Unser Kunde, ein IT-Beratungsunternehmen, das sich auf die Optimierung von SAP-Investitionen und Business Intelligence spezialisiert hat, stand vor einer herausfordernden Aufgabe: In der HR-Abteilung gab es keine integrierte Lösung zur effizienten Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Diese Situation führte zu Komplikationen und ineffizienten Prozessen, die das Wachstum des Unternehmens behinderten. In einer Geschäftsumgebung, in der Zeit und Ressourcen kostbar sind, war es für den Kunden unerlässlich, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen.
Herausforderungen
Die Hauptanforderungen des Kunden in der IT-Beratung waren:
- Die Implementierung einer vollständigen HR-Verwaltungslösung.
- Digitale Personalakte und Abwesenheitsmanagement sollten nahtlos integriert werden.
- Nutzung eines mitgelieferten Recruiting Portals.
Die Kundenanforderungen waren klar definiert:
- Einführung einer umfassenden HR-Verwaltungslösung.
- Integration der digitalen Personalakte und des Abwesenheitsmanagements.
- Nutzung eines integrierten Recruiting Portals.
Projektumsetzung: Die Strategie zur Lösung
Unser Team ging strategisch vor, um die Herausforderungen zu bewältigen:
Zunächst erfolgte die Einrichtung der technischen Infrastruktur für die Lösung. Best-Practice-Sitzungen wurden organisiert, um den Kunden mit den Standardfunktionen der Lösung vertraut zu machen. Anschließend wurden Anforderungsworkshops durchgeführt, um die spezifischen Bedürfnisse für das Recruiting Portal zu ermitteln. Nach der erfolgreichen Abnahme des Kunden begann die Umsetzung, wobei die Kommunikation vorwiegend über E-Mail und Microsoft Teams erfolgte. Im Rahmen dessen wurde das Recruiting Portal technisch eingerichtet und an die Anforderungen schrittweise angepasst. Nun konnte die Integration des Portals in die Firmenwebseite erfolgen und erfolgreich abgeschlossen werden.
Mit INKUBIT haben wir unsere Datenstrategie neu aufgestellt. Die Kombination aus moderner Technologie und gezieltem Enablement bringt uns Geschwindigkeit, Flexibilität – und echte Unabhängigkeit.
Die Ergebnisse mit INKUBIT
Durch die Einführung der automatisierten Bewerbungsverarbeitung konnte der Kunde eine erhebliche Zeitersparnis erzielen. Bewerbungen, die zuvor manuell und zeitaufwendig bearbeitet wurden, werden nun nahtlos in das System überführt. Diese Effizienzsteigerung versetzte das HR-Team in die Lage, sich stärker auf strategische HR-Aufgaben zu konzentrieren und so einen messbaren Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
Auch die Urlaubsverwaltung wurde durch das neue System deutlich vereinfacht und transparenter gestaltet. Mitarbeitende können ihre Urlaubstage nun unkompliziert beantragen, während das Management jederzeit einen klaren Überblick über Verfügbarkeiten behält. Dies erhöhte nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern verbesserte zugleich die Planungs- und Steuerungssicherheit im Unternehmen.
Die Einführung der digitalen Personalakte sowie deren Anbindung an das Dokumentenmanagement über SharePoint steigerte die Effizienz im gesamten Unternehmen nachhaltig. Alle relevanten Dokumente stehen zentral zur Verfügung, wodurch der Papieraufwand deutlich reduziert und die Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht wurde. In der Folge konnte der Kunde seine Arbeitsabläufe optimieren und insgesamt agiler und effizienter arbeiten.
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