Microsoft Dynamics 365 Project Operations: 6 Gründe, warum Microsoft’s Lösung für Projektdienstleister die Konkurrenz überholt

Projektdienstleister stehen vor vielen Herausforderungen – und nicht nur in einem einzelnen Unternehmensbereich. Sie müssen Leads gewinnen, Projekte pünktlich abschließen, dabei Kunden (und gleichermaßen Mitarbeiter) zufriedenstellen, sowie und Projekte profitabel und innerhalb des  Budgets sowie der geplanten Timeline liefern. Es muss also eine umfangreiche Komplettlösung für Projektdienstleister her, die den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abdeckt und alle Geschäftsbereiche vereint. Zusätzlich gestützt auf entsprechende Funktionalitäten, die einfach zu bedienen sind.
Vertrieb, Projektplanung, Ressourcenmanagement, Projektabrechnung und mehr – alles muss dabei sein, um dafür zu sorgen, dass die Qualität der Projekte und die Kundenzufriedenheit verbessert werden.  

Mit Microsoft Dynamics 365 Project Operations bietet Microsoft projektorientierten Dienstleistungsunternehmen eine End-to-End-Lösung, die alle Einheiten abdeckt, um Projekte erfolgreich zu bewältigen und zu finalisieren. Microsoft Dynamics 365 Project Operations bietet ebenfalls integrierte Analyse-Tools, die es Projektdienstleistern ermöglichen, Erkenntnisse, wie z.B. die Utilization der Mitarbeiter, einzusehen und schnell zu reagieren.  

Wir bringen folgende sechs Gründe und Vorteile näher, die Microsoft Dynamics 365 Project Operations aus unserer Sicht für Projektdienstleister so einzigartig machen. Hierbei heben wir Askepte hervor, die Dynamics 365 Project Operations von seinen Konkurrenten und anderen Projektmanagement-Lösungen unterscheiden.

1. Echtzeit-Analysen  

Das besondere an Microsoft Dynamics 365 Project Operations fängt bereits bei seiner Entwicklung an. Project Operations wurde von Microsoft nicht von Grund auf neu entwickelt im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Lösungen auf dem Markt. Project Operations ist eine Art „Best Of“ unterschiedlicher, bereits bestehender Microsoft Lösungen, die in Project Operations vereint sind – u.a. Microsoft Projects, Dynamics 365 Sales Funktionen, Customer Service und Finance. Mit Dynamics 365 Project Operations nutzt Microsoft sein breites und tiefes Fachwissen im Bereich von Projektdiensleistungsprozessen und setzt die Stärke des gesamten Microsoft Ecosystems ein.  

Es fließen unterschiedliche Funktionalitäten mit ein, die für das erfolgreiche Bewältigen und Abschließen von Projekten nützlich sind.

Zum Beispiel: 

  • Funktionen wie Gantt-Diagramme, individuell anpassbare Dashboards und Planungstools sind in Microsoft Dynamics 365 Project Operations komplett integriert. Somit haben Projektdienstleister genau die Werkzeuge, die für die Verwaltung von Projekten benötigt werden, unabhängig vom Projektumfang oder der Komplexität des Projekts.  
     
  • Budgets können jederzeit geplant werden, Ausgaben genau eingeschätzt und den geplanten bis tatsächlichen Verbrauch verfolgt werden. So haben Projektdienstleister sowie -manager stets einen Überblick über ihre Ressourcen und Projekte. Informationen können jederzeit abgerufen, verfolgt und in seinen Teams geteilt werden.  
     
  • Integrierte Analysetools liefern Dateneinsichten zum Fortschritt und zur bereits erbrachten Leistung des Projekts. So können schnellere und besser informierte Entscheidungen an Ort und Stelle getroffen werden – gemeinsam mit dem eigenen Team.  
Produktivitätssteigerung durch Dashboards und Aufgabenverwaltung mit Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Durch integrierte Funktionen von Microsoft Dynamics 365 Project Operations können Produktivität gesteigert, Dashboards genutzt und Aufgabenverwaltung sowie Terminplanung durchgeführt werden mit Hilfe interaktiver Gantt-Diagramme und Aufgabenverteilungsstrukturen. 

2. Business Intelligence - Intelligentere Geschäftsentscheidungen 

Ein ausgezeichnetes Geschäftsmanagement bietet bessere Chancen, Aufträge zu gewinnen. Was ein hervorragendes Management unter anderem auszeichnet, sind kluge, gut informierte und lukrative Geschäftsentscheidungen sowie Effizienz bei bereichsübergreifender Zusammenarbeit.  

