5 Arten, Produktivität und Zusammenarbeit in Remote Teams zu steigern – mit Microsoft Collaboration Tools

Jedes Unternehmen profitiert von guter Zusammenarbeit und höherer Produktivität. Einige Unternehmen hatten bereits Home-Office als festen Bestandteil ihres Arbeitsmodells integriert. Für andere hingegen jedoch, ist dies noch ziemliches Neuland geprägt von großen Umbrüchen. Vor allem die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu getrieben, ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Dies gab vielen Arbeitgebern den Anlass zur Sorge, dass die Qualität der Kommunikation sowie Zusammenarbeit leidet und Mitarbeiter sich einsam fühlen.

Eine Studie der Standford University hat ergeben, dass Mitarbeiter, die zu 100% von zu Hause arbeiten, tatsächlich produktiver waren, sich jedoch oft einsam und isoliert fühlen. Dahingegen fühlten sich diejenigen, die zu 100 % im Büro arbeiteten, häufig abgelenkt.

Ersteres muss aber nicht sein, denn es gibt viele Möglichkeiten, eine erfolgreiche Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität in Teams zu fördern und zu sichern. Es bedarf lediglich an den richtigen Tools, die Mitarbeiter optimal unterstützen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie unterschiedliche Tools die Zusammenarbeit von Remote-Teams unterstützen und die Produktivität steigern. Als Microsoft Partner stellen wir Microsoft Tools vor, mit denen wir bereits langjährige Erfahrungen gemacht haben und die wir am effektivsten finden.

Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz entwickelt sich ständig weiter

Zuallererst bedeutet Zusammenarbeit, gemeinsam auf ein Projekt oder ein Ziel hinzuarbeiten, und sie ist heute wichtiger denn je. Doch eine erfolgreiche Zusammenarbeit verläuft nicht immer so reibungslos wie geplant. Manchmal fehlt es Teams an einer gemeinsamen Vision oder die Teammitglieder verstehen ihre Aufgaben nicht, was zu Verwirrung und Ineffizienz führt. 

Deshalb ist die Auswahl der richtigen Tools für die Zusammenarbeit so wichtig. Glücklicherweise hat sich die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz im Vergleich zu den Zeiten endloser E-Mail-Threads und immer wiederkehrender Meetings erheblich weiterentwickelt. Die heutigen Tools nutzen die Vorteile eines ständig verbundenen Netzwerks mit Echtzeitzugriff auf Dateien und Zusammenarbeit, die für verteilte Teams und hybride Arbeitsformen geeignet sind.

Sogenannte Collaboration Tools wie Videokonferenzen und Cloud-Computing-Software sind entstanden, um die Effizienz, Produktivität und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Die Bedeutung und Notwendigkeit von Collaboration Tools wurde vor allem während des Höhepunkts von COVID-19 deutlich. Viele Mitarbeiter waren nun gezwungen, über längere Zeiträume an entfernten Standorten zu arbeiten. Laut einer Umfrage von Gartner Inc. werden im Jahr 2021 fast 80 Prozent der Arbeitnehmer Collaboration Tools für ihre Arbeit nutzen, während es 2019 nur etwas mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer waren.

Es gibt viele Arten von Online Collaboration Tools, die Teams helfen, effektiv miteinander zu kommunizieren und koordiniert zu bleiben. Die richtigen Tools zur richtigen Zeit sorgen dafür, dass Teams effizienter arbeiten können und sich Mitarbeiter optimal unterstützt fühlen. Hier sind ein paar Tools, die dabei helfen können.

Fünf Arten von Tools für die Zusammenarbeit zur Verbesserung der Produktivität 

1. Projektmanagement-Tools, damit alles nach Plan läuft

Ganz gleich, ob Hochzeiten geplant oder Websites erstellt werden müssen. Die meisten Unternehmen haben sicher schon an großen Projekten gearbeitet, bei denen viele Leute ihren Teil beitragen müssen. Zum Glück gibt es Projektmanagement-Tools, die helfen, all diese Aufgaben effektiv zu bewältigen. Da jedes Projektmitglied Zugriff hat und Dashboards während eines Team Calls gesichtet werden können, werden Zusammenarbeit und Kommunikation im Team stets gestärkt. Zudem können durch eine Übersicht Ressourcen optimal verteilt und Budget verwaltet werden. Mitarbeiter können nämlich ihren Kenntnissen entsprechend einzelnen Projektaufgaben zugeteilt und finanzielle Ressourcen optimal verwaltet werden. Lesen Sie in unserem Blogpost, warum Microsoft über das beste Fachwissen im Bereich Projektmanagement verfügt.  

Projectsmanagement Tools für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team

Microsoft bietet zahlreiche Tools und Methoden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten.

2. Videokonferenzen bauen Beziehungen auf

Oftmals ist man in der Situation, dass eine wichtige Besprechung stattfinden soll, aber die Hälfte des Teams auf Reisen ist oder aus der Ferne arbeitet. Videokonferenzen sind eine Möglichkeit, alle Vorteile eines persönlichen Treffens zu nutzen, ohne die Kosten und Herausforderungen einer persönlichen Planung auf sich nehmen zu müssen. Entdecken Sie in diesem Beitrag spannende Features in Microsoft Teams. 

Zusammenarbeit mit Kollegen im Videocall beim Arbeiten im Home Office

Videokonferenzen mit Tools wie Microsoft Teams helfen Mitarbeitern, sich stets verbunden, involviert und engagiert zu fühlen – dabei bietet es viele Features, die die Zusammenarbeit im Team optimal unterstützen.

