Jeder, der schon einmal Hunderte von Lebensläufen von Hand durchgesehen hat, kennt die Anstrengung dieser täglichen Routine. Die mühsamen Stunden der Datenanalyse und die Herausforderung, aus einer Flut von Informationen die geeigneten Kandidaten herauszufiltern, können überwältigend sein.
Advergy, ein auf Personalbeschaffung spezialisiertes Unternehmen, stand vor dieser Herausforderung, nicht nur die Verarbeitung von Lebensläufen zu optimieren, sondern auch den Vertrieb, das Vertrags- und Bewerbermanagement sowie die Buchhaltung vollständig zu digitalisieren.
Die manuelle Bearbeitung von Lebensläufen, die zeitaufwändige Erstellung von Angeboten und das fehleranfällige Vertragsmanagement erforderten eine innovative, technologiebasierte Lösung.
Deshalb suchte Advergy nach einer fortschrittlichen Lösung zur Automatisierung Ihrer Abläufe, die den Prozess transformieren und gleichzeitig die Effizienz der Kandidatenauswahl verbessern würde.
Die Herausforderung- Automatisierung der Betriebsabläufe
Die manuelle Eingabe und Bearbeitung von Informationen in das Dynamics 365-System, insbesondere bei der Erfassung neuer Lebensläufe, war besonders zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit bis zu 30 Minuten manueller Arbeit pro Lebenslauf behinderte dieser Prozess die schnelle Reaktion auf Marktanforderungen und beeinträchtigte die Wettbewerbsfähigkeit von Advergy.
Daraus ergaben sich mehrere Herausforderungen für das Unternehmen:
- Zeitintensive Dateneingabe: Die manuelle Bearbeitung von mehr als 500 Lebensläufen pro Monat überforderte nicht nur das Team, sondern machte den gesamten Bewerbungsprozess ineffizient.
- Effizienzengpass: Die zeitaufwändigen manuellen Prozesse standen in direktem Widerspruch zu den Anforderungen eines agilen Marktes und schwächten Advergys Position im Wettbewerb.
- Qualitätsrisiko: Jede manuelle Eingabe barg das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen, die die Integrität der Datenbank gefährdeten und fundierte Entscheidungen im Rekrutierungsprozess erschwerten.
Angesichts dieser Herausforderungen war es für Advergy entscheidend, eine Lösung zu finden, die nicht nur die Effizienz steigerte, sondern auch die Datenqualität sicherstellte, um im Wettbewerb bestehen zu können.
Die Lösung – Automatisierung mit Azure OpenAI & Dynamics 365
Für die Bewältigung dieser Herausforderungen entwickelten wir einen umfassenden Plan zur Automatisierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette mit Azure OpenAI und Integration in Dynamics 365.
Die Digitalisierung erstreckte sich auf den Vertrieb, das Vertrags-, Bewerber- und Rechnungsmanagement. Durch die Automatisierung der Bearbeitung von Lebensläufen konnte außerdem die Verarbeitungszeit pro Lebenslauf von 30 Minuten auf ca. 90 Sekunden reduziert werden. Diese Lösung ermöglichte eine abschließende Überprüfung durch die Mitarbeiter in nur 5 Minuten.
Durch die Digitalisierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette konnte Advergy mehr als 300 Stunden manuelle Arbeit pro Monat einsparen, sodass die Mitarbeiter ihre Zeit strategischer nutzen können. Dadurch konnten nicht nur die Kosten erheblich gesenkt, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler minimiert werden.
Darüber hinaus wurden die Genauigkeit und Standardisierung der Bewerberprofile verbessert, was wiederum die Skalierbarkeit erhöhte und die Wettbewerbsfähigkeit steigerte.
Der positive Einfluss der Automatisierung auf die Mitarbeiterzufriedenheit war ebenfalls ausschlaggebend. Durch die Entlastung von sich wiederholenden Tätigkeiten hatten die Mitarbeiter mehr Freiraum für kreatives und strategisches Denken.
Dies wiederum öffnete die Türen für innovative Ideen und Ansätze in anderen Unternehmensbereichen, einschließlich Vertrieb und Marketing und schuf so die Grundlage für kontinuierliche Innovation und Anpassungsfähigkeit.
INKUBIT hat nicht bloß die technischen Herausforderungen gemeistert, sondern unser Geschäftsmodell komplett nachvollziehen können und auch unser Verständnis für die Möglichkeiten von KI erweitert. Das Ergebnis: Eine komplett digitalisierte Wertschöpfungskette vom ersten Kontaktpunkt eines Kandidaten oder Kunden bis hin zur Abrechnung und Provisionsberechnung.
Die Ergebnisse – Effizienzsteigerung und Zeitersparnisse
Die Implementierung der automatisierten Lösung führte bei Advergy zu einer grundlegenden Transformation aller Prozesse.
Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung und Zeitersparnisse in allen Bereichen ermöglichten es Advergy, schneller auf Marktanforderungen zu reagieren und seine Wettbewerbsposition zu stärken.
- Verbesserte Genauigkeit: Die Genauigkeit und Standardisierung der Kandidatenprofile wurden durch die neuen Prozesse deutlich verbessert. Dies führte zu einer konsistenten und verlässlichen Datenbasis für die Entscheidungsfindung im Rekrutierungsprozess.
- Erhöhte Skalierbarkeit: Advergy ist dank der verkürzten Bearbeitungszeit nun in der Lage, große Mengen an Aufträgen zu verarbeiten, insbesondere während intensiver Rekrutierungsphasen. Die Skalierbarkeit der Prozesse stellt sicher, dass auch in Spitzenzeiten eine schnelle und effiziente Bearbeitung gewährleistet ist.
- Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Durch die Nutzung von KI-Fähigkeiten für eine bessere Talentakquise konnte Advergy seine Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Die Fähigkeit, schnell die besten Talente zu identifizieren und zu gewinnen, ist ein entscheidender Vorteil in einem dynamischen Arbeitsmarkt.
Wir spielten eine zentrale Rolle bei der Transformation von Advergy, indem wir ein umfassendes Requirements Engineering durchführten, um die genauen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zu erfassen und präzise in die technologische Architektur zu übersetzen.
Mit einem fokussierten Projektmanagement steuerten sie die Implementierung einer maßgeschneiderten Lösung, die zu einer signifikanten Steigerung der Prozesseffizienz und Datenqualität führte und Advergy einen spürbaren Wettbewerbsvorteil verschaffte.
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zeigt, wie die Integration moderner Technologien wie Azure OpenAI und Dynamics 365 Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Prozesse zu transformieren und für die Zukunft gerüstet zu sein.
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