Projektmanagement & -Controlling 

Wie digitale Lösungen Ihre Projekte besser machen

Projektmanagement in der Heutigen Zeit

Ein Projekt durchläuft normalerweise fünf Phasen. Während dieser fünf Phasen müssen bestimmte Aufgaben aus dem Projektmanagement heraus ausgeführt werden, um die Projektziele zu erreichen. Jedoch gibt es Einschränkungen, die beachtet werden müssen, wie beispielsweise das Budget, die Zeit und die benötigten Ressourcen. Bei der Ausübung von Projektmanagement und Controlling stoßen Projektmanager häufig auf interne Problemstellungen die es schnell zu beheben gilt, um das Projektziel nicht zu gefährden. Allerdings können auch äußere Faktoren, wie die derzeitige COVID-19 Pandemie zu neu auftretenden Problemen führen, die eine Anpassung der bisherigen Arbeitsweise erfordern.

Vor allem in der heutigen Zeit ist es also wichtiger denn je die Arbeit im Projektmanagement zu digitalisieren und das bisherig Projektmanagement mit Hilfe von IT -Lösungen effektiver und effizienter in der Zusammenarbeit mit dem Team zu gestalten.

Doch was können Unternehmen dafür tun, um ihre Projektmanager und Projektteams effektiv zu unterstützen und Probleme zu minimieren? Welche digitalen Lösungen können helfen, um auftretende Probleme kurzfristig und langanhaltend zu eliminieren? Wie können Sie einen Beitrag zu effizientem, kosteneinsparenden und zukunftsorientiertem Projektmanagement beitragen? 

Wir zeigen die Herausforderungen und Trends im Projektmanagement auf und erklären, welche Vorteile die Nutzung von Projektmanagement-Software bietet.

54%

der deutschen Unternehmen verwalten ihre Projekte mit Hilfe von digitalen Lösungen.

Problemstellungen im Projektmanagement 


Projektmanagement ist laut Definition nach DIN 69 901 die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts. Projektmanagement soll also sicherstellen, dass die vereinbarten Ziele innerhalb der gesetzten technischen, terminlichen, personellen und finanziellen Rahmenbedingungen erreicht werden.


Während der Durchführung eines Projekts stößt jedoch häufig sowohl der Projektmanager als auch das Projektteam an seine Grenzen. Die Ursache dafür kann vielfältig sein. Weiß beispielsweise ein Mitarbeiter nicht welchen Mehrwert sein Arbeitseinsatz bringt, übersteigen die IST-Kosten die anfänglich geschätzten Kosten deutlich oder fehlt die regelmäßige Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, kann sich das auf Dauer zu einer hohen Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und Kunden entwickeln.


Sie können die häufigsten Probleme im Projektmanagement jedoch oftmals mit einfachen, digitalen Lösungen beheben.


Fehlerhafte Kommunikation
Unrealistische Kosteneinschätzung
Schlechte Feinplanung

Einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement ist die Kommunikation im Team. Regelmäßige Teammeetings sind deshalb unabdingbar, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Jedoch ist das oftmals zumindest nicht persönlich möglich, da die Mitarbeiter immer häufiger im Homeoffice arbeiten. Umso wichtiger sind dann regelmäßige Status Updates und früh geplante Meetings. Berücksichtigen Sie hierbei die verschiedenen Medien wie Skype Konferenzen oder Teams Besprechungen. Prüfen Sie, wie Sie ihre Mitarbeiter am besten erreichen und mit welchen Tools die Kommunikation zwischen dem Team am besten funktioniert. Videochats, Aufnahmefunktion und ein direkt integrierter Chat unterstützen ihr Team bei der Zusammenarbeit. 

Geld ist häufig ein knappes Gut. Schon bei den Vertriebsaktivitäten ist es wichtig, realistische Kosteneinschätzungen an potenzielle Kunden geben zu können. Um die Zusammenarbeit von Vertriebsmitarbeitern und Projektleitern zu verbessern, können Sie Standardvorlagen aus IT-Lösungen für die gemeinsame Bearbeitung von Angeboten nutzen. Eine weitere Möglichkeit bietet eine professionelle Serviceautomatisierung, wodurch Sie effektive Planungs- und Verwaltungsfunktionen erhalten, um Ihre Projekte effizient und rentabel aufbauen können. Mit online Dashboards können Sie frühzeitig Szenarien entwickeln, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann. Stellen Sie mit Hilfe von digitalen Automatisierungen sicher, dass Ihre Projektrechnungen den Vertragsbedingungen und erbrachten Leistungen entsprechen. Sie können weiterhin Automatisierungen für die Bearbeitung, Genehmigung und Aussendung von Abrechnungen erstellen und die daraus resultierenden Fakturierungen direkt mit Ihrer Buchhaltung integrieren.

