Kommunikation & Zusammenarbeit

Effizientes Arbeiten im Digital Workplace

Kommunikation & Zusammenarbeit

Die Arbeitswelt ändert sich drastisch unter den Bedingungen der modernen Technologien. Immer mehr Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben von Zuhause oder von unterwegs aus zu arbeiten und nur teilweise oder gar nicht mehr im physischen Büro zu erscheinen. Gerade vor dem Hintergrund der Covid-19 Pandemie, die etliche Firmen in Deutschland und weltweit dazu zwang, ihre Mitarbeiter ohne Vorbereitung komplett digital arbeiten zu lassen, denken nun viele Unternehmen um. 

Kommunikation & Zusammenarbeit fand lange Zeit nur vor Ort statt und wurde über die letzten Jahre zunehmend Teil des digitalen Arbeitens: Kommunikation über Dienste, wie beispielsweise den Microsoft Teams Messenger, wurde zum Standard und Zusammenarbeit fand vorwiegend über Plattformen statt, in denen die Mitarbeiter ihre Aufgaben festhalten konnten. Obwohl schon viele Prozesse digitalisiert wurden, sind die meisten Unternehmen noch große Schritte davon entfernt, die Geschäfte komplett digital verwalten zu können.

Doch was sind die größten Herausforderungen, die Sie dabei berücksichtigen müssen? Was bedeutet genau Kommunikation & Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter und wie gehen Sie vor, damit sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen von der Umstellung profitieren?  Welche konkreten Maßnahmen werden nötig, um die Geschäftsprozesse für alle Mitwirkenden greifbar zu machen? 

39%

der deutschen Unternehmen ermöglichen die Arbeit im Home Office. 

Trend zum Home Office


Die Anzahl der Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern ermöglichen remote (mobil) zu arbeiten stieg in den letzten Jahren beinahe um das doppelte. Knapp die Hälfte der daraufhin befragten Arbeitnehmer arbeitet dennoch regelmäßig von einem Büro aus. Die richtige Balance für Sie und Ihre Mitarbeiter zu finden, hängt natürlich von den Werten und der Kultur Ihres Unternehmens sowie von der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für die digitale Zusammenarbeit ab. Digitale Kommunikation & Zusammenarbeit bedeutet, dass alle Geschäftsprozesse ausschließlich virtuell stattfinden. Arbeit und Absprache für Projekte und Dateien, Organisation und Planung sowie regelmäßiger Informationsaustausch stellt Sie als Unternehmer vor die großen Herausforderungen: Zusammenarbeit, ortsübergreifende Kommunikation und die Sicherheit Ihrer Daten.



Herausforderung Zusammenarbeit

Sitzen Mitarbeiter allein vor Ihrer Arbeit, besteht die Gefahr, wichtige Impulse und Best Practices anderer Fachabteilungen zu verpassen. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter bereitet in monatelanger Kleinarbeit ein Projekt vor und stellt dann fest, dass sich ein anderes Team mit einem ganz ähnlichen Thema befasst hat. Mögliche Synergien bleiben dadurch ungenutzt. Nichts ärgert die Mitarbeiter mehr als sinnlos vertane Zeit. Noch dazu sind entgangene Geschäftschancen und doppelt geleistete Arbeit wesentliche Kostenfaktoren für das Unternehmen.

Die neue Generation der Arbeitnehmer hat gelernt, wie man digital sozial interagiert und bewegt sich ganz natürlich in dieser virtuellen Umgebung. Bringen Sie dialogorientierte Kommunikation sozialer
Netzwerke in Ihr Büro. Ihre Mitarbeiter sind an die soziale Interaktion über Soziale Digitale Plattformen angepasst und können mit einem sozialen Unternehmensnetzwerk kollektives Wissen unternehmensweit nutzen.

Einem Bericht des Management-Magazins Harvard Business Review zufolge ist die Zeit, in der Führungskräfte und Mitarbeiter zusammenarbeiten, in den letzten 20 Jahren um mindestens 50 % gestiegen. Arbeitnehmer verbringen heute bis zu 80 % ihrer Zeit mit Teambesprechungen, Anrufen und der Beantwortung von E-Mails. Häufig mangelt es jedoch an modernen Tools für eine effektive und produktive Kommunikation.

