Microsoft Dynamics 365 HR Management Best Practices SPSO

Best Practice Standardimplementierung in wenigen Wochen

Microsoft Dynamics 365 HR Management

Best Practice Standardimplementierung in wenigen Wochen

Die Implementierung einer HR-Lösung ist ein strategischer Schritt auf IT- und Unternehmensebene, welcher sich auf Prozesse und Abläufe im HR Bereich effizienz- und transparenzsteigernd auswirkt. Die Etablierung von HR-Prozessen, durch die Einführung einer „Human Resource Managament“ (HRM)-Lösung, führt zu einer erhöhten Daten- und Prozessqualität.

INKUBIT hat ein standardisiertes Vorgehensmodell für die Implementierung von Microsoft Dynamics 365 HR Management (HRM) nach Best Practice entwickelt, welches sich auf die Bereitstellung der Lösung aus der Cloud und das schnelle Erzeugen von Unternehmensnutzen ausgerichtet hat.

Herausforderungen sind typischerweise:

  • Vorteile der Digitalisierung sollen in Ihrer HR-Abteilung so schnell wie möglich realisiert werden
  • Es soll mit bewährten Best Practices der HR-Lösungen gestartet werden
  • Ein bekannte und kalkulierbare Kostenbasis soll als Grundlage für Ihre Investitionsberechnung dienen
  • Ihre HR-Abteilung hat viel zu tun und möchte trotzdem parallel die Lösung implementieren

Best Practice Implementierung bedeutet:

  • Mit der INKUBIT Best Practice SPSO Implementierung führen Sie Microsoft Dynamics 365 HR Management innerhalb von Wochen in Ihrer Organisation ein.
  • Zum Festpreis erhalten Sie eine standardnahe Einführung auf Basis von Best Practice HR-Prozessen und Vorlagen aus der Software.
  • Eine planbare Timeline und Kostenbasis führt zur Risikominimierung bei der Projekteinführung
  • Ergänzend bekommen Ihre Mitarbeiter umfangreiches Coaching on the Job, so dass sie Sicherheit in den HR-Arbeitsabläufen und in der Bedienung der HR-Lösung erlangen.

Nicht nur internes HR Management steht mit der Lösung im Fokus, auch externes HR Management bzw. Recruiting ist effizient und digital abgebildet – wodurch die wichtigste Ressource einer Organisation, die Mitarbeiter, langfristig gehalten und entwickelt werden können.

Standardsoftware bedarf standardisierten Implementierungsmethoden. Dies resultiert in einem strukturierten, und effektiven Implementierungsvorgehen.

INKUBIT hat durch langjährige Erfahrung in der Implementierung von Standardanwendungen auf Basis der Microsoft Dynamics 365 Applikationen, standardisierte Abläufe in Form von Standard Packaged Service Offerings (SPSOs) entwickelt. Standardimplementierungen führen dazu, dass Mehrwerte durch Geschäftsanwendungen einen schnellen Nutzen und somit Return on Investment (ROI) bei unseren Kunden erzeugen.

Das Microsoft Dynamics 365 HR Management Best Practices SPSO in Form einer Standardmethodik einzuführen, bedeutet das System entsprechend der über hunderten von Kundenprojekten gereiften und bewährten HR-Prozesse zu konfigurieren und entsprechend der gewünschten HR Module im Unternehmen einzuführen.

Das Endergebnis des Projektes ist eine fertige und nutzbare HR-Lösung auf Basis von Microsoft Technologie in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Ihre Vorteile bei der Einführung einer Geschäftsapplikations- Standardeinführung:

  • Bewährte Einführungsmethoden und Vorgehensweisen – dies führt zu Effizienzsteigerung in der Einführung
  • Kalkulierbare Kosten
  • Planbare Timeline
  • Risikominimierung bei der Projekteinführung
  • Schnelle Verbesserungen in HR-Bereichen und in den Prozessen im Unternehmen sowie eine positive Auswirkung auf die Digitale Transformation Ihrer gesamten Organisation
  • Insgesamt ein höherer „Return on Invest“ ROI für Ihr HR System

Digitalisiere deine HR Prozesse

HR Management für Microsoft Dynamics 365 ist eine umfangreiche Lösung für Human Resource Management auf Basis der Microsoft Dynamics 365 Power Plattform. Der gesamte Lebenszyklus der Mitarbeiter wird unterstützt - vom Recruiting über die Mitarbeiteradministration bis zur Mitarbeiterentwicklung.

