Recruiting Prozesse automatisieren in der Gebäudetechnik

Nach der Entscheidung, Personio nicht weiter einzusetzen, entstand die Anforderung, Recruiting Prozesse neu zu organisieren und zuverlässig in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Der Fokus lag auf einer klaren Verwaltung von Stellenanzeigen und Bewerbern, ohne ein separates Bewerberportal einzuführen. Gleichzeitig sollten eingehende Bewerbungen aus unterschiedlichen E Mail Postfächern automatisiert erfasst werden, um manuelle Aufwände im Recruiting zu reduzieren.

INKUBIT unterstützte den Kunden, das Industrieunternehmen im Bereich Gebäudetechnik, mit einer gezielten Beratungsleistung zur Automatisierung zentraler Recruiting Prozesse im Mittelstand. Grundlage war eine strukturierte Best Practice Einführung von Hubdrive HR Management for Dynamics mit klarem Fokus auf das Recruiting Modul.

Im Projektverlauf wurden folgende Schritte umgesetzt:

• Fachlicher Workshop zur Abbildung der Recruitingprozesse

• Schnelle Best Practice Einführung zur operativen Nutzung

• Automatisierte Verarbeitung eingehender Bewerbungen per E Mail mit direkter Übernahme ins System

Die Lösung wurde bewusst schlank konzipiert und exakt an den tatsächlichen Bedarf angepasst, um eine schnelle Entlastung im Recruiting zu erreichen.

Durch die Automatisierung zentraler Recruiting Prozesse konnte der Kunde die tägliche Arbeit im Bewerbermanagement deutlich vereinfachen und strukturieren. Eingehende Bewerbungen werden heute systematisch erfasst und zentral verarbeitet, unabhängig davon, über welche E Mail Adresse sie eingehen. Das schafft Transparenz im gesamten Recruitingprozess und reduziert Medienbrüche spürbar.

Recruiter arbeiten nun ausschließlich in einem System und haben jederzeit einen konsistenten Überblick über offene Stellen, Bewerbungsstände und relevante Informationen. Manuelle Tätigkeiten wie das Übertragen von Bewerberdaten oder das Zusammenführen unterschiedlicher Informationsquellen entfallen weitgehend. Dadurch bleibt mehr Zeit für qualitative Aufgaben im Recruiting, etwa die Bewertung von Kandidaten oder die Abstimmung mit Fachbereichen.

Gleichzeitig sorgt der klar strukturierte Prozess für eine höhere Verlässlichkeit im Tagesgeschäft. Bewerbungen gehen nicht mehr verloren, Bearbeitungsstände sind jederzeit nachvollziehbar, und der gesamte Ablauf ist weniger fehleranfällig. Die Lösung unterstützt damit nicht nur Effizienz, sondern auch eine professionelle und konsistente Arbeitsweise im Recruiting.