EU-Entgelttransparenz 2026: Was HR jetzt konkret tun sollte

Das Thema Entgelttransparenz ist in vielen HR-Teams angekommen. Nicht als akute Krise, aber als dauerhaftes Hintergrundrauschen. 2026 wirkt noch ein Stück entfernt und gleichzeitig nah genug, um zu spüren: Das wird relevant. Viele Head-of-HR kennen diese Situation. Es gibt erste Fragen aus dem Management, vereinzelte Nachfragen von Mitarbeitenden, Hinweise aus Legal oder Finance. Noch ist nichts eskaliert. Aber klar ist: Abwarten fühlt sich nicht mehr richtig an.

Dieser Artikel ordnet ein, was mit der EU-Entgelttransparenz auf Unternehmen zukommt. Und vor allem: welche konkreten Schritte HR jetzt angehen sollte, um vorbereitet zu sein. Ohne Aktionismus und ohne Überforderung.

Warum Entgelttransparenz für HR jetzt Priorität bekommt

Mit der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie verändert sich nicht nur die rechtliche Lage. Es verändert sich auch die Erwartungshaltung.  Mitarbeitende vergleichen stärker. Führungskräfte werden früher in Gehaltsfragen involviert. Und HR rückt stärker in die Rolle der erklärenden, moderierenden Instanz. Entgelttransparenz ist damit kein klassisches Compliance-Thema mehr. Es berührt Kultur, Vertrauen und die Glaubwürdigkeit von HR-Entscheidungen. Viele HR-Leitungen spüren genau das. Nicht, weil sie die Richtlinie im Detail gelesen haben. Sondern weil Gespräche anspruchsvoller werden und sich nicht mehr mit Standardsätzen beantworten lassen.

Was mit der EU-Entgelttransparenz konkret auf Unternehmen zukommt

Ziel der EU-Entgelttransparenz ist es, geschlechtsbezogene Entgeltunterschiede sichtbar und erklärbar zu machen. Der Fokus liegt dabei nicht auf individueller Offenlegung einzelner Gehälter. Sondern auf struktureller Fairness. Kernpunkte der Richtlinie sind unter anderem:

• Transparenz über Entgeltstrukturen
• Vergleichbarkeit von Arbeit und Rollen
• objektive, geschlechtsneutrale Kriterien für Vergütungsentscheidungen

Für HR bedeutet das: Nicht jede Differenz ist problematisch. Problematisch wird es dort, wo Unterschiede nicht begründet werden können. Genau hier verschiebt sich die Arbeit. Von reiner Berechnung hin zu Erklärbarkeit.

Zeitplan und Einordnung: Ab wann wird es relevant?

Auch wenn Details national unterschiedlich umgesetzt werden, ist die Richtung klar. Unternehmen sollten sich nicht erst mit der finalen nationalen Gesetzgebung befassen. Denn die Vorbereitung braucht Zeit.

Meilenstein	Zeitraum	Bedeutung für HR	Mögliche Konsequenzen bei Nichterfüllung
EU-Richtlinie beschlossen	2023	Rahmen ist gesetzt	Noch keine direkten Folgen
Nationale Umsetzung	bis 2026	Anforderungen werden konkret, HR muss vorbereitet sein	Steigender Anpassungsdruck, wenig Vorlauf
Erste Berichtspflichten	ab 2026 (gestaffelt nach Unternehmensgröße)	Entgeltstrukturen müssen erklärbar und dokumentiert sein	Beanstandungen durch Behörden, Aufforderung zur Nachbesserung
Fortlaufende Transparenzpflichten	danach regelmäßig	Prozesse und Daten müssen dauerhaft belastbar bleiben	Sanktionen, Bußgelder oder aufsichtsrechtliche Maßnahmen (national geregelt)
Beschwerden oder Klagen von Mitarbeitenden	jederzeit möglich	HR muss Unterschiede begründen können	Beweislast liegt beim Arbeitgeber, Reputations- und Vertrauensverlust

Für HR heißt das nicht: sofort handeln. Aber: jetzt beginnen, Strukturen zu verstehen.

Wo HR-Teams in der Praxis ins Stolpern geraten

In Gesprächen zeigt sich immer wieder ein ähnliches Bild. Die größten Herausforderungen liegen selten in fehlendem Willen. Sondern in gewachsenen Strukturen. Rollen sind über Jahre entstanden. Titel wurden angepasst, Aufgaben verschoben, Verantwortung erweitert. Gehälter folgten dabei oft individuellen Entscheidungen. Das funktioniert im Alltag gut.

