Automatisiertes HR Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und HR for Dynamics bei WESTPRESS

WESTPRESS arbeitet bereits seit Längerem mit Hubdrive – HR for Dynamics als zentrale Plattform für HR-Prozesse. Im Zuge der Weiterentwicklung der internen Strukturen und steigender Anforderungen an Effizienz und Transparenz entstand der Wunsch, auch das Dokumentenmanagement stärker zu standardisieren und zu automatisieren.

HR-Dokumente wurden bereits systemgestützt erstellt und verwaltet. Gleichzeitig bot sich durch das Wachstum des Unternehmens die Möglichkeit, die Ablagestrukturen weiter zu vereinheitlichen und noch stärker in die bestehende Microsoft-Infrastruktur zu integrieren.

Das Ziel war daher, eine Lösung zu schaffen, die

• HR-Dokumente zentral und strukturiert verwaltet
• nahtlos mit HR for Dynamics zusammenarbeitet
• vollständig auf der bestehenden Microsoft-Infrastruktur basiert
• administrative Tätigkeiten in der HR-Dokumentenverwaltung weiter reduziert

Gemeinsam mit INKUBIT entwickelte WESTPRESS eine Lösung für ein integriertes HR-Dokumentenmanagement auf Basis der vorhandenen Microsoft-Technologie.

Alle HR-relevanten Dokumente aus Hubdrive – HR for Dynamics werden automatisch in SharePoint, als Teil von Microsoft 365, gespeichert. SharePoint fungiert dabei als zentraler Dokumentenspeicher für HR-Dokumente und stellt sicher, dass alle Dokumente strukturiert abgelegt und jederzeit verfügbar sind.

Über Power Automate wird für jede neu angelegte Person automatisch eine vollständige Ordnerstruktur erstellt. Diese Struktur entspricht exakt dem definierten HR-Ablageschema von WESTPRESS. Sobald eine neue Person im System angelegt wird, erzeugt der automatisierte Prozess im Hintergrund die passende Ordnerstruktur für die digitale Personalakte.

Die Lösung nutzt ausschließlich bestehende Komponenten der Microsoft-Umgebung.

• SharePoint dient als Dokumentenplattform
• Power Automate übernimmt die Prozessautomatisierung
• HR for Dynamics bleibt das zentrale HR-System

So konnte WESTPRESS ein modernes Dokumentenmanagement aufbauen, ohne zusätzliche Systeme einzuführen oder neue Lizenzmodelle zu benötigen.

Durch die Automatisierung der HR-Dokumentenprozesse verfügt WESTPRESS heute über ein skalierbares Dokumentenmanagement, das vollständig in die bestehende Systemlandschaft integriert ist.

Die Lösung reduziert administrative Tätigkeiten in HR-Prozessen, sorgt für eine einheitliche Dokumentenstruktur und verbessert die Transparenz im gesamten Unternehmen. Gleichzeitig konnte WESTPRESS die vorhandene Microsoft-Technologie konsequent nutzen und zusätzliche Systemkomplexität vermeiden.