Führungskräfte und Mitarbeiter zusammenarbeiten, in den letzten 20 Jahren um mindestens 50 % gestiegen. Arbeitnehmer verbringen heute bis zu 80 % ihrer Zeit mit Teambesprechungen, Anrufen und der Beantwortung von E-Mails. Häufig mangelt es jedoch an modernen Tools für eine effektive und produktive Kommunikation.

Überdenken Sie das folgende Szenario: Ihre Mitarbeiter investieren viel Zeit in den Entwurf eines Projektes oder einer Präsentation - nun werden E-Mails verschickt, die verschiedene, geänderte Versionen dieses Projektes enthalten. Feedback wird ausgetauscht und die Überarbeitung dauert länger, als wenn dieselben Mitarbeiter vor Ort wären. Am Ende haben Sie 5 verschiedene Versionen des Projekts und sammeln das Feedback Ihrer Mitarbeiter aus den zahlreichen E-Mails. Die Schwierigkeit besteht nun darin, die endgültige Versionen aus allen einströmenden Ideen im Blick zu behalten. Daraus folgt, dass Sie durch den Austausch von E-Mail Anlagen, wiederholter Überarbeitung oder überschriebener Dateien eine große Möglichkeit an Fehlerquellen für diesen Prozess haben. 

Bereits 66% der KMUs planen aus diesem Grund bereits für das nächste Jahr einen Umstieg auf eine einheitliche Plattform für Kollaboration. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit für die Zusammenarbeit in der Cloud. Die Cloud-basierten Anwendungen unterstützen die nahtlose Zusammenarbeit mittels mobiler Endgeräte, im Web oder auf dem Desktop. Mit Word, PowerPoint oder Excel erstellen Sie im Handumdrehen Dokumente im Team, einfach in derselben Version der in der Cloud gespeicherten Datei. Alle Mitarbeiter können an der Version arbeiten, Kommentare und Feedback hinterlassen und die aktuellste Version herunterladen. So sind Sie alle von überall und zu jeder Zeit auf demselben Stand. Diese Maßnahme erspart Ihnen die Zusammenführung von mehreren Versionen und die Unklarheit der Mitarbeiter bezüglich des aktuellen Stands.