Projektmanagement & -Controlling

Ein Projekt durchläuft normalerweise fünf Phasen. Während dieser fünf Phasen müssen bestimmte Aufgaben aus dem Projektmanagement heraus ausgeführt werden, um die Projektziele zu erreichen. Jedoch gibt es Einschränkungen, die beachtet werden müssen, wie beispielsweise das Budget, die Zeit und die benötigten Ressourcen. Bei der Ausübung von Projektmanagement und Controlling stoßen Projektmanager häufig auf interne Problemstellungen die es schnell zu beheben gilt, um das Projektziel nicht zu gefährden. Allerdings können auch äußere Faktoren, wie die derzeitige COVID-19 Pandemie zu neu auftretenden Problemen führen, die eine Anpassung der bisherigen Arbeitsweise erfordern.

Vor allem in der heutigen Zeit ist es also wichtiger denn je die Arbeit im Projektmanagement zu digitalisieren und das bisherig Projektmanagement mit Hilfe von IT -Lösungen effektiver und effizienter in der Zusammenarbeit mit dem Team zu gestalten.

Doch was können Unternehmen dafür tun, um ihre Projektmanager und Projektteams effektiv zu unterstützen und Probleme zu minimieren? Welche digitalen Lösungen können helfen, um auftretende Probleme kurzfristig und langanhaltend zu eliminieren? Wie können Sie einen Beitrag zu effizientem, kosteneinsparenden und zukunftsorientiertem Projektmanagement beitragen? 

Wir zeigen die Herausforderungen und Trends im Projektmanagement auf und erklären, welche Vorteile die Nutzung von Projektmanagement-Software bietet.

54%

der deutschen Unternehmen verwalten ihre Projekte mit Hilfe von digitalen Lösungen.

Problemstellungen im Projektmanagement 

Projektmanagement ist laut Definition nach DIN 69 901 die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts. Projektmanagement soll also sicherstellen, dass die vereinbarten Ziele innerhalb der gesetzten technischen, terminlichen, personellen und finanziellen Rahmenbedingungen erreicht werden.

Während der Durchführung eines Projekts stößt jedoch häufig sowohl der Projektmanager als auch das Projektteam an seine Grenzen. Die Ursache dafür kann vielfältig sein. Weiß beispielsweise ein Mitarbeiter nicht welchen Mehrwert sein Arbeitseinsatz bringt, übersteigen die IST-Kosten die anfänglich geschätzten Kosten deutlich oder fehlt die regelmäßige Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, kann sich das auf Dauer zu einer hohen Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und Kunden entwickeln.

Sie können die häufigsten Probleme im Projektmanagement jedoch oftmals mit einfachen, digitalen Lösungen beheben.

Einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement ist die Kommunikation im Team. Regelmäßige Teammeetings sind deshalb unabdingbar, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Jedoch ist das oftmals zumindest nicht persönlich möglich, da die Mitarbeiter immer häufiger im Homeoffice arbeiten. Umso wichtiger sind dann regelmäßige Status Updates und früh geplante Meetings. Berücksichtigen Sie hierbei die verschiedenen Medien wie Skype Konferenzen oder Teams Besprechungen. Prüfen Sie, wie Sie ihre Mitarbeiter am besten erreichen und mit welchen Tools die Kommunikation zwischen dem Team am besten funktioniert. Videochats, Aufnahmefunktion und ein direkt integrierter Chat unterstützen ihr Team bei der Zusammenarbeit. 

Geld ist häufig ein knappes Gut. Schon bei den Vertriebsaktivitäten ist es wichtig, realistische Kosteneinschätzungen an potenzielle Kunden geben zu können. Um die Zusammenarbeit von Vertriebsmitarbeitern und Projektleitern zu verbessern, können Sie Standardvorlagen aus IT-Lösungen für die gemeinsame Bearbeitung von Angeboten nutzen. Eine weitere Möglichkeit bietet eine professionelle Serviceautomatisierung, wodurch Sie effektive Planungs- und Verwaltungsfunktionen erhalten, um Ihre Projekte effizient und rentabel aufbauen können. Mit online Dashboards können Sie frühzeitig Szenarien entwickeln, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann. Stellen Sie mit Hilfe von digitalen Automatisierungen sicher, dass Ihre Projektrechnungen den Vertragsbedingungen und erbrachten Leistungen entsprechen. Sie können weiterhin Automatisierungen für die Bearbeitung, Genehmigung und Aussendung von Abrechnungen erstellen und die daraus resultierenden Fakturierungen direkt mit Ihrer Buchhaltung integrieren.

