Digitalisierung ist heutzutage in aller Munde und wird immer relevanter in unserer modernen Gesellschaft. Sicherlich ist Ihnen bereits aufgefallen, wie immer mehr Betriebe und Unternehmen den Weg zur Digitalisierung einschlagen. Oftmals wird dann geschaut, was andere Unternehmen so machen und man denkt sich „Das brauchen wir jetzt auch!“. Doch was Digitalisierung eigentlich genau bedeutet und was für ein Ziel man damit konkret erreichen will, weiß man dann irgendwie doch nicht so recht. Vielleicht erkennen Sie sich sogar wieder und es geht Ihnen genauso. Hinter Digitalisierung steckt aber viel mehr als nur „Papierkram“ zu digitalisieren und Zettelwirtschaft zu vermeiden. Die Digitalisierung ist nämlich ein ganzer, dauerhafter Prozess, der viele Veränderungen mit sich bringt und bei dem so einige Stolperfallen lauern, die man als Unternehmen beachten sollte. Nicht zu vergessen ist ebenfalls der Wille eines Unternehmens, Digitalisierung langfristig umzusetzen.
Aber keine Sorge, wir klären Sie nicht nur über alle Risiken auf, sondern bestreiten diesen Weg mit Ihnen gemeinsam – und nehmen Ihnen dabei hoffentlich die Skepsis gegenüber der Digitalisierung und geben Ihnen dafür mehr Selbstvertrauen, Ihre digitale Transformation zu starten.
Um Sie also optimal auf Ihre digitale Reise vorzubereiten, vermeiden Sie zunächst die folgenden Fehler und Stolperfallen, die wir Ihnen weiter im Text näherbringen.
Das Ziel ist nicht klar definiert
Bevor Ihr Unternehmen eine digitalen Transformation durchmacht, müssen Sie zuerst einen Plan haben. Schließlich würden Sie bestimmt auch kein Haus ohne Bauplan bauen, oder? Genauso ist es auch bei der Digitalisierung.
Damit Digitalisierung Ihnen echte Mehrwerte bietet, müssen Sie also zuerst in der Lage sein, Ihre Unternehmensziele klar zu benennen, um die entsprechenden Digitalisierungsmaßnahmen umzusetzen. Dazu sollten Sie analysieren, wo bei Ihrem Unternehmen der Schuh drückt. Wo ist Ihr „Kittelbrennfaktor“ und was ist Ihr konkretes Problem? Was möchten Sie mit digitalen Technologien erreichen und lösen? Eine Digitalisierung ist erst dann erfolgreich, wenn mit möglichst geringem Aufwand der größtmögliche Effekt erzielt werden kann. Das trifft aber nicht auf jede Branche zu und das ist auch in Ordnung – nur müssen Sie Ihr Unternehmen hierfür genau analysieren und dabei ein klares Ziel in der Tasche haben, damit die Digitalisierung Ihnen echte Nutzen und Mehrwerte bieten kann. Somit kommen wir auch schon zum nächsten Punkt.
Um Digitalisierungsstrategien erfolgreich umzusetzen, brauchen Sie einen
Plan und ein klares Ziel vor Augen.
Fehlende Analyse der eigenen Geschäftsprozesse
„Wer in sich geht, kann mehr aus sich herausholen“. So lautete einst das Zitat von Ernst Ferstl. Selbstreflexion ist die Grundlage des persönlichen Wachstums. Was diese Analogie mit Ihrem Unternehmen zu tun hat? Wir sagen es Ihnen: Sie müssen nämlich genügend interne Prozesskenntnisse Ihres Unternehmens besitzen, um gewinnbringende Maßnahmen für Ihr Unternehmen zu ergreifen. In diesem Fall sind es Digitalisierungsmaßnahmen – denn diese sind die Grundlage für Ihre Digitalisierungsstrategien, die Sie erreichen wollen. Am besten, Sie visualisieren Ihre Geschäftsprozesse gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern z.B. in Form einer Mindmap, um abteilungsübergreifende Schnittstellen sowie mögliche Defizite besser einschätzen zu können. Jedoch müssen Sie hier eine Sache beachten: Digitalisierung ist kein Universalheilmittel für mögliche Probleme und Herausforderungen in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse „analog“ nicht verstehen und diese von Grund auf nicht richtig funktionieren, dann wird Digitalisierung nicht die Lösung sein.