Die Lösung ist modular aufgebaut und flexibel skalierbar, von der Ergänzung eines aktuellen HR-Systems bis hin zum Einsatz als vollumfängliche HR-Lösung


Nahtlos integriert in Microsoft Dynamics 365

Abteilungsübergreifendes Arbeiten ohne Dateninseln

HR Management für Microsoft Dynamics 365 ist nahtlos in die Microsoft Dynamics 365 Power Plattform integriert. Es gibt keinerlei Dateninseln mehr. Provisionen der Verkäufer können beispielsweise in der Sales Application von Dynamics berechnet und innerhalb von Microsoft Dynamics 365 HR Management weiterverarbeitet werden. Vom HR freigegebene Stellen können auf Knopfdruck in LinkedIn und in XING veröffentlicht werden. Kunden profitieren von Produktivitätssteigerungen und erhöhter Mitarbeitermotivation und -bindung.

Vertraute Anwendungen nutzen

Mitarbeiter können ihre täglichen HR Aufgaben direkt im vertrauten Microsoft Outlook, ihrem Browser oder mobil erledigen. Neben den bekannten Office 365 Anwendungen wie Word, Excel und Outlook können Ihre Kunden mit Microsoft Teams Videointerviews mit Bewerbern durchführen und Dateien mit externen Beratern und Trainern über OneDrive teilen.

Komfort bis ins Detail

Benutzer brauchen sich kein zusätzliches Passwort für die Anmeldung im HR System zu merken. Sie können sich einfach mit ihrem Windows-Passwort anmelden uvm.

Vorteile der Standardeinführung von Microsoft Dynamics 365 HR

Der Vorteil für Sie als Kunde ist, dass Sie durch unser paketiertes und standardisiertes Implementierungsvorgehen ein für Sie fertig nutzbares System erhalten, welches im Folgenden auf Ihre spezifischen Kundenbedürfnisse angepasst werden kann:


  • Verbesserung der Zusammenarbeit des gesamten HR Teams durch einheitliche Prozesse
  • Verbesserung der Qualität der HR Prozesse durch den Aufbau einer von zentralisierten HR Datenmanagement und Kollaborationsmöglichkeiten
  • Verbesserung der Unternehmenskommunikation durch integrierte Systeme (u.a. Outlook)
  • Mehr Transparenz über Mitarbeiterinteressen und Bedürfnisse durch HR-Dashboards, darüber hinaus HR-KPIs, HR Analysewerkzeuge wie z.B. Gehaltsentwicklung, Mitarbeiterkosten je Abteilung, Verwaltung von individuellen Bonussystemen

Unternehmensnutzen

Speziell mit Microsoft Dynamics für HR Management, ist es Ihrer Organisation erlaubt, viele Vorteile auf Prozess- und Lösungsebene für Ihr HR-Team schnell zu nutzen. Ein technischer Vorteil bei Unternehmen mit einer Microsoft Technologie Strategie ist die nahtlose Integration der HR-Lösung in das Microsoft Ecosystems, was die Integration in weitere Microsoft Lösungen in Ihre Organisation ermöglicht.

Management

  • HR - Key Performance Indikators (KPIs) und Controlling-Instrumenten: Erhalten Sie mehr Transparenz über Mitarbeiter durch HR-Kennzahlen und HR-Analysen wie z.B. Gehaltsentwicklungen, Mitarbeiterkosten je Abteilung, Verwaltung von individuellen Bonussystemen.
  • Mitarbeiter Leistungsüberprüfung und Ziele: Ziele direkt im Mitarbeitergespräch strukturiert und dauerhaft erfassen.
  • Mitarbeiterentwicklung: Mit Hilfe von HR Management für Microsoft Dynamics 365 haben Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter immer im Blick und können sofort mögliche Defizite ausmachen. Legen Sie für jeden Mitarbeiter erforderliche Fähigkeiten und deren benötigte Ziel-Fähigkeits-Level fest. Alle erforderlichen und tatsächlichen Fähigkeiten werden Ihnen in einem Diagramm direkt in der digitalen Personalakte gegenübergestellt.
  • Personaleinsatzplanung und Abwesenheitsmanagement: Behalten Sie den Überblick über alle geplanten Arbeitstage, Abwesenheiten und Betriebsferien. Die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter in Kombination mit ihren Fähigkeiten und ihrer Einbindung in Arbeitsabläufe (inkl. RACI Klassifikation) bilden die Grundlage für Ihre firmenweite Personaleinsatzplanung.
  • Mehr Effizienz durch integriertes Arbeiten: In der neuen Welt nach der digitalen Transformation gibt es in Ihrem Unternehmen statt IT-Inseln eine Business Plattform. Jede App, die Sie ergänzen, integriert sich automatisch in wenigen Minuten in die Plattform.