3. Per Chat werden Dinge schneller erledigt

Manchmal ist es am effizientesten, einfach eine kurze Frage zu stellen und eine prompte Antwort zu erhalten. Mit Instant-Messaging-Tools, die für das Büro entwickelt wurden, können Teammitglieder schnell einchecken und Probleme lösen.

Eine Chat-Unterhaltung zwischen Kollegen in Microsoft Teams.

Instant-Messaging-Tools wie Microsoft Teams bieten viele Optionen zum übersichtlichen Verfassen von Nachrichten an und sichern somit Produktivität.

4. Verzögerungen reduzieren - Dokumente in Echtzeit überprüfen und unterschreiben 

E-Mail-Ketten mit Anhängen und verwirrenden Bearbeitungen, die nicht in das Dokument oder die Präsentation einfließen, können vergessen werden. Mit der Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten können Teams gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten. Ganz gleich, ob es sich um ein Textdokument, eine Kalkulationstabelle oder eine PowerPoint-Präsentation handelt.

Zudem wird mit DocuSign der Workflow optimiert, indem Dokumente elektronisch unterschrieben werden - direkt aus den Microsoft-Applikationen heraus, die die meisten kennen und täglich benutzen. Hierbei muss nicht für jedes Dokument von App zu App gewechselt werden. Zum Unterschreiben muss also nicht mehr gedruckt, gescannt, gefaxt oder Dokumente per Post versenden werden.

Mit DocuSign können Vertragsprozesse zu 100% digital abgewickelt werden von überall, jederzeit und auf jedem Gerät. Durch Zeiteinsparung kann die Produktivität weiter erhöht werden.

Mit DocuSign können Vertragsprozesse zu 100% digital abgewickelt werden von überall, jederzeit und auf jedem Gerät. Durch Zeitersparnis kann die Produktivität gesteigert werden.

5. Cloudspeicher mit Versionskontrolle für mehr Organisation

Das Speichern von Projekten oder Dokumenten in der Cloud ermöglicht es allen Beteiligten, von überall auf der Welt aus und jederzeit darauf zuzugreifen. Somit kann jeder Mitarbeiter jederzeit online gehen, eine bestimmte Version finden und gegebenenfalls eine Kopie speichern, bevor er Feedback hinzufügt. Außerdem ist es mit Anwendungen für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams einfach, Dateien zu finden und sicher mit anderen zu teilen. Somit ist die Zusammenarbeit in Echtzeit ein großer Vorteil.

Die Produktivität der Mitarbeiter wird erhöht durch:

  • Weniger E-Mail-Kommunikation
  • Zeitersparnis
  • Zentralisierung aller Dateien an einem Ort
Daten teilen und abrufen auf einem Cloud-System

Zusammenarbeit in Echtzeit kann durch das Teilen von Daten und Projekten auf der Cloud gewährleistet werden und die Produktivität steigern.

Implementierung von Collaboration Tools

Collaboration Tools erweisen sich als wertvoll, wenn sie in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert werden können. Damit Collaboration Tools jedoch für alle funktionieren, müssen sie von den Mitarbeitern leicht angenommen werden können. Sobald sich für eine Lösung entschieden wird, sollten sich die Zeit genommen werden, die Mitarbeiter zu schulen und langsam an die neue Software oder das neue Tool heranzuführen.

Einige wichtige Funktionen, die bei der Auswahl der Software berücksichtigt werden sollten, sind:

  • Chat und Multi-Channel-Messaging
  • Flexibilität (asynchrone, Live- und Whiteboard-Zusammenarbeit)
  • Integrationsmöglichkeiten
  • Sicherheit, Compliance und Datenschutz
  • Skalierbarkeit 

Fazit - Wie digitale Lösungen kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen

Microsoft Tools sind so konzipiert, dass sie den Führungskräften und Teammitgliedern einen großen Teil der Arbeit abnehmen. Damit die Tools jedoch hilfreich sind, müssen sie sich leicht in andere, bereits genutzte Lösungen integrieren werden. Zusätzlich spielt Change-Management eine Rolle bei der Lernkurve bei der Einführung neuer Tools. Wenn neue Teammitglieder hinzukommen, kann es einige Zeit dauern, bis sie sich mit der Nutzung der Tools vertraut gemacht haben. Ein kurzer „Start-Guide“, YouTube-Kanäle oder ein professionelles Digitalisierungsberater können helfen, die Schulung der Mitarbeiter zu beschleunigen.

Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen entscheiden sich für solche Collaboration Tools, weil sie nützlich, erschwinglich und skalierbar sind. Folglich liegt der Nutzen von digitalen Collaboration Tools in einer höheren Effizienz und Produktivität innerhalb eines Unternehmens.

Laut einer Umfrage der SMB Group's Directions for the Future of Work ist die Nutzung von Cloud-Collaboration-Lösungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen stark und wächst weiter. Inzwischen nutzen 60 Prozent Echtzeit-Chat/Messaging-Tools wie Microsoft Teams. Etwa die Hälfte der kleinen und mittleren Unternehmen gab außerdem an, dass alle oder die meisten ihrer Collaboration Tools mit anderen Lösungen integriert sind. Dies ist also ein Beweis dafür, dass Online- Collaboration Tools für Unternehmen jeder Größe und Form geeignet sind. 


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