Es fehlt eine richtige Integration der Lösungen
Digitalisierung ist mehr als einfach nur ein „Produkt“, das man lediglich zu kaufen braucht. Viele Unternehmen denken jedoch, dass sie mit dem bloßen Kauf einer Software nun „digitalisiert“ sind. Das stimmt jedoch nicht, denn Digitalisierung ist weitaus viel umfassender und erfordert eine richtige Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse, um den maximalen Nutzen daraus schöpfen zu können. Hierbei müssen digitale Prozesse in bereits bestehende Geschäftsabläufe integriert werden, sodass diese von Mitarbeitern verstanden und gewinnbringend genutzt werden können. Eine richtige Einbindung in das Unternehmen ist nämlich entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung und somit letztendlich den Geschäftserfolg, der durch optimierte Prozesse gewährleistet werden kann. Bevor Ihnen jemand sagt, dass digitale Technologien und Lösungen nichts bringen, denken Sie daran: Es liegt meistens nicht am Produkt selbst, sondern an einer mangelhaften (oder auch nicht vorhandenen) Prozessintegration in die Geschäftsprozesse, die nicht auf die jeweiligen Schnittstellen abgestimmt sind.
Visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, um mögliche Schwachstellen zu
identifizieren und besser zu verstehen.
Mitarbeiter werden nicht eingebunden
Eine erfolgreiche Digitalisierung gelingt nur, wenn die gesamte Belegschaft im Unternehmen ebenfalls überzeugt ist. Hierfür ist eine gute Kommunikation entscheidend. Deshalb sollte die Geschäftsführung ihre Mitarbeiter rechtzeitig in ihre Pläne mit einbeziehen, um gemeinsam zu besprechen, wo das Unternehmen aktuell steht, was für Herausforderungen es gibt und welches Ziel das Unternehmen mittels Digitalisierung erreichen will. Mitarbeiter sollten immer zuerst den Sinn einer Maßnahme verstehen müssen, um sich auf eine Veränderung einlassen zu können. Maßnahmen im Alleingang durchzusetzen, funktioniert hingegen eher schlecht. Jedoch trifft es meistens zu, dass der Mensch es gerne bequem mag und nicht immer gut mit Veränderungen zurechtkommt. Oft stehen nämlich Ängste, Misstrauen und Vorurteile im Weg. Daher gilt es diese abzubauen. Dies erreicht man, indem alle Mitarbeiter von neuen Maßnahmen abgeholt werden und von den Ideen überzeugt sind – wichtig ist, dass hierbei auch die älteren Mitarbeiter nicht vergessen werden. Alles in allem sollten Mitarbeiter in Entscheidungen eingebunden werden – das stärkt auch das Vertrauen, was ein wichtiger Erfolgsfaktor ist.
Fehlendes Wissen und Unterstützung von Extern
Digitalisierung selbst in die Hand zu nehmen, ohne das nötige Wissen dafür zu haben, kann nach hinten losgehen. Sie müssen aber keineswegs ein IT-Experte sein! Holen Sie sich einen Experten an Ihre Seite, wie einen Digitalisierungsberater. Dieser dient Ihnen als Ihr Wegweiser und zuverlässiger Partner, der Sie durch die Digitalisierungsprozesse Ihres Unternehmens Schritt für Schritt begleitet. Ein guter Digitalisierungsberater setzt sich zuerst mit Ihrem Unternehmen auseinander, versteht Ihre Bedürfnisse sowie Ziele und vermittelt Ihnen das notwendige Wissen, Ihre Prozesse lösungs- und zielorientiert zu optimieren. Sie erhalten einen strukturierten Plan mit Lösungen und Digitalisierungsstrategien, die auf Ihre Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten sind. Ein Berater berücksichtigt ebenfalls die Tatsache, dass so ein Digitalisierungsprozess einige Jahre dauern kann, in denen er Ihnen zur Seite steht.
