In der heutigen Geschäftswelt spielt die Personalabteilung (HR) eine zentrale Rolle bei der Schaffung und Erhaltung einer produktiven und motivierten Belegschaft. Die Anforderungen an HR-Teams haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert: Von der traditionellen Verwaltung von Mitarbeiterakten hin zur strategischen Gestaltung der Unternehmenskultur. Dabei ist es entscheidend, dass HR-Abteilungen mit den richtigen Werkzeugen und Funktionen ausgestattet sind, um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden.
Ein effektives HR & Mitarbeiter Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die reibungslos ineinandergreifen müssen. Dazu gehören die Rekrutierung und Eingliederung neuer Mitarbeiter, die Verwaltung von Personaldaten, die Förderung der Mitarbeiterentwicklung sowie die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Dynamische HR-Lösungen bieten hierbei umfangreiche Automatisierungen und Integrationen, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Genauigkeit und Transparenz verbessern.
In diesem Beitrag werden die wesentlichen Kernfunktionen beleuchtet, die jede HR-Abteilung in der heutigen Arbeitswelt haben sollte. Dabei wird insbesondere auf die Vorteile von integrierten und automatisierten HR-Systemen eingegangen, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten ermöglichen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und somit einen positiven Beitrag zum Gesamterfolg Ihres Unternehmens zu leisten.
Warum ist HR-Automatisierung wichtig?
Die Integration und Automatisierung von HR-Prozessen sind entscheidend für die Effizienz und Genauigkeit in der Personalabteilung. Durch die Nutzung moderner HR-Systeme, wie HR Management für Dynamics 365, können verschiedene Funktionen nahtlos miteinander verknüpft werden. Dies ermöglicht nicht nur eine verbesserte Datenintegrität und -aktualität, sondern reduziert auch den manuellen Aufwand und die Fehlerquote erheblich.
HR-Abteilungen werden zunehmend datengetrieben arbeiten und fundierte Entscheidungen auf Basis umfangreicher Analysen treffen können. Die personalisierte Mitarbeiterbetreuung und -entwicklung wird durch maßgeschneiderte Weiterbildungsangebote und gezielte Karriereplanung weiter verbessert.
Welchen Mehrwert bietet die Automatisierung für bestehende HR-Prozesse?
Automatisierte Prozesse, wie die automatische Übernahme von Bewerberdaten oder die automatisierte Zeiterfassung, entlasten die HR-Mitarbeiter und ermöglichen es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte tragen ebenfalls zur Effizienzsteigerung bei, indem sie die Selbstverwaltung von Daten und Prozessen ermöglichen.
Welche Kernfunktionen fordert ein moderner Arbeitsplatz?
Die Kernfunktionen, die ein moderner Arbeitsplatz fordert, werden von der digitalen Lösung optimal abgebildet. Wir haben die wichtigsten hier für Sie zusammengetragen:
1. Recruiting und Onboarding
Das Modul für Recruiting und Onboarding ist essenziell, um den gesamten Prozess der Bewerberauswahl und -eingliederung effizient zu gestalten. Es umfasst folgende Bereiche:
- Bewerbermanagement: Verwaltung von Bewerbungen, Sichtung und Auswahl der Kandidaten.
- Stellenplanung: Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen.
- Arbeitsverträge: Vorbereitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen.
- Onboarding-Prozesse: Unterstützung neuer Mitarbeiter vom ersten Tag bis zum Ende des Onboarding-Prozesses.
Anwendungsbeispiel
Ein Beispiel für die Effizienz des Recruiting und Onboarding-Moduls zeigt sich in der nahtlosen Integration von Bewerbungen:
- Automatische Übernahme von Bewerbungen: Bewerbungen, die über die Unternehmenswebsite eingehen, werden automatisch in das Recruiting-Modul überführt. Dies spart Zeit und minimiert die Fehlerquote bei der Dateneingabe.
- Integration mit Personalverwaltung: Wird ein Bewerber eingestellt, werden seine Daten mit einem Klick an die Personalverwaltung weitergegeben. Dies umfasst alle notwendigen Informationen, sodass der neue Mitarbeiter sofort in das System integriert wird und alle relevanten Prozesse gestartet werden können.
- Automatische Updates und Benachrichtigungen: Neue Mitarbeiter erhalten automatisch alle notwendigen Informationen und Schulungsunterlagen, und ihre Anwesenheitszeiten werden direkt in das Zeitwirtschaftsmodul überführt.
2. Personalverwaltung und Automatisierung
Ein moderner Arbeitsplatz fordert eine effektive Personalverwaltung – hier werden alle wichtigen Funktionen für die Mitarbeiterorganisation zur Verfügung gestellt. Dazu gehören:
- 360° Digitale Personalakte*: Vollständige Einsicht in alle Daten und Dokumente eines Mitarbeiters.
