„Das machen wir noch schnell mit.“ Wie Zusatzwünsche Ihre Projektmarge belasten

Ein zusätzlicher Bericht, eine weitere Schnittstelle oder eine Anpassung kurz vor der Abnahme: Im Kundengespräch wirkt der Wunsch überschaubar. Das Projektteam beginnt mit der Umsetzung. Erst später wird deutlich, dass Entwicklung, Tests und Abstimmung mehr Aufwand verursachen als erwartet.

Wenn zusätzliche Leistungen nicht als solche erfasst werden, trägt Ihr Unternehmen die Kosten. Change Request Management hilft, Änderungen transparent zu bewerten und mit dem Kunden zu vereinbaren, bevor daraus ungeplanter Aufwand entsteht.

Was ist Change Request Management?

Change Request Management ist der geregelte Umgang mit Änderungsanforderungen im Projektmanagement. Dabei wird geprüft, wie eine gewünschte Änderung den vereinbarten Leistungsumfang, den Aufwand, die Kosten und den Zeitplan beeinflusst.

Anschließend entscheiden die zuständigen Personen, ob und unter welchen Bedingungen die Änderung umgesetzt wird. Eine Änderungsanforderung ist damit zunächst ein Vorschlag, noch kein Arbeitsauftrag.

Das Ziel ist, Weiterentwicklungen zu ermöglichen und ihre Konsequenzen für beide Seiten nachvollziehbar zu machen.

Wann wird ein Kundenwunsch zur Zusatzleistung?

Die entscheidende Frage lautet: Gehört die Anforderung bereits zum vereinbarten Leistungsumfang?

Dafür braucht das Team eine belastbare Grundlage. Angebote, Leistungsbeschreibungen, dokumentierte Annahmen und Abnahmekriterien müssen ausreichend konkret sein. Fehlt diese Klarheit, entstehen Diskussionen darüber, was ursprünglich gemeint war.

Eine fehlerhaft umgesetzte, vereinbarte Funktion ist anders zu behandeln als eine neue Anforderung. Auch eine fachliche Präzisierung ist nicht automatisch eine kostenpflichtige Änderung. Diese Einordnung sollte erfolgen, bevor das Team eine Zusage macht.

Bei projektbasierten Beratungs- und IT-Dienstleistungen wird diese Grenze besonders schnell unscharf. Kundenbedürfnisse entwickeln sich während der Umsetzung weiter. Gleichzeitig möchten Mitarbeitende helfen und das Projekt voranbringen. Ohne abgestimmtes Vorgehen entstehen daraus Leistungen, deren Vergütung ungeklärt bleibt.

Warum kleine Änderungen größere Auswirkungen haben

Die reine Umsetzungszeit bildet den tatsächlichen Aufwand selten vollständig ab. Eine zusätzliche Schnittstelle kann auch Anpassungen am Datenmodell, neue Testfälle, Dokumentation und weitere Abstimmungen erfordern.

Hinzu kommen Auswirkungen auf andere Aufgaben. Wird eine Fachkraft kurzfristig für einen Zusatzwunsch eingesetzt, verschieben sich möglicherweise bereits zugesagte Arbeitspakete. Der Terminplan verändert sich, obwohl die einzelne Anforderung zunächst unkritisch erschien.

Besonders problematisch ist Scope Creep: Der Projektumfang wächst schrittweise, ohne dass Budget, Ressourcen und Termine entsprechend angepasst werden. Jede Änderung wirkt klein. In der Summe entsteht ein anderes Projekt als ursprünglich kalkuliert.

Ein schlanker Prozess für Änderungsanforderungen

1. Die Anforderung eindeutig erfassen

Dokumentieren Sie, was geändert werden soll, welchen geschäftlichen Zweck die Änderung erfüllt und wer sie angefragt hat. Die Beschreibung muss so konkret sein, dass Kunde und Projektteam dasselbe Ergebnis erwarten.

2. Auswirkungen vollständig bewerten

Prüfen Sie neben dem Umsetzungsaufwand auch Tests, Abhängigkeiten, Ressourcen und Terminverschiebungen. Halten Sie Annahmen und offene Fragen fest. Eine Schätzung mit ungeklärten Voraussetzungen sollte auch als solche erkennbar sein.

