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Sämtliche Unternehmen unterliegen der Pflicht bestimmte Dokumente für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum revisionssicher zu archivieren. Mittlerweile ist es zum Glück nicht mehr notwendig ein riesiges Papierarchiv im Keller eines Unternehmens zu führen. Die Digitalisierung hält auch bei der revisionspflichtigen Archivierung Einzug. Mit SharePoint Online existiert die Möglichkeit den Aufbewahrungspflichten nach dem Handels- und Steuerrecht nachzukommen.

Revisionssichere Archivierung SharePoint

Generell gilt für revisionssichere Archivierung:

      • Dokumente müssen vollständig, unverändert und verlustfrei gespeichert werden.
      • Die Daten müssen jederzeit auffindbar und reproduzierbar sein.
      • Der Zugriff auf die Daten muss nachvollziehbar sein, um Manipulationen zu verhindern.

Doch wie im Detail wird die Archivierung im SharePoint umgesetzt? Lesen Sie nachfolgend die unterschiedlichen Möglichkeiten, die Ihnen SharePoint dabei bietet.

Record Center / Repository in SharePoint Online

Das Records Center ist eine eigene SharePoint Seite, die vom restlichen SharePoint getrennt ist und der zentrale Ort für sämtliche inaktiven Dokumente ist. Dorthin gelangen Dokumente, die nicht mehr relevant für die Arbeitsabläufe im Unternehmen sind. Nach dem Verschieben der Dokumente sind diese an keinem anderen Dokumentenort im SharePoint verfügbar und nur noch mit den entsprechenden Berechtigungen abrufbar. In diesem Bereich können ebenfalls die Kriterien für die Überwachung und die Ablauffristen festgelegt werden. Mithilfe einer Dokumenten-ID können Informationen auch nach dem Kopieren in das Repository gefunden, da diese einmal vergeben und beibehalten wird.

Revisionssichere Archivierung

Für die unterschiedlichen Datensatztypen können unterschiedliche Richtlinien gelten. Damit die Verwaltung vereinfacht werden kann, können Datensatzbibliotheken erstellt werden für die einheitliche Richtlinien gültig sind. Alternativ können Inhaltstypen erstellt werden, die dafür verwendet werden Datensätze mit eindeutigen Eigenschaften zu versehen.

In Place Records in SharePoint Online

Bei dieser Methode bleiben die Daten an dem Ort, an dem sie ursprünglich abgelegt wurden und werden nicht verschoben. Diese Variante ermöglicht eine direkte Datensatzverwaltung und individuelle Abstimmung der einzelnen Dokumente. Selbstverständlich bedeutet es auch mehr Aufwand, weil die Daten nicht mehr einfach in ein Archiv verschoben werden. Vorteil ist, dass die Dokumente für die Mitarbeiter weiterhin abrufbar bleiben (selbstverständlich abhängig von den Berechtigungen). Dafür erschwert es die Revision, weil ein zentrales Archiv nicht mehr verfügbar ist.

Kombination der beiden Varianten

Hier werden die Dokumente zuerst an der Stelle gehalten, an der sie ursprünglich abgelegt wurden, mit der Möglichkeit einer individuellen Abstimmung. Nach einer vorher definierten Zeitspanne werden die Dokumente jedoch in das Archiv verschoben und mit einer Dokumenten-ID versehen. In dem Archiv gelten die festgelegten Einstellungen und Berechtigungen.

Fazit

Welche Methode letztendlich die Beste ist, hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Je nach Organisation fällt die Antwort deshalb unterschiedlich aus.

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