Auch wenn Sie mal Momente haben sollten, wo Sie nicht weiterwissen und sich ratlos fühlen – was durchaus mal passieren kann – haben Sie einen Experten, der Sie immer wieder auffängt und Ihnen den Weg weist – auch über mehrere Jahre hinweg. Gerade dann, wenn man das Handtuch werfen will, ist es immer ratsam, jemand an der Seite zu haben, der Sie wieder aus dem Dickicht lotst.
Ein Berater steht Ihnen stets zur Seite und ist wie ein Co-Pilot, der Sie auf Ihrer digitalen Reise unterstützt, bis Sie gelernt haben, selbst zu fliegen. Also: vermeiden Sie Planlosigkeit und investieren Sie in einen guten und für Sie passenden Digitalisierungsberater!
Ein digitaler Experte stehen Ihnen als Ihr fester Partner zur Seite und
unterstützt Sie dabei, Ihre Digitalisierungsstrategien erfolgreich umzusetzen.
Falsche Kosteneinschätzung
Wie viel eine Digitalisierung im Unternehmen kostet, ist schwer einzuschätzen, da die Kosten immer variieren können. Wir empfehlen Ihnen hierfür ein Standardprogramm – das ist eine Art Servicepaket, das strukturierte Vorgehensweisen und bewährte Methodiken enthält inklusive Service zur Implementierung der Lösungen sowie Beratung. Sie können mit solch einem Servicepaket Ihre Timeline planen und Kosten kalkulieren.
Ein “Servicepaket” beinhaltet in der Regel standardisierte Vorgehensweisen und
bewährte Methodiken, um Ihren Digitalisierungsprozess gelingsicher zu machen.
Auf den „richtigen“ Moment warten
Digitalisierung lässt sich nicht „mal nebenbei“ machen, denn sie kostet Zeit, die man sich auch nehmen muss. Jedoch ist das ständige Aufschieben auf einen späteren Zeitpunkt auch keine Lösung. Sich gar nicht darum zu kümmern, und dann alles auf einmal zu machen, wäre, aus unserer Sicht, ebenfalls die falsche Strategie. Das kann schnell zu überwältigend werden, zumal Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls an Bord holen und diese sich darauf einstellen müssen, und es kann schließlich zu Zweifeln, Unklarheit und Chaos führen. Wir finden, den „perfekten“ Zeitpunkt gibt es nicht – es empfiehlt sich stattdessen, in kleinen Schritten anzufangen und dann bei Bedarf darauf aufzubauen. Eine bereits vorhandene IT-Infrastruktur zu erweitern und auszubauen geht vor allem mit z.B. Microsoft-Lösungen sehr gut – sie sind modular, hochskalierbar und passen sich Ihrem Unternehmenswachstum an. Erfahren Sie hier mehr über unser Microsoft Lösungsportfolio.
Fazit
Digitalisierung ist sehr umfassend und wirkt komplex – muss es aber nicht sein, wenn Sie die oben genannten Fehler vermeiden und dabei auf ein paar Dinge achten.
Generell gilt jedoch: wer einen schlechten Prozess digitalisiert, der erhält auch einen schlechten digitalen Prozess. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre vorhandenen Geschäftsprozesse gut kennen, bevor Sie die entsprechenden Digitalisierungsmaßnahmen einführen. Schauen Sie dabei, dass Sie konkrete Probleme in Ihrem Unternehmen adressieren, die es zu lösen gilt durch digitalisierte Prozesse, die viele positive Effekte auf Ihren Geschäftserfolg haben.
Machen Sie den digitalen Wandel als Geschäftsführer aber nicht im Alleingang, sondern holen Sie Ihre gesamte Belegschaft ab. Ihre Mitarbeiter sind auch gleichzeitig Ihre Kooperationspartner, die Ihr Unternehmen mit am besten kennen sollten – und somit auch entsprechende Engpässe und Herausforderungen vielleicht sogar besser kennen als Sie, da sie eventuell tagtäglich damit konfrontiert werden. Anschließend sollten Sie sich einen digitalen Partner an Ihre Seite holen, der Sie bei allen Belangen mit seiner Expertise und jahrelanger Erfahrung Rund um die Digitalisierung unterstützen und begleiten kann.
