Welcher Microsoft Workflow ist der Richtige für Sie?

Microsoft Flow ist ein Online-Service von Microsoft, der Ihnen die Möglichkeit gibt, Workflows über verschiedene webbasierte Dienste aufzubauen. Seit der Veröffentlichung von Microsoft Flow Mitte 2016, wuchs die Anzahl der Konnektoren stetig an. Derzeit sind über 150 Konnektoren verfügbar. Microsoft Flow ist mit Diensten wie Dynamics 365, SharePoint, Office 365, OneDrive, OneNote, als auch mit Diensten von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive, Gmail, GoToMeeting und sogar SalesForce kombinierbar. Die Einführung von Microsoft Flow hat viele Menschen vor die Frage gestellt: „Wann sollte der Dynamics Worklfow und wann Microsoft Flow genutzt werden?“ Auf den ersten Blick sehen beide Werkzeuge sehr ähnlich aus. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede, die wir unseren Lesern näher bringen möchten.

Microsoft Dynamics 365 Workflow

In welchen Fällen der Dynamics Workflow genutzt werden sollte

1. Der gesamte Prozess findet im Dynamics 365 Customer Engagement statt

In der Regel ist der Dynamics Workflow die bessere Wahl, wenn der gesamte Prozess innerhalb des Dynamics 365 Customer Engegaments stattfindet (es gibt jedoch Ausnahmen). Die Prozesse können zentral verwaltet werden und ebenfalls ist die Performance für jeden einzelnen Workflow ersichtlich.

2. Real-Time Workflows

Ein Dynamics Workflow kann synchron (real-time) oder asynchron (background) ausgeführt werden. Real-Time bedeutet, dass der Workflow sofort oder kurz danach ausgelöst wird. Der Hintergrund-Workflow wird ausgelöst, wenn die Kapazität verfügbar ist, ohne das System zu verlangsamen. Umgekehrt bedeutet dies, dass der Echtzeit-Workflow das System für einige Sekunden verlangsamen könnte. Verwenden Sie den Dynamics 365 Workflow, wenn Sie möchten, dass der Workflow sofort ausgelöst wird.

3. E-Mail Benachrichtigungen

Einer der wahrscheinlich am häufigsten verwendeten Workflows, ist der einer automatischen E-Mail Benachrichtigung. Mit dem Dynamics 365 Workflow Creator ist es einfach, einen Workflow zu erstellen, der eine Benachrichtigung an einen Supportmitarbeiter sendet, z.B. wenn ein Ticket zu lange herumliegt. Die E-Mail-Benachrichtigung kann den Link direkt zum CRM-Datensatz enthalten. Mit einem Klick kann der Supportmitarbeiter direkt anfangen an dem Datensatz zu arbeiten.

4. On-Demand Workflows

Falls Sie dem Nutzer die Möglichkeit geben wollen den Workflow manuell anzustoßen, ist der Dynamics Worklfow ohne Frage der Richtige. Der Benutzer kann den Workflow über eine Button auf einer Entität auslösen, vorausgesetzt, dass der Benutzer die Rechte zum Auslösen von Workflows hat.

Microsoft Flow

Ein Microsoft Flow Workflow kann beinahe von jedem Dynamics 365 Event angestoßen werden. Mittlerweile ist es auch möglich einen Microsoft Flow innerhalb von Dynamics 365 zu erstellen und manuell anzustoßen. Bevor dem Dynamics 365 v9 Update musste die Seite http://flow.microsoft.com besucht werden.

In welchen Fällen Microsoft Flow die Nase vorn hat

Flow kann für Dinge eingesetzt werden, die mit dem Dynamics Workflow nicht ganz einfach umgesetzt werden können. Die folgenden Punkte enthalten Prozesse oder Szenarien in denen, unserer Meinung nach, Microsoft Flow die Nase vorne hat.

1. Benachrichtigungen über mehrere Kanäle

Wie bereits erwähnt, eignet sich der Dynamics Workflow hervorragend für Benachrichtigungen via E-Mail. Mit Microsoft Flow ist es zusätzlich möglich Benachrichtigungen via SMS zu erhalten. Mit dem Twilio Connector für Flow können ganz einfach SMS für jede Art von Dynamics 365 Event verschickt werden. Wird noch zusätzlich die Flow App auf dem Smartphone oder Tablet installiert ist es möglich Push-Benachrichtigungen auf das mobile Endgerät zu erhalten.

2. Visualisierte Workflows

Das User Interface bei der Erstellung eines Dynamics 365 Workflows ist nicht gerade intuitiv und schön anzusehen. Das kann insbesondere für Nutzer zum Problem werden, die zum ersten Mal oder nur selten Dynamics 365 Workflows erstellen. Flow dagegen ist visuel ein Augenschmauß und die Bedienung intuitiver.

3. Erteilung von Berechtigungen

Mit Microsoft Flow können Berechtigungen via E-Mail, Push-Benachrichtigungen oder der Flow App erteilt werden. Die Berechtigungen werden immer nach dem gleichen Muster erteilt. Egal ob es sich um PowerPoint, SharePoint oder Dynamics 365 handelt. Zwar ist es möglich Berechtigungen mit einem Dynamics 365 Workflow zu erteilen, jedoch ist dies nicht sonderlich elegant umgesetzt. Die Person die eine Berechtigung erteilt, muss ein aktiver Dynamics 365 User sein und sich bei jeder Berechtigung in das CRM einloggen.

4. Datensätze löschen

Es gibt keine Standardoption bei dem Dynamics Workflow, der es ermöglicht Datensätze im CRM zu löschen. Natürlich sollte mit dieser Option vorsichtig umgegangen werden. Die Sicherheitsrolle des Nutzers bestimmt ob Datensätze letztendlich gelöscht werden oder nicht.

5. Workflows zu festgesetzten Zeitpunkten oder Intervallen

Zwar gibt es die Möglichkeit Dynamics Workflows verspätet auszulösen, dies kann aber in keinem Fall mit den Möglichkeiten von Microsoft Flow verglichen werden. Microsoft Flow bietet einen Planer bei dem der exakte Zeitpunkt festgelegt werden kann oder in welchen Intervallen ein Workflow ausgelöst werden soll.

6. Eine bessere Office 365 Integration

Mit Flow und Office Dokumenten im SharePoint, OneDrive, OneDrive for Business oder Dropbox kann die Integration zwischen Dynamics 365 und Office 365 optimiert werden. So kann beispielsweise automatisch eine Excel in die Dropbox oder auf OneDrive exportiert werden, sobald ein neuer Kontakt angelegt wurde.

7. Workflows über mehrere Applikationen

Viele User nutzen Microsoft Produkte gemeinsam mit anderen Applikationen von Drittanbietern. Flow verfügt über jede Menge Connector für Drittanbieter und ermöglicht es somit Applikationen außerhalb der Microsoft Welt miteinander zu verknüpfen.

Generell sollte jeder Workflow von Anfang bis zum Schluss betrachtet werden. Finden alle Prozesse innerhalb des Dynamics 