Microsoft Dynamics 365 Project Operations unterstützt dabei durch folgende Funktionalitäten: 

  • Eine anpassbare, ressourcenbasierte Kalkulation und Preisgestaltung. Die Preisgestaltung kann sogar basierend auf der geografischen Lage und der lokalen Marktwirtschaft modelliert werden. So können intelligente Entscheidungen getroffen werden anstatt „zu rätseln”, unterstützt durch moderne Technologie und KI. 
     

  • Anpassungsfähige Abrechnungsmodelle, mit denen Festpreis-, Zeit- und Materialverträge oder sogar Verträge im Retainer-Stil erstellt werden können, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen. 

  • Bereitstellung von standardisierten Vorlagen, mit denen schnell detaillierte Kostenvoranschläge, Zeitpläne und Geldwerte für die Angebote erstellt werden können.
     

  • Bereitstellung eines einheitlichen Vertriebs-Dashboards über die Dynamics 365 Sales-Integration. Da alle Kundendaten an einem einzigen Ort zentralisiert sind, können Kundenkontakte und -interaktionen leicht abgerufen und personalisiert werden. 

Im Gegensatz zu den meisten anderen PSA-Systemen, verbindet Microsoft Dynamics 365 Project Operations die gesamte servicebasierte Organisation. Es stellt den abrechenbaren Projektlebenszyklus über alle Geschäftsabläufe hinweg neu dar, angefangen beim Vertrieb bis hin zur Business Intelligence. Damit geht Project Operations über ein traditionelles PSA-System hinaus und vereint alles, was eine professionelle Dienstleistungsorganisation oder -abteilung für ein erfolgreiches Geschäft benötigt – alles in einer Lösung. 

Projektdienstleister können durch die vorkonfigurierte Integration in Dynamics 365 Sales bessere Kundenerlebnisse bieten.

 Kundendaten können in einer einzigen Ansicht zusammengeführt werden, indem die vorkonfigurierte Integration in Dynamics 365 Sales genutzt wird, um wertvolle Erkenntnisse für personalisierte Kundenerlebnisse zu erhalten. 

 

3. Optimiertes Ressourcenmanagement 

Die Nutzung und Verteilung verfügbarer Ressourcen können am besten optimiert werden, wenn diese einfach und stets im Blick sind.

 Microsoft Dynamics 365 Project Operations ermöglicht dies auf folgende Weise: 

  • Anzeige der Projektanforderungen und die allgemeine Verfügbarkeit der Ressourcen. Dynamics 365 Project Operations macht es einfach, die Arbeitsbelastung der Ressourcen anzupassen, um eine optimale Ausführung des Projekts zu gewährleisten. 
     

  • Die richtigen Mitarbeiter und Ressourcen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit den richtigen Projekten und Aufgaben zuweisen. So können die gesamte Produktivität, die Qualität der Arbeit und die Erfolgschancen des Projekts verbessert werden. 
     

  • Dank der intelligenten, kompetenzbasierten Zuweisung und der Einsicht in die Ressourcenverfügbarkeit kann der Bedarf an Ressourcen leicht vorhergesehen und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. 

Eine sinnvolle Ressourcenverteilung kann Projektdienstleistern dabei helfen, ihre Projektvorgaben optimal zu erfüllen.

Der Einsatz von Ressourcen kann maximiert werden, indem mit Hilfe einer Übersicht die Workloads auf die Ressourcen verteilt werden, um Projektvorgaben optimal zu erfüllen. 

4. Vereinfachte Zeiterfassung und Spesenmanagement  

Zeit- und Kostenerfassung können mühsame Prozesse sein, insbesondere in der schnelllebigen Dienstleistungsbranche. Das Vergessen, abrechenbare Stunden einzutragen, ist nur ein Teil des Problems!

Glücklicherweise bietet Microsoft Dynamics 365 Project Operations die folgenden Funktionalitäten zum einfachen und schnellen Erfassen von Zeiten und Spesen: 

  • Zeit- und Spesen von unterwegs aus erfassen. Es können entweder die praktische mobile App oder einen Browser verwendet werden, falls ein browserfähiges Gerät vorhanden ist. 
     

  • Benutzerfreundliche Plattform, mit der die Einhaltung der Zeit- und Spesenrichtlinien des Unternehmens sichergestellt werden können. 
     

  • Konfigurierbare Regeln und automatisierte Arbeitsabläufe, die nicht nur die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen, sondern auch eine genaue Berichterstattung garantieren. 

5. Modernisierte & schnellere Finanzberichterstattung  

Die Gesamteffizienz und -leistung des Unternehmens kann gesteigert werden, indem zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Finanzdaten zugegriffen werden kann.

