ATP Architekten Ingenieure – End-to-End Prozess-Digitalisierung mit Dynamics 365

Gemeinsam mit INKUBIT entschied sich ATP für eine Weiterentwicklung des bestehenden Systems auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Project Operations – mit dem Vorteil, dass sämtliche Projektdaten erhalten blieben. Im Fokus: Effizienz, Transparenz und Nutzerfreundlichkeit.

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

Zentrale Projektübersicht: Statt komplexer Navigationsstrukturen gibt es heute eine klare, filterbare Liste, die alle Projekte übersichtlich abbildet – und so Planung und Steuerung erheblich vereinfacht.

Rollenklarheit im Projekt: Durch die klare Trennung zwischen Projektleitung und Teamführung sind Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen – das reduziert Rückfragen und Abstimmungsaufwände im operativen Alltag.

Ressourcenplanung für über 250 Teams: Sämtliche Teams planen nun in einem zentralen System – mit einheitlicher Struktur, transparenter Verfügbarkeitsanzeige und klar nachvollziehbaren Zuständigkeiten. Das dezentrale Arbeiten mit einzelnen Dateien gehört der Vergangenheit an.

Akkurate Kosten- und Kapazitätsplanung: Statt rein auf Stundenbasis zu kalkulieren, werden heute tatsächliche Kosten pro Mitarbeiter*in ermittelt – differenziert nach Senioritätsstufe und geplantem Aufwand. Das System berechnet sowohl geplante als auch reale Projektkosten automatisch – und bietet so eine fundierte Grundlage für Budgets und Forecasts.

Deutlich gesteigerte Systemperformance: Die neue Planungslogik ermöglicht es, die Systemressourcen zu minimieren und erhöht so die technische Leistung um mindestens 10 Mal. Darüber hinaus werden aus diesem Grund ebenfalls die Systemkosten gesenkt.

Automatisierter Excel-Import: Projektpläne können direkt aus bestehenden Excel-Vorlagen übernommen werden – ohne manuelles Übertragen, ohne Fehlerquellen, ohne Zeitverlust.

„Die Arbeit mit Dynamics 365 Project Operations hat unsere Projektplanung grundlegend verändert. Statt Projektpläne manuell aus Excel in das System zu übertragen, können wir sie jetzt direkt einpflegen. Diese Veränderung allein spart uns pro Projekt viel Zeit. Gleichzeitig können wir mit der neuen Oberfläche endlich die Ressourcen richtig planen, haben eine deutlich bessere Übersicht über Zeitpläne und Verantwortlichkeiten. Insgesamt ermöglicht uns das System eine effizientere, aber auch vorausschauendere Arbeit – ein echter Fortschritt für unsere gesamte Organisation. Für uns ein echter Schritt in die Zukunft.“

Die Einführung des neuen Systems hatte tiefgreifende Auswirkungen auf die tägliche Projektarbeit bei ATP:

• 400 Stunden weniger manueller Aufwand pro Jahr: Der automatisierte Excel-Import ersetzt fehleranfällige Copy-Paste-Prozesse und spart den Projektteams jährlich über 1.400 Arbeitsstunden – allein dieser Schritt verschafft spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.
• Planung mit weniger Aufwand, mehr Präzision: Projektverantwortliche können heute schneller planen, Zuständigkeiten einfacher zuweisen und Budgets verlässlicher kalkulieren. Die neue Übersicht vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern verbessert auch die Abstimmung zwischen Rollen.
• Ressourceneinsatz auf einem neuen Level: Die Ressourcenplanung berücksichtigt nun automatisch reale Stundensätze und Verfügbarkeiten – differenziert nach Senioritätsstufen. Dadurch ist nicht nur die Projektplanung präziser, sondern auch die Kostenschätzung realistischer als je zuvor.
• 10–20× schnellere Systemprozesse: Durch den Wechsel auf eine monatsweise Planungslogik läuft die Mitarbeiterzuweisung deutlich performanter – das System reagiert schneller, Ladezeiten sinken, der gesamte Planungsprozess wird flüssiger. Technisch messbar. Im Alltag deutlich spürbar.
• Bessere Ergebnisse durch bessere Steuerung: Mit klaren Rollen, transparenten Daten und fundierten Entscheidungen arbeiten die Projektteams heute nicht nur effizienter, sondern auch wirkungsvoller – von der Projektinitiierung bis zur Auslastungssteuerung.