Überdenken Sie das folgende Szenario: Ihre Mitarbeiter investieren viel Zeit in den Entwurf eines Projektes oder einer Präsentation - nun werden E-Mails verschickt, die verschiedene, geänderte Versionen dieses Projektes enthalten. Feedback wird ausgetauscht und die Überarbeitung dauert länger, als wenn dieselben Mitarbeiter vor Ort wären. Am Ende haben Sie 5 verschiedene Versionen des Projekts und sammeln das Feedback Ihrer Mitarbeiter aus den zahlreichen E-Mails. Die Schwierigkeit besteht nun darin, die endgültige Versionen aus allen einströmenden Ideen im Blick zu behalten. Daraus folgt, dass Sie durch den Austausch von E-Mail Anlagen, wiederholter Überarbeitung oder überschriebener Dateien eine große Möglichkeit an Fehlerquellen für diesen Prozess haben. 

Bereits 66% der KMUs planen aus diesem Grund bereits für das nächste Jahr einen Umstieg auf eine einheitliche Plattform für Kollaboration. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit für die Zusammenarbeit in der Cloud. Die Cloud-basierten Anwendungen unterstützen die nahtlose Zusammenarbeit mittels mobiler Endgeräte, im Web oder auf dem Desktop. Mit Word, PowerPoint oder Excel erstellen Sie im Handumdrehen Dokumente im Team, einfach in derselben Version der in der Cloud gespeicherten Datei. Alle Mitarbeiter können an der Version arbeiten, Kommentare und Feedback hinterlassen und die aktuellste Version herunterladen. So sind Sie alle von überall und zu jeder Zeit auf demselben Stand. Diese Maßnahme erspart Ihnen die Zusammenführung von mehreren Versionen und die Unklarheit der Mitarbeiter bezüglich des aktuellen Stands. 

Herausforderung der gemeinsamen Kommunikation

Sicherheit für Ihr Unternehmen

730 Cloud-basierte Anwendungen nutzt das moderne Unternehmen im Schnitt. Aber mehr ist nicht immer besser - im Gegenteil: Einige dieser vielen Anwendungen können schlechte Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter oder sogar auf die Sicherheit Ihres Unternehmens haben. Schätzungsweise 91% dieser genannten Anwendungen sind nicht für den Einsatz im Unternehmen geeignet. Darüber hinaus werden Prozesse wieder dadurch entschleunigt, dass die Anwendungen nicht untereinander verknüpft sind und so kein optimaler Informationsaustausch stattfinden kann.

Eine Komplettlösung, bei der alle Anwendungen miteinander verknüpft sind und so die direkte Arbeit über mehrere Funktionen ermöglicht wird, ist daher die beste Chance die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter zu ermöglichen. Die Mitarbeiter haben die passenden Tools stets zur Hand und können sie individuell nutzen. So ist es möglich, per Chat schnell eine Antwort zu erhalten oder gemeinsames Wissen durch eine einheitliche Plattform zu nutzen. Ein großer Pluspunkt ist außerdem, dass sich Ihre Mitarbeiter nur einmalig anmelden müssen, um alle Anwendungen und Funktionen nutzen zu können - so vermeiden Sie das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Konten.

Lösungsorientierter Ansatz

Unser Ansatz nimmt den gesamten Geschäftszyklus in den Blick. Als komplett digitales Unternehmen wissen wir bei der INKUBIT am besten, vor was für Herausforderungen moderne Firmen jeden Tag stehen und was wir konkret tun können, um diese zu meistern. 

  • Zusammenführung: Wir helfen Ihnen, Ihre Anwendungen zusammenzuführen und alles bequem von einer Plattform aus verwalten zu können. Dies wird nicht nur Ihren Geschäftsprozess vereinfachen, sondern auch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter steigern.
  • Operationalisierung: Wir helfen Ihnen, die Nutzung dieser Anwendungen in Ihre Arbeitskultur zu integrieren. Dazu gehört die Einbindung neuer Funktionalitäten innerhalb Ihrer einheitlichen Komplettlösung. Wir bauen Ihre virtuelle Plattform nach den Bedürfnissen Ihres Geschäftsmodells auf und passen diese der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter an.
  • Standardisierung: Zum Schluss unterstützen wir Sie bei der Erarbeitung von Governance- und Managementstandards, damit Sie für die Zukunft gut und sicher aufgestellt sind. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir auch die laufende Betreuung.

