Digitalisierung und Prozessoptimierung: Ein Erfolgskurs für die HBK ESSEN mit INKUBIT

Im Hinblick auf interne Strukturen, auf Verwaltungs- und Lehrbetriebsprozesse, strebte die Hochschule früh eine digitale Transformation an, um die Qualität und Effizienz ihrer Abläufe sicherzustellen. Dank der INKUBIT konnte die HBK Essen diese Transformation erfolgreich gestalten.

INKUBIT entwickelte eine maßgeschneiderte Lösung, um die spezifischen Bedürfnisse der HBK Essen zu erfüllen. Diese Lösung umfasste die Implementierung von Power BI, Microsoft Teams, Microsoft 365 und Dynamics 365. Diese Tools bildeten das Rückgrat der digitalen Infrastruktur der Hochschule.

Power BI: Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht es der HBK Essen, ihre Daten effizient zu verwalten und zu analysieren. Power BI bietet interaktive Visualisierungen und Business-Intelligence-Funktionen, die es der Hochschule ermöglichen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Analyse von Leistungskennzahlen konnte die HBK Essen ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.

Microsoft Teams: Mit der Einführung von Microsoft Teams, als Teil von Microsoft 365, konnte die HBK Essen die interdisziplinäre Zusammenarbeit erheblich verbessern. Teams ermöglicht es den Mitarbeitenden, in Echtzeit zu kommunizieren, Dateien zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Dies förderte nicht nur die Produktivität, sondern auch die Innovationskraft der Hochschule.

Microsoft 365: Diese Suite von Office-Tools unterstützte die HBK Essen bei der Digitalisierung ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Microsoft 365 umfasst Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint, die in die Cloud integriert sind und so den Zugriff und die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Dies stellte sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf die notwendigen Ressourcen hatten und effizient arbeiten konnten.

Dynamics 365: Als zentrales CRM-System half Dynamics 365 der HBK Essen, Studierenden- und Lehrenden-Daten effizient zu verwalten. Dynamics 365 ermöglicht es, alle Interaktionen an einem Ort zu bündeln und so eine 360-Grad-Sicht auf die Studierenden zu erhalten. Automatisierte Prozesse und integrierte Datenflüsse sorgten für eine reibungslose Verwaltung und verbesserten den Service.

Die Ergebnisse dieser digitalen Transformation sprechen für sich. Die HBK Essen konnte durch die Optimierung ihrer Prozesse und die Implementierung neuer Technologien signifikante Verbesserungen erzielen:

Vereinheitlichte Plattform durch optimierte Verwaltung und verbessertes Datenmanagement: Die Einführung einer einheitlichen Plattform erleichterte die Verwaltung und das Datenmanagement erheblich. Dies führte zu einer besseren Übersicht und effizienteren Prozessen.

Etablierung eines Self-Service-Portals für Studierende: Das neue Self-Service-Portal ermöglichte es den Studierenden, eigenständig auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Dies reduzierte den administrativen Aufwand erheblich.

Steigerung der Effizienz bei Dateneingabe, -aktualisierung und -analyse: Durch die Automatisierung und Standardisierung der Datenprozesse konnte die HBK Essen ihre Effizienz deutlich steigern. Dies führte zu schnelleren und präziseren Datenanalysen, die die Entscheidungsfindung verbesserten.

Entwicklung interner Schulungsvideos: Um die Mitarbeitenden bestmöglich auf die neuen Systeme vorzubereiten, entwickelte INKUBIT interne Schulungsvideos. Diese Videos erleichterten die Einarbeitung und schufen für Mitarbeitenden Die Basis für eine effektive Nutzung.

Kontinuierliche Unterstützung während und nach der Implementierung: INKUBIT bot der HBK Essen umfassende Unterstützung, sowohl während der Implementierungsphase als auch danach. Dies stellte sicher, dass die neuen Systeme reibungslos funktionierten und eventuelle Probleme schnell behoben wurden.

Überwindung von Engpässen und Steigerung der Gesamtproduktivität: Die Beseitigung von Engpässen führte zu einer signifikanten Produktivitätssteigerung. Die Mitarbeitenden konnten sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren, der administrative Arbeitsaufwand wurde erheblich reduziert.

Für unsere Hochschule steht die Qualität unseres Lehrangebots an erster Stelle. Unser Bestreben war es, dieses Lehrangebot durch vereinheitliche, effiziente und transparente Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Wir hoffen, dass die Einführung des Self-Service-Portals die Selbstverwaltung für unsere Studierenden nachhaltig erheblich erleichtert. Auch die Mitarbeitenden profitieren von verbesserten Tools. INKUBIT hat uns eine maßgeschneiderte Lösung geliefert, die nahtlos in unsere bestehenden Systeme integriert wurde und uns dabei geholfen hat, unsere Produktivität zugunsten unserer Studierenden zu steigern.

Die Partnerschaft zwischen der HBK Essen und INKUBIT hat gezeigt, wie eine gezielte digitale Transformation zu erheblichen Verbesserungen in Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit, in diesem Fall Zufriedenheit von Studierenden, führen kann. Die Implementierung von Power BI, Microsoft Teams, Microsoft 365 und Dynamics 365 hat nicht nur die internen Prozesse optimiert, sondern auch die Grundlage für zukünftiges Wachstum und Innovation gelegt. Diese Erfolgsgeschichte ist ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie strategische Visionen die Wettbewerbsfähigkeit einer Bildungseinrichtung nachhaltig steigern können.