Dynamics 365 Sales vs. Hubspot: Welches CRM passt besser zum Mittelstand?

CRM-Systeme gibt es viele – aber welches passt wirklich zu einem mittelständischen Unternehmen mit wachsenden Anforderungen? In diesem Artikel vergleichen wir zwei der bekanntesten Lösungen: Microsoft Dynamics 365 Sales und Hubspot. Dabei geht es nicht um theoretische Funktionen, sondern um den tatsächlichen Business Value: Skalierbarkeit, Automatisierung, Integration und Effizienz.

Zwei starke Marken – zwei unterschiedliche Ansätze

Hubspot wurde als Marketing-Plattform entwickelt und ist besonders im Bereich Inbound Marketing stark. Es überzeugt durch ein modernes Interface und einen einfachen Einstieg – ideal für kleinere Teams, die schnell starten wollen. Dynamics 365 Sales hingegen ist Teil des Microsoft-Ökosystems und auf komplexe Vertriebsprozesse, Skalierbarkeit und tiefgehende Auswertungen ausgelegt. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die strukturierte Prozesse abbilden und professionell skalieren möchten.

Nutzerführung und Alltagstauglichkeit

Hubspot bietet eine sehr intuitive Benutzeroberfläche, die auch ohne Schulung schnell verstanden wird. Dynamics 365 Sales verlangt etwas mehr Einarbeitung, bietet dafür aber mehr Kontrolle – etwa durch individuell anpassbare Ansichten, Formulare und Benutzerrollen. Wer mehrere Teams, Länder oder komplexe Abläufe managen muss, profitiert von dieser Flexibilität.

Automatisierung und Workflows

Im Bereich Automatisierung unterscheiden sich die Systeme deutlich. Hubspot bietet einfache Workflows für Standardfälle, vor allem im Marketing. Dynamics 365 Sales hingegen integriert Power Automate für unternehmensweite Prozesse, ermöglicht regelbasiertes Lead-Scoring, automatische Aufgabenverteilung und KI-gestützte Empfehlungen durch Microsoft Copilot. Besonders bei wachsenden Anforderungen ist das ein klarer Vorteil.

Integration in bestehende Systeme

Ein zentraler Unterschied liegt in der Integration. Hubspot funktioniert gut als Standalone-Lösung, muss für viele Unternehmensprozesse aber über Drittanbieter angebunden werden. Dynamics 365 Sales ist nahtlos in Outlook, Teams, Excel, SharePoint und Power BI eingebunden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Datensicherheit und Konsistenz.

Reporting und Analyse

Während Hubspot Standardberichte und einfache Dashboards anbietet, geht Dynamics 365 Sales deutlich weiter. Vertriebsberichte, Opportunity-Analysen und Customer-Journey-Auswertungen lassen sich mit Power BI kombinieren und in Echtzeit darstellen. Gerade bei datengetriebenen Entscheidungen im Vertrieb ist das ein entscheidender Vorteil.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Hubspot wirkt auf den ersten Blick günstiger – das Basismodell ist kostenlos. Doch sobald professionelle Funktionen wie Sales Automation oder Benutzerrollen benötigt werden, steigen die Kosten schnell. Dynamics 365 Sales startet kostenpflichtig, bietet aber von Anfang an ein klares Lizenzmodell und Funktionen, die auf langfristiges Wachstum ausgelegt sind. Für viele mittelständische Unternehmen ist das langfristig die wirtschaftlichere Lösung.

Fazit

Kriterium	Hubspot	Dynamics 365 Sales
Einstieg	Sehr einfach	Etwas komplexer
Skalierbarkeit	Begrenzter Funktionsumfang	Hoch skalierbar & anpassbar
Automatisierung	Basisfunktionen	Low-Code + KI mit Copilot
Integration Microsoft Tools	Extern über API	Native Integration
Reporting	Standard	Fortgeschritten / Power BI
Preis-Leistungs-Verhältnis	Gut bei sehr kleinen Teams	Besser bei wachsenden Teams

Für kleine Unternehmen mit einfachen Prozessen ist Hubspot ein schneller Einstieg ins CRM. Mittelständische Unternehmen, die wachsen wollen, mehrere Vertriebswege oder Teams abbilden und gleichzeitig tief integrieren und automatisieren möchten, sind mit Dynamics 365 Sales besser beraten. Die Lösung skaliert mit – funktional, technisch und organisatorisch.