Dank dieser Funktionen kann die Finanzberichterstattung verbessert werden: 

  • Umsatzrealisierung, die mit den International Financial Reporting Standards (IFRS) konform ist. Dies hilft den Teams bei der Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und -praktiken. 
     
  • Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die den Prozess der Rechnungsstellung an Kunden beschleunigen kann. So können beispielsweise problemlos Details hinzugefügt oder aktualisiert, Transaktionen gruppiert, Rechnungen angepasst, Rechnungswarteschlangen verwalten werden und vieles mehr.
     
  • Mithilfe einer Kombination von Buchhaltungsregeln können einfach auf Projektkosten- und -Projektumsatzprofile für Festpreise oder Zeit und Material zugegriffen werden.
     
  • Integration von Dynamics 365 Finance oder Verwendung von offenen APIs mit einem ERP-System eines Drittanbieters. Somit kann auf die Funktionen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie des Hauptbuchs zugegriffen werden. 
Teams von projektbasiersten Dienstleistungsunternehmen können weltweit bei der Einhaltung standardisierter Buchhaltungspraktiken unterstützt werden.

Teams können weltweit bei der Einhaltung standardisierter Buchhaltungspraktiken unterstützt werden, einschließlich IFRS-konformer (IFRS, International Financial Reporting Standards) Umsatzrealisierungen. 

6. Verbesserte Transparenz  

Das Ziel von Microsoft Dynamics 365 Project Operations ist es, alle wichtigen Bereiche eines projektorientierten Dienstleistungsunternehmens an einem Ort zusammenzuführen. 

Für Projektdienstleister bedeutet das Folgendes: 

  • Beseitigung von Datensilos dank Microsoft Power BI. Es ist das ideale Tool, um Business Intelligence besser zu visualisieren und einfach mit dem eigenen Team (oder abteilungsübergreifend) zu teilen. 
     
  • Schnellere und fundiertere Entscheidungen dank anpassbarer Dashboards, die wichtige Erkenntnisse in verständlichen Formaten darstellen. Jetzt ist es einfacher, für Zeiten erhöhter Nachfrage oder Ausfallzeiten zu planen und die Arbeitsbelastung von Projektdienstleistern anzupassen, damit deren Teams z.B. nicht über- oder unterausgelastet sind 
Durch die Einsicht wichtiger KPI's sowie Prognosen und Budgetierung können sich Projektdienstleister schnell an geänderte Geschäftsbedingungen anpassen.

Integrierte Dashboards zeigen wichtige KPIs an, wie z.B. Ressourcenauslastung, Prognosen und Budgetierung, um sich schnell an die geänderten Geschäftsbedingungen anzupassen. 

Fazit – Was unterscheidet Microsoft Dynamics 365 Project Operations nun von seiner Konkurrenz? 

Als Microsoft Partner sind wir schon seit einiger Zeit mit Microsoft Dynamics 365 Project Operations vertraut und finden, dass es eines der stärksten Produkte im Microsoft Lösungsportfolio ist. Microsoft verfügt unserer Meinung nach über das beste Fachwissen im Bereich des Projektmanagements, da sie Project Operations speziell für Dienstleistungsunternehmen bzw. Projektdienstleister entwickelt haben. Das ist deswegen so besonders, da die Dienstleistungsbranche sich ständig weiterentwickelt – parallel dazu verändern sich auch die Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen mit. Genau das hat Microsoft in Dynamics 365 Project Operations beherzigt.  

Microsoft Dynamics365 Project Operations ist mit einer Vielzahl unterschiedlicher Funktionalitäten ausgestattet, die bereits von anderen Microsoft Lösungen stammen – quasi ein „Best Of“ aller Funktionen, die die Bedürfnisse und Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen ganzheitlich erfüllen. Project Operations gewährleistet zudem eine stärkere Automatisierung der Geschäftsprozesse vom Lead über die Rechnungsstellung bis hin zur Analytik. Somit optimiert es den Personaleinsatz und die Produktivität zur Sicherung des Projekterfolgs.  

Mit Microsoft Dynamics 365 Project Operations gewinnen Projektdienstleister die nötige Transparenz und Agilität, die ein Dienstleistungsunternehmen braucht, um Projekterfolge zu steigern. 

Falls ein Unternehmen bereits Microsoft Lösungen nutzt, können diese ganz einfach erweitert werden mit weiteren Lösungen nach einem „Baukastenprinzip“ – ohne komplizierte oder langwierige Umstellungen.    

 

Falls Sie einen passenden Digitalisierungspartner suchen und mehr erfahren wollen, besuchen Sie unsere Project Operations Lösungsseite für weitere Details und buchen Sie hier ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Experten. Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen! 

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