HR-Mitarbeiter

  • Digitale Personalakte und Mitarbeiter Self-Services: Die Digitale Personalakte ist das Zentrum der Mitarbeiterinformationen. Self-Services ermöglicht gewünschte Abänderungen von Daten durch Mitarbeiter zu ermöglichen und durch die HR-Mitarbeiter zu genehmigen.
  • Reise- und Belegverwaltung: Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten, Aktivitäten, Reisekosten und Belege selbst verwalten. Alle dafür benötigten Funktionen stellt das zentrale Mitarbeiterportal innerhalb der Dynamics 365 Plattform zur Verfügung
  • Trainingskalender: Mit dem Trainingskalender haben Sie einen unternehmensweiten Überblick über alle Termine wie beispielsweise geplante Trainings.
  • Outlook, Browser oder Mobil: Sie können HR Management für Microsoft Dynamics 365 in der vertrauten Umgebung Ihres Outlooks verwenden, in Ihrem bevorzugten Browser, oder sogar unterwegs mit dem Handy oder dem Tablet.
  • Arbeitszeiten, Anwesenheiten und Abwesenheiten: Urlaubsanträge lassen sich direkt von den Mitarbeitern per Self-Service eingeben – genauso wie Ihre Arbeits – und Pausenzeiten.

HR-Recruiting

  • Stellenausschreibungen: Die Lösung hilft Ihnen, Stellenanzeigen effizienter auf Basis von Vorlagen zu erstellen und unterstützt Sie bei der Abstimmung mit der Fachabteilung sowie der Publizierung auf Jobportalen.
  • Job Portal Integration: Stellen werden automatisch auf Ihrer Firmen-Website oder Ihrem Bewerberportal publiziert. Die Übergabe an die Arbeitsagentur, Jobbörsen, LinkedIn, Xing u.a. erfolgt automatisch.
  • Bewerberverwaltung & Best Practice Abläufe: In HR Management für Microsoft Dynamics 365 sind bereits zahlreiche Best Practice Arbeitsabläufe hinterlegt, die sich in der Praxis bewährt haben. Damit profitieren Sie von der Erfahrung von tausenden Kunden in Ihrer Branche. Sie können die Arbeitsabläufe per Mausklick an Ihre individuellen Prozesse anpassen oder aber Sie erstellen ganz einfach Ihre eigenen Prozessabläufe.
  • Strukturiertes Onboarding: HR Management für Microsoft Dynamics 365 unterstützt Sie beim strukturierten Onboarding von Mitarbeitern. Auf Basis von Vorlagen erstellte Aufgaben & Termine sorgen für Struktur.

Durch unser paketiertes und standardisiertes Implementierungsvorgehen erhalten Sie ein fertig nutzbares System, welches im Folgenden auf Ihre spezifischen Kundenbedürfnisse angepasst werden kann.

Projektablauf

Jedes Best Practice Handlungsfeld hat einen einheitlichen Ablauf, der Sie zügig dabei anleitet, einzelne Module von HR for Dynamics zu implementieren.

Hierfür erhalten Sie zunächst in Vorbereitung auf jedes der Themen einen Fragebogen zu Entscheidungen, die Sie im Laufe des Best Practice treffen müssen. Sie können die anstehenden Entscheidungen vorher intern besprechen und entscheiden oder innerhalb der Sessions mit dem Experten diskutieren. Des Weiteren erhalten Sie eine Checkliste mit kleinen Aufgaben, die Sie zur Vorbereitung abarbeiten wie beispielsweise das Einholen eines aktuellen Organisations-Diagrammes.

Im Rahmen einzelner Best Practice Sessions führt Sie ein erfahrener Coach durch die Arbeitsabläufe und unterstützt Sie dabei Entscheidungen zu treffen, wo Optionen im Prozess nahe am Standard möglich sind. Beispielsweise können Sie Urlaube mit und ohne Vertreter freigeben. Der Trainer unterstützt Sie so weit, dass Sie im Anschluss eigenständig die Arbeitsabläufe üben können.

Nun haben Sie für 1 bis 2 Wochen Zeit, das Modul besser kennen zulernen. Aufkommende Fragen, können Sie in der bereits geplanten Q&A Session klären.

Anschließend können Sie selbst Formulare anpassen, Workflows erstellen oder Ansichten verändern. Wie das geht, zeigt Ihnen ein zertifizierter HR for Dynamics Berater oder Sie nutzen das eLearning Portal.

Lieferumfang

Die Lieferung der Lösung und einzelner HR-Module erfolgt in einem standardisierten Vorgehen. Gesonderte Anpassungen an der Lösung wie prozessuale Änderungen, die den Best-Practices Konfigurations- und Customizing Implementierungspfad verlassen, müssen in einem gesonderten Projekt gemäß Anforderungen geschätzt und beauftragt werden.