Während der Projektplanung, gilt es, den Projektplan für das gesamte Projekt auszuarbeiten. Oftmals nehmen sich Projektteams allerdings viel zu wenig Zeit für diesen wichtigen Aspekt im Projektmanagement. Dadurch sind die definieren Ziele, die Meilensteine und die Ressourcenplanung zu ungenau, was im späteren Verlauf zu Problemen führt. Mit Hilfe von digitalen Planungstools und online Dashboards können Sie ganz leicht alle wichtigen Informationen dokumentieren und jederzeit anpassen. Nehmen Sie sich also Zeit für die Zieldefinition, die Planung der Beschaffung von Ressourcen, das Erstellen eines detaillierten Meilensteinplans inklusiver einzelner, beschriebener Arbeitspakete und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Treffen Sie eine fundierte Kosteneinschätzung und geben den Projektumfang an. Ihr Ressourcenmanagement, also die Ressourcennutzung, die Ressourcenbedarfsrechnung und die Erkennung von Ressourcenengpässen können Sie dabei mit dem digitalen Planungsmodulen besonders effizient verwalten.

Erfolgreiches Projektmanagement Zyklus

Häufig ist die Erstellung von Status Berichten für die Mitarbeiter sehr zeitaufwändig. Die benötigten Informationen werden nur sporadisch dokumentiert und dabei nicht analysiert. Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering und fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab. Entnehmen Sie so viele Informationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen oder digitalen Projektplänen. In digitalen Online- und Offline-Tools können Sie als Projektmanager uneingeschränkt auf alle Kundeninformationen, die Auftragshistorie und auf alle aktuellen Daten zugreifen. Weiterhin können Sie mit Hilfe von Datenanalyse-Funktionen Auswertungen von Ressourcenauslastung und Projektkennzahlen vornehmen. Mit Hilfe interaktiver Echtzeit-Dashboards werden Ihnen fundierte Kennzahlen, Analysen und aussagekräftige Visualisierungsfunktionen geboten.

In der heutigen Zeit birgt vor allem die standortübergreifende Zusammenarbeit eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Die Teammitglieder nicht regelmäßig zu sehen und gemeinsam in einem Büro zu sitzen erschwert die Arbeit und führt zu längeren Reaktions- und Bearbeitungszeiten. Hier empfiehlt es sich besonders auf ein effektives, digitales Kollaborations-Tool zurückzugreifen, wie beispielsweise SharePoint oder Confluence. Die Mitarbeiter haben mit den Online- und Offline-Funktionen die Möglichkeit auch von unterwegs produktiv zu arbeiten und von überall auf das System zu zugreifen. So können sie jederzeit Arbeitsstunden und Reisekosten erfassen, Zeitpläne aktualisieren oder an Online-Meetings teilnehmen.

Das Projektcontrolling beschreibt die Tätigkeiten die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Schlechtes oder sogar fehlendes Projektcontrolling führt zu Intransparenz gegenüber den Stakeholdern und zu einem erhöhten Risiko, die Projektziele nicht zu erreichen. Mit Hilfe von Online Controlling Boards, auf die das Projektteam auch remote jederzeit zugreifen kann, können die wesentlichen Kennzahlen eines Projektes gesichtet und analysiert werden. Die Zielsetzung kann eingesehen, geplante Arbeitspakete eingetragen und benötigte Daten für einen Soll-Ist-Vergleich erfasst werden. Um Abweichungen der prognostizierten Daten zu analysieren könne IT-Lösungen zur grafischen Aufbereitung einbezogen werden, die nach Eingabe der eingeleiteten Maßnahmen im Zuge einer Erfolgskontrolle die Auswirkung der Abweichungen aufzeigt.

Controlling Regelkreis
Unsauberes Berichtswesen
Schlechte Kollaboration
Fehlendes Projektcontrolling

Vorteile von integrierten IT-Lösungen im Projektmanagement

Digitale Lösungen sind für Unternehmen bei der Umsetzung von Zielen ein hilfreiches Werkzeug, um Projekte so zu planen und zu steuern, dass Projektziele termingerecht, qualitativ hochwertig und im Kostenrahmen erreicht werden können.
Unternehmen, die ohne eine passende Software arbeiten, benötigen einen höheren Aufwand um die Arbeit zu erledigen und erzielen dabei weniger Gewinn, da mehr Zeit für organisatorische Aufgaben investiert werden muss. Dadurch entstehen Kommunikationslücken, Zeitverlust und menschliche Fehler, die mit der Nutzung von IT-Lösungen vermieden werden können.

Durch die Verwendung von Software erhalten Sie schnell eine bessere Übersicht und Transparenz Ihrer Projekte, Projektrisiken werden in Echtzeit erkannt und dargestellt und der gesamte Projektverlauf wird effizienter gestaltet. Dadurch kann die Projektumsetzung schneller und effektiver erfolgen. Digitale Lösungen führen zu einer besseren Projektkommunikation und einer erfolgreichen Zusammenarbeit im Team.

