Administrative Assistance (m/w/d)

als Verwaltungsassistent/in arbeitest Du eng mit dem Leiter unseres Admin-Teams in allen administrativen Belangen unserer polnischen Geschäftseinheit zusammen. Hauptsächlich übernimmst Du selbstständig die Verwaltung unseres polnischen Geschäftsbereichs. Dazu gehören vor allem: das Erstellen von Ausgangsrechnungen für unsere polnischen Kunden, die Pflege von Dokumenten und Kommunikation mit unserem polnischen Steuerbüro. Diese Kommunikation beinhaltet die Bereitstellung der notwendigen Informationen für die Steuerberater, wie z.B. Gehaltsinformationen, Arbeitsverträge und Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen. Darüber hinaus bist Du für alle Zahlungsangelegenheiten (z. B. Gehaltsabrechnungen und andere Mitarbeiteranträge wie Kostenübernahmen für Hardwareausrüstung) sowie für den Versand von Briefen oder anderer Hardwareausrüstung an unsere Mitarbeiter zuständig.

Information

  • Standort: Danzig (Polen)
  • Anstellungsart: Vollzeit

Deine Hauptaufgaben

  • Du unterstützt die administrativen Abläufe, d.h. du sorgst dafür, dass wichtige Dokumente unterschrieben und versendet werden usw.
  • Du erstellst und prüfen alle ausgehenden Kundenrechnungen
  • Du versendest Zahlungserinnerungen und Kündigungsschreiben
  • Du unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter durch den Versand der Hardware
  • Du unterstützt das Management sowie unseren (externen) Buchhalter bei (einfachen) Buchhaltungs- und Finanzplanungsaufgaben.
  • Du planst und organisierst Geschäftstermine und Reisen sowie Teamevents (falls erforderlich) für das gesamte Team.
  • Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei anfallenden Aufgaben
  • Kontrolle des Admin Postfachs
  • Kontaktperson zu unseren Kunden und Mitarbeitern in Polen
  • Darüber hinaus unterstützt du im Dokumentenmanagement und sortierst Dokumente digital ab.
  • Vorbereitung der Gehälter für polnische Arbeitnehmer
  • Du kümmerst dich um die eingehenden Rechnungen, sortieren sie und bezahlen sie.

Was wir bieten

  • Ein Arbeiten mit den neuesten Technologien in nationalen und internationalen Projekten
  • Die Chance direkten Einfluss auf das Unternehmen zu haben
  • Ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket mit zusätzlichen Leistungsanreizen
  • Standortunabhängiges digitales Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten
  • Förderung von Studium sowie von Aus- und Weiterbildungen
  • Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
  • Mitarbeiterangebote - Corporate Benefits
  • Regelmäßige Teamevents

was wir erwarten

  • Abgeschlossenes Bachelor-Studium in einem wirtschaftswissenschaftlichen Studiengang (z. B. Betriebswirtschaftslehre / International Business oder andere)
  • Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Bürokaufmann/-frau oder in einer ähnlichen Position
  • Grundkenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der Buchhaltung sind wünschenswert
  • Ein hohes Maß an Struktur und Selbstständigkeit
  • Gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Gute Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
  • Gute Englischkenntnisse (B2 oder höher)
  • Polnisch als Muttersprache

Bevorzugte Fähigkeiten & Zertifikate

  • Deutschkenntnisse von Vorteil

Wollt ihr mehr über die Stelle erfahren oder habt Rückfragen zum Bewerbungsprozess bei INKUBIT? 
Kontaktiert mich gerne direkt unter:

- ERIK RUSYNKA ‧ RECRUITING PROFESSIONAL

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