Lieferumfang des Standardimplementierungspakets


Einführungsablauf je HR-Modul nach SPSO Best Practice


Preis und Abrechnung

Implementierungskosten

Kompletter Lieferumfang alle HR-Module


HR-Einzelmodule


Lizenzkosten

Die Lizenzen für HR Management für Dynamics 365 können in zwei unterschiedlichen Modellen bezogen werden, entweder im Kaufmodell oder im Abo-Modell.

Diese Modelle werden im nachfolgenden, inklusive der Kosten der einzelnen Positionen und einer näheren Erläuterung des Bedarfs sowie der Abhängigkeit zueinander, dargestellt.

Die Abnahme der Software-Lizenzen durch INKUBIT ist Bestandteil des Angebotes und beinhaltet die Wartungsaufwände für das Einspielen von Roll-Up Updates der Microsoft Dynamics 365 HR Management Standardlösung nach Best-Practices. Bei Abnahme der Lizenzen durch einen Dritten Anbieter werden diese Kosten nach T&M gesondert abgerechnet.

Um das Zusammenspiel der Lizenzbereiche besser zu verstehen, geben wir ein kurzes Fallbeispiel:

Die Amanedis Deutschland GmbH möchte HR Management for Dynamics 365 einführen, um Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Das Unternehmen nutzt bereits die gängigen Microsoft Geschäftsanwendungen wie z.B. Microsoft 365 (ehem. Office 365), weshalb sich hier durch die nahtlosen Integrationen zu HR Management ein Vorteil ergibt. Zudem möchte die Amanedis Deutschland GmbH Ihren Vertrieb digitalisieren und dementsprechend Microsoft Dynamics 365 Sales einführen.

Mit 25 Mitarbeitern im Vertrieb (20 im Außendienst, 5 im Innendienst) benötigt die Amanedis Deutschland GmbH 20 Full-User Lizenzen (bspw. Dynamics 365 Sales Professional) und fünf Team Member Lizenzen. Alle Vertriebsmitarbeiter sollen neben dem Dynamics 365 Sales Modul auch das HR Management for Dynamics 365 nutzen können. Hier benötigt jeder der 25 Mitarbeiter eine Mitarbeiter (Self-Service) Lizenz. Aufgrund der bereits 20 bezogenen und zugewiesenen Dynamics 365 Full-User Lizenzen benötigen diese 20 Vertriebsbeauftragte im Außendienst keine zusätzliche Dynamics 365 Team Member Lizenz da diese bereits abgedeckt sind. Den fünf Mitarbeitern im Innendienst wurden bereits Dynamics 365 Team Member Lizenzen erteilt.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen der Best-Practices Standardized Packaged Service Offerings (SPSOs) teilen sich in zwei Teilzahlungen zu je 50% auf.

Zahlung 1: 50% der Auftragssumme bei Beauftragung mit einem Zahlungsziel von 7 Tagen

Zahlung 2: 50% der Auftragssumme nach Projektabschluss mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen

Projektlieferung und Verzug

Das Lieferstardatum der Best Practices Standardimplementierung und damit der Microsoft Dynamics 365 HR Management Lösung wird als Teil der Beauftragung durch Kundenseite und INKUBIT gemeinsam terminlich festgelegt. 

Projektstart Verzug

Bei Verzug des Projektstartes je angefangener Woche wird INKUBIT pro Woche 10% des beauftragten Projektvolumens aufgrund blockierter und bereits reservierter Projekt Ressourcen als Nettobetrag zzgl. MwSt. in Rechnung stellen.

Projektverzug durch fehlende Informationen

Verzug von Lieferungen durch angefragte projektrelevante Informationen verzögern den Projektfortschritt. Angefragten Informationen müssen in einem angemessenen Zeitraum (1 Woche) durch die von Kundenseite genannten Projektmitglieder bereitgestellt werden.

INKUBIT behält sich das Recht vor nach max. 3-maligen Nachfragen von angefragten Informationen, die Standardimplementierung des Best-Practices SPSO nach bestem Wissen und Gewissen und am Standard des Best-Practices orientiert fortzusetzen und umzusetzen.

IHR SERVICE - PAKET

Microsoft Dynamics 365 HR SPSO Add-on für Analytics & Business Intelligence Advisory

Als Business Intelligence Service-Paket für Microsoft Dynamics HR, setzen wir mit unserem Service Paket „Microsoft Dynamics SPSO - Add-on Analytics & Business Intelligence Advisory (ABIA)“ an, um die operativen Personaldaten der Geschäftsanwendungen zielführend auszuwerten und in gewinnbringende Entscheidungsgrundlagen umwandeln zu können.


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