3. Eine Entscheidung herbeiführen

Der Kunde benötigt eine verständliche Entscheidungsgrundlage: Was wird zusätzlich geliefert? Welche Kosten entstehen? Welche Termine verändern sich? Auch eine Verschiebung oder der Austausch gegen eine andere Leistung kann sinnvoll sein.

Die Freigabe sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Für dringende Fälle braucht es eine klar geregelte Ausnahme mit festgelegter Entscheidungsbefugnis.

4. Planung und Abrechnung aktualisieren

Nach der Genehmigung muss die Änderung im Projektalltag ankommen. Aufgaben, Ressourcenplanung und Budget sind anzupassen. Zusätzliche Aufwände sollten der freigegebenen Änderung zugeordnet werden können.

Wird nur die Zustimmung abgelegt, während das Team mit dem alten Plan weiterarbeitet, bleibt die wirtschaftliche Steuerung unvollständig.

Welche Rolle spielt Dynamics 365 Project Operations?

Für Unternehmen, die Dynamics 365 Project Operations einsetzen, sollte der Änderungsprozess mit der operativen Projektsteuerung verbunden werden. Eine Freigabe im E-Mail-Postfach allein stellt noch nicht sicher, dass Zusatzleistungen in Planung und Abrechnung berücksichtigt werden.

Legen Sie fest, wie genehmigte Änderungen in Ihrer Systemlandschaft abgebildet werden: Welche Projektinformationen werden aktualisiert? Wie werden zusätzliche Leistungen zugeordnet? Wo ist der Bezug zur Kundenvereinbarung nachvollziehbar?

Die konkrete Umsetzung hängt von Ihrer Vertragsstruktur, den eingesetzten Funktionen und der Konfiguration ab. Entscheidend ist eine durchgängige Verbindung zwischen Anforderung, Entscheidung, Umsetzung und kaufmännischer Verarbeitung.

Woran Sie erkennen, ob Ihr Prozess funktioniert

Ein wirksames Change Request Management lässt sich an konkreten Fragen überprüfen: Wie viele Änderungen werden vor Beginn der Arbeiten entschieden? Welche Zusatzaufwände entstehen ohne Freigabe? Werden genehmigte Leistungen tatsächlich abgerechnet?

Prüfen Sie außerdem, wie lange Entscheidungen dauern. Ein schwerfälliger Prozess kann dazu führen, dass Mitarbeitende ihn umgehen. Für kleine Änderungen kann deshalb ein vereinfachtes Verfahren mit klaren Wert- und Entscheidungsgrenzen sinnvoll sein.

Klare Vereinbarungen entlasten auch die Kundenbeziehung

Transparente Änderungsprozesse geben Kunden eine Wahl. Sie können entscheiden, ob ein zusätzlicher Nutzen den Aufwand rechtfertigt oder ob andere Anforderungen Vorrang haben.

Ihr Projektteam erhält gleichzeitig Klarheit darüber, welche Leistungen zugesagt sind und wann die Umsetzung beginnen darf. Das reduziert spätere Diskussionen über Rechnungen und verschobene Termine.

INKUBIT unterstützt Sie dabei, Projektprozesse und Dynamics 365 Project Operations aufeinander abzustimmen. Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist die Frage, an welcher Stelle Zusatzanforderungen heute den Weg in Ihre Planung und Abrechnung verlieren.

Häufige Fragen zum Change Request Management

Was ist der Unterschied zwischen Change Request und Scope Creep?

Ein Change Request ist eine ausdrücklich erfasste Änderungsanforderung. Scope Creep bezeichnet das schleichende Wachstum des Projektumfangs ohne entsprechende Anpassung der Vereinbarungen und Planung.

Muss jeder Änderungswunsch zusätzlich berechnet werden?

Nein. Zunächst muss geprüft werden, ob die Anforderung bereits vereinbart ist. Bei einer tatsächlichen Zusatzleistung kann anschließend über Vergütung, Priorisierung oder einen Leistungstausch entschieden werden.

Wer sollte einen Change Request freigeben?

Die Freigabe sollte durch Personen erfolgen, die über Leistungsumfang, Budget und Termine entscheiden dürfen. Zuständigkeiten und Entscheidungsgrenzen sollten zu Projektbeginn feststehen.