Während der Projektplanung, gilt es, den Projektplan für das gesamte Projekt auszuarbeiten. Oftmals nehmen sich Projektteams allerdings viel zu wenig Zeit für diesen wichtigen Aspekt im Projektmanagement. Dadurch sind die definieren Ziele, die Meilensteine und die Ressourcenplanung zu ungenau, was im späteren Verlauf zu Problemen führt. Mit Hilfe von digitalen Planungstools und online Dashboards können Sie ganz leicht alle wichtigen Informationen dokumentieren und jederzeit anpassen. Nehmen Sie sich also Zeit für die Zieldefinition, die Planung der Beschaffung von Ressourcen, das Erstellen eines detaillierten Meilensteinplans inklusiver einzelner, beschriebener Arbeitspakete und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Treffen Sie eine fundierte Kosteneinschätzung und geben den Projektumfang an. Ihr Ressourcenmanagement, also die Ressourcennutzung, die Ressourcenbedarfsrechnung und die Erkennung von Ressourcenengpässen können Sie dabei mit dem digitalen Planungsmodulen besonders effizient verwalten.

Häufig ist die Erstellung von Status Berichten für die Mitarbeiter sehr zeitaufwändig. Die benötigten Informationen werden nur sporadisch dokumentiert und dabei nicht analysiert. Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering und fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab. Entnehmen Sie so viele Informationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen oder digitalen Projektplänen. In digitalen Online- und Offline-Tools können Sie als Projektmanager uneingeschränkt auf alle Kundeninformationen, die Auftragshistorie und auf alle aktuellen Daten zugreifen. Weiterhin können Sie mit Hilfe von Datenanalyse-Funktionen Auswertungen von Ressourcenauslastung und Projektkennzahlen vornehmen. Mit Hilfe interaktiver Echtzeit-Dashboards werden Ihnen fundierte Kennzahlen, Analysen und aussagekräftige Visualisierungsfunktionen geboten.

In der heutigen Zeit birgt vor allem die standortübergreifende Zusammenarbeit eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Die Teammitglieder nicht regelmäßig zu sehen und gemeinsam in einem Büro zu sitzen erschwert die Arbeit und führt zu längeren Reaktions- und Bearbeitungszeiten. Hier empfiehlt es sich besonders auf ein effektives, digitales Kollaborations-Tool zurückzugreifen, wie beispielsweise SharePoint oder Confluence. Die Mitarbeiter haben mit den Online- und Offline-Funktionen die Möglichkeit auch von unterwegs produktiv zu arbeiten und von überall auf das System zu zugreifen. So können sie jederzeit Arbeitsstunden und Reisekosten erfassen, Zeitpläne aktualisieren oder an Online-Meetings teilnehmen.

Das Projektcontrolling beschreibt die Tätigkeiten die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Schlechtes oder sogar fehlendes Projektcontrolling führt zu Intransparenz gegenüber den Stakeholdern und zu einem erhöhten Risiko, die Projektziele nicht zu erreichen. Mit Hilfe von Online Controlling Boards, auf die das Projektteam auch remote jederzeit zugreifen kann, können die wesentlichen Kennzahlen eines Projektes gesichtet und analysiert werden. Die Zielsetzung kann eingesehen, geplante Arbeitspakete eingetragen und benötigte Daten für einen Soll-Ist-Vergleich erfasst werden. Um Abweichungen der prognostizierten Daten zu analysieren könne IT-Lösungen zur grafischen Aufbereitung einbezogen werden, die nach Eingabe der eingeleiteten Maßnahmen im Zuge einer Erfolgskontrolle die Auswirkung der Abweichungen aufzeigt.