Cloud basierte Software bringt weitere Vorteile mit sich: sie sind je nach Bedarf skalierbar, dynamisch und flexibel. So können diese an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Projektdaten sind von überall aus abrufbar, dadurch wird mobiles Arbeiten im Team unterstützt. Änderungen an Vorgängen sind in Echtzeit sichtbar, Dokumente können hinzugefügt und für alle Mitarbeiter einsehbar gemacht werden und die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter wird vereinfacht und ist sogar mit dem Smartphone möglich.

Eine Software im Projektmanagement Bereich unterstützt also in allen Bereichen der Projektplanung, -steuerung und -verfolgung, Aufgaben- und Budgetverwaltung, Teamkommunikation und Kollaboration und Zeitmanagement und Terminplanung.
Unternehmen, die in Zukunft mit der Konkurrenz mithalten wollen, sollten ihre Prozesse digitalisieren.
Die Optimierung der Auslastung vorhandener Mitarbeiter ist eines der größten Ziele vieler Unternehmen. Dazu kommen neue Anforderungen für Projekte und Wissensgebiete, welche noch flexibler in der strategischen Kapazitätsplanung zu berücksichtigen sind. Es gilt also, das Unplanbare planbar zu machen. Das PMO und Portfoliomanagement benötigt bessere Unterstützung bei der variablen Planung von Szenarien. Mit Hilfe von IT-Lösungen wie beispielsweise vorausschauender Analysen neuer Anforderungen oder diverser Umwelteinflüsse könnte diese Planbarkeit schon bald deutlich vereinfacht werden.

Die Frage „make or buy“ wird zukünftig noch deutlich stärker in den Vordergrund treten. Gerade in Bereichen der allgegenwärtigen Digitalisierung ist es notwendig, Wissen im Unternehmen aufzubauen und dieses zu teilen. Die firmenübergreifende Entwicklung wird immer selbstverständlicher. Zukünftig wird also die Nutzung von Projekt- und Portfoliomanagement Software in der Cloud immer stärker intensiviert und dabei werden digitale Lösungen wie beispielsweise Holografie-Boards unterstützen.

Die Verschmelzung der klassischen und agilen Funktionen bei Software-Tools ist ein weiterer Trend in den nächsten Jahren. Bei klassischen Systemen werden agile Funktionen wie Sprintboards oder Burn-Down Charts eingebaut. In der agilen Welt werden Balkendiagramme für eine übergeordnete Sprintplanung ergänzt und das Portfolio- und Ressourcenmanagement einbezogen. Für die Zukunft ist es also sinnvoll, integrierte Tools und Software für Projektmanagement und Workmanagement parallel zu nutzen, um einerseits Projekte klassisch mit Phasen und Meilensteinen dazustellen, aber intern in Sprints zu arbeiten. Dadurch ist ein effizienter Datenaustausch zwischen den IT-Welten möglich.
Projektmanagement Ablauf

Trends des Projektmanagement

Microsoft Project Service Automation Lösung

  • Mit Hilfe von Ressource Scheduling und Microsoft Project Integration planen Sie Ihre Projekte und die richtige Besetzung der Mitarbeiter
  • Mit Microsoft Project Service Automation befähigen Sie Ihre Mitarbeiter schnell und einfach die Projektzeiten zu erfassen.
  • Sie können Ihren Mitarbeitern die passenden und für sie interessanten Projekte zuweisen und die Mitarbeiter Utilization sowie Datenqualität fördern.
  • Messen und analysieren Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter.
  • Erstellen Sie nahtlose Vertriebskooperation und unterstützen Sie Ihren Vertrieb dabei rentable Projekte hervorzusehen.
  • Sie können Ihre Projektkosten visualisieren und Aufwände gegenüber Ihren Einnahmen stellen.
  • Behalten Sie mit Microsoft Project Service Automation über Dashboards und Berichte die richtigen Informationen und Kennzahlen über die Projektrentabilität im Angebotsprozess oder das Projektbudget im Blick. 
  • Sie erzeugen mit Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation keine weiteren Datensilos da Microsoft Project Service Automation die gleiche Plattform wie weitere Anwendungen der Geschäftsapplikations-Lösungen von Microsoft nutzt. Somit können Sie nahtlos die Integration in Kommunikations- und Kollaborations-Tools wie Microsoft 365 nutzen.
  • Verwenden Sie die Integrationsfähigkeit mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) über Microsoft Teams, SharePoint und Outlook und sammeln Sie Audio-, Video und Dokumenteninformationen an einem Ort.
Erfahren Sie mehr über unsere cloudbasierte Microsoft Project Service Automation Lösung
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