- Automatisierung von Routinetätigkeiten: Reduktion von zeitaufwendigen Routineaufgaben durch Softwareautomatisierung.
- Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte: Zugriff auf wichtige Funktionen und Daten durch komfortable Self-Services-Portale.
Anwendungsbeispiel
In HR für Dynamics werden viele Prozesse automatisiert und zentral verwaltet:
- Automatisierte Übertragung von Vertriebsprovisionen: Vertriebsergebnisse werden automatisch zur Lohnabrechnung weitergeleitet.
- Zentralisierte Personalakten: Alle Informationen, einschließlich Dokumenten und Daten aus anderen Abteilungen, sind an einem Ort zugänglich.
- Self-Services: Mitarbeiter und Führungskräfte können ihre Daten und Prozesse selbst verwalten, was die HR-Abteilung entlastet.
3. Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist der zentrale Einstiegspunkt für die Mitarbeiteradministration und bietet:
- Zentrale Speicherung von Mitarbeiterinformationen: Alle relevanten Daten sind digital und strukturiert verfügbar.
- Integration mit anderen Abteilungen: Zugriff auf Daten und Dokumente aus verschiedenen Abteilungen.
Anwendungsbeispiel
- Zentralisierung von Mitarbeiterdaten: Alle Informationen, von Provisionen über Stundenbuchungen bis hin zu Fehlzeiten, sind an einem Ort verfügbar.
- Automatisierte Datenaktualisierung: Informationen werden automatisch und in Echtzeit aktualisiert und synchronisiert, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
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4. Mitarbeiterentwicklung
Ein moderner Arbeitsplatz umfasst häufig eine hohe Nachfrage nach Weiterentwicklung für Mitarbeiter; dieses Modul unterstützt das Talent Management und umfasst:
- Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen: Verwaltung und Dokumentation von Leistungs- und Entwicklungsgesprächen.
- Weiterbildung und eLearning: Organisation und Bereitstellung von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen.
Anwendungsbeispiel
- Verwaltung von Schulungsmaßnahmen: Von der Auswahl der Anbieter bis zur Erstellung von Zertifikaten.
- eLearning-Kurse: Verwaltung der Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter sowie erworbener und vorhandener Skills.
5. Zeitwirtschaft
Das Modul Zeitwirtschaft erfasst und verwaltet die Anwesenheit und Arbeitsleistung der Mitarbeiter:
- Zeiterfassung: Verschiedene Methoden zur Erfassung der Arbeitszeiten.
- Regelwerke für Pausen und Arbeitszeiten: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Regelungen.
Anwendungsbeispiel
- Alternative Zeiterfassung: Sechs verschiedene Methoden zur Zeiterfassung stehen zur Verfügung.
- Automatisierte Einhaltung von Regeln: Pausen- und Arbeitszeitregelungen werden automatisch überwacht und eingehalten.
6. Urlaub und Abwesenheit
Dieses Modul ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit:
- Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten: Self-Services für die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten.
- Genehmigungsprozesse: Automatisierte Genehmigungsprozesse für urlaubs- und abwesenheitsbezogene Anträge.
Anwendungsbeispiel
- Mobile Nutzung: Anträge und Genehmigungen können mobil und im Home Office eingereicht und bearbeitet werden.
- Kalenderintegration: Verfügbarkeiten werden automatisch in Kalendern aktualisiert.
7. Reporting und Auswertung
Dieses Modul bietet Echtzeitauswertungen und Berichte zu allen HR-Bereichen:
- Echtzeitauswertungen: Diagramme und Tabellen zu Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstagen, Recruitingprozessen und Weiterbildungsbedarf.
- Berichte und Dashboards: Umfangreiche Berichte und Dashboards zur Überwachung und Analyse.
Anwendungsbeispiel
- Fristen Dashboards: Verfolgung zeitkritischer Vorgänge über Dashboards in Outlook oder Webbrowser.
- Detailberichte: Detaillierte Berichte zu spezifischen Mitarbeitern oder Gruppen.
Ein moderner Arbeitsplatz stellt eine Herausforderung dar, doch mit den richtigen Kernfunktionen ausgestattet, können HR-Abteilungen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch einen bedeutenden Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens leisten. Nutzen Sie die vorgestellten Erkenntnisse und Technologien, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und so die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken.
Evaluieren Sie noch heute Ihre bestehenden HR-Prozesse und prüfen Sie, welche Bereiche durch HR-Lösungen optimiert werden können. Unsere Berater stehen für eine kostenfreie HR Erstberatung zur Verfügung!