Unser Angebot im Bereich Kommunikation & Zusammenarbeit hilft Ihnen, Informationen auf intelligente Weise in Ihrem Unternehmen zum Einsatz zu bringen. Das bietet entscheidende Vorteile:

  • Eine Strategie für digitale, ortsunabhängige Zusammenarbeit, zugeschnitten auf Ihre Branche und Ihr Unternehmen.
  • Eine tragfähige IT-Infrastruktur und Planung für Ihre Anwendungen, die für alle Mitarbeiter einfach und von überall genutzt werden können.
  • Integration von Planungs- und Management Tools um den Überblick über die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu behalten.
  • Nachhaltige Datenumgebung mit integrierter Sicherheit, Skalierbarkeit, Governance und Wartung, damit Sie jetzt und in Zukunft ungehindert vorankommen

Vorteile Kommunikation & Zusammenarbeit

Microsoft 365 Lösungen - unsere Ansätze

Umfassende Komplettlösung für Ihre Geschäftsprozesse

Microsoft Dynamics 365 leistet einen Beitrag zur digitalen Transformation im Unternehmen und bietet Unterstützung bei Management-Entscheidungen durch Business-Intelligence- und Reporting-Funktionalitäten. Prozessoptimierung und Automatisierung sowie Cloud-Technologien tragen zu Flexibilität und Effizienz im digitalen Zeitalter bei.

Definieren Sie Arbeitsplatz Erfahrung neu

Nutzen Sie die Vorteile von integrierten Kollaborationswerkzeugen wie Microsoft Teams und organisieren Sie Konferenzen und Präsentationen von kleinen Gruppen bis hunderten von Teilnehmern. Microsoft 365 bietet Ihnen eine Vielzahl an Anwendungen um von überall aus produktiv arbeiten zu können, ob im Home Office, Büro oder Ihrem Lieblingscafé.

Alle Mitarbeiter digital und einheitlich verwalten

Alle Mitarbeiter-Daten im Überblick in der Lösung HR Management for Microsoft Dynamics 365 implementiert in Ihrer Microsoft Business Application Plattform. Binden Sie alle Mitarbeiter mit ein: Urlaub, Krankheit, Anträge, Überstunden - alles lässt sich flexibel in der eigenen digitalen Personalakte nachsehen und erledigen. Von überall aus können Ihre Mitarbeiter nun Änderungen an Kontoverbindungen und Adressen vornehmen oder ihre verbleibenden Urlaubstage abrufen.

Weiterbildung wird auch digital

LMS365 ermöglicht Ihnen die intuitive Erstellung, Verbreitung und Verwaltung von Kursinhalten in der gewohnten Microsoft 365 (Office 365) Umgebung. Mit dieser digitalen Lernplattform ist es einfach, das Lernen ansprechend und zugänglich zu gestalten, während Ihre Mitarbeiter die Weiterbildungszeit effizient und flexibel von überall aus nutzen können.

Werden Sie verträglicher - Unterschriften weltweit und in sekundenschnelle

Ihre Mitarbeiter müssen nun nicht mehr vor Ort sein um Unterschriften zu leisten, sondern können dies von überall aus erledigen Die Anwendung DocuSign hat weltweit bereits hunderte Millionen Nutzer: Von Kaufverträgen und Angebotsschreiben bis hin zu Kontoeröffnung und Rechnungen – die Anwendungsmöglichkeiten in einem modernen Unternehmen sind vielfältig. 

Transformation für Ihr Vertriebsteam

Erhalten Sie die richtigen Informationen über Ihre Kunden und gehen Sie näher auf Ihre Bedürfnisse ein. Mit dem Sales Tool von Microsoft Dynamics fördern Sie ein strukturiertes Kundenbeziehungsmanagement bei dem Sie vom Lead aus der Marketingabteilung, zum Verkaufsprozess bis hin zur Kundenbestellung durchgehend punkten und so Ihre Umsatzrate anheben.

Weitere Informationen zu der Microsoft Komplettlösung

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