Bis jemand fragt, warum zwei vergleichbare Rollen unterschiedlich vergütet sind. Spätestens dann wird klar: Die Daten sind da. Aber die Geschichte dahinter fehlt. HR steht dann zwischen den Stühlen. Zwischen Führungskräften, die Entscheidungen erklären sollen. Und Mitarbeitenden, die nachvollziehbare Antworten erwarten.

Was HR jetzt konkret tun sollte

1. Löhne nachvollziehbar machen

Im Kern geht es nicht darum, ob Gehälter unterschiedlich sind, sondern warum. HR sollte deshalb klären:

• Nach welchen objektiven Kriterien entstehen Gehaltsunterschiede heute tatsächlich?

• Welche Rolle spielen:

  • Verantwortung und Aufgabenbreite

  • Markt- und Knappheitsfaktoren

  • individuelle Entwicklung oder Performance

• Welche Entscheidungen sind historisch gewachsen und nie sauber dokumentiert worden?

• Wo gibt es Unterschiede, die erklärbar sind und wo solche, bei denen selbst HR ins Stocken gerät?

Wichtig dabei: Nicht jede Unschärfe ist ein Problem. Ein Problem entsteht erst dann, wenn Unterschiede nicht begründet werden können.

2. Rollenvergleichsgruppen schaffen ohne alles neu zu bauen

Entgelttransparenz setzt Vergleichbarkeit voraus. Genau hier wird es für viele Organisationen schwierig. HR sollte sich fragen:

• Welche Rollen vergleichen Mitarbeitende heute implizit miteinander?

• Wo gibt es:

  • gleiche Titel mit sehr unterschiedlicher Verantwortung?

  • unterschiedliche Titel mit faktisch ähnlicher Arbeit?

• Welche Rollen lassen sich sinnvoll zu Vergleichsgruppen bündeln?

• Wo fehlen klare Kriterien, um „gleichwertige Arbeit“ zu definieren?

Das Ziel ist keine perfekte Jobarchitektur. Sondern eine Logik, die Vergleiche nachvollziehbar macht. Und das auch für Außenstehende.

3. Daten so vorbereiten, dass Gespräche möglich werden

Mit Entgelttransparenz steigen nicht nur Berichtspflichten. Vor allem steigen die Rückfragen. HR sollte daher prüfen:

• Sind Gehaltsdaten konsistent über Bereiche, Länder und Systeme hinweg?

• Lassen sich Unterschiede kontextualisieren, nicht nur anzeigen?

• Ist nachvollziehbar:

  • wer wann welche Entscheidung getroffen hat?

  • auf welcher Grundlage?

• Gibt es klare Spielräume und sind diese bewusst definiert?

Denn in der Praxis zeigt sich: Der technische Bericht ist selten das Problem. Die anschließende Diskussion fast immer.

4. Führungskräfte vorbereiten und Verantwortung klären

Entgelttransparenz wird im Alltag nicht von HR „ausgerollt“. Sie wird in Gesprächen gelebt. HR sollte deshalb frühzeitig klären:

• Welche Fragen werden Führungskräfte künftig häufiger hören?

• Welche Antworten sind konsistent – und welche nicht?

• Wo braucht es klare Leitlinien, um individuelle Interpretationen zu vermeiden?

• Wer trägt welche Verantwortung:

  • für Daten?

  • für Kommunikation?

  • für Eskalationen?

Je besser Führungskräfte vorbereitet sind, desto weniger landet Entgelttransparenz als Konfliktthema bei HR.

Was HR jetzt bewusst nicht tun muss

Ein wichtiger Punkt zum Schluss: Entgelttransparenz bedeutet nicht sofortige Offenlegung aller Gehälter. HR muss nicht alles auf einmal lösen. Und auch keine perfekte Struktur schaffen. Entscheidend ist, jetzt anzufangen. Mit Klarheit. Mit Struktur. Und mit realistischen Erwartungen.

Fazit

Die EU-Entgelttransparenz macht sichtbar, was in vielen Organisationen ohnehin existiert. Unterschiede, Entscheidungen, historische Entwicklungen. Für HR ist das eine Herausforderung. Aber auch eine Chance. Wer sich jetzt strukturiert mit Rollen, Kriterien und Daten auseinandersetzt, schafft Orientierung. Nicht nur für kommende Berichtspflichten. Sondern für eine fairere, erklärbare HR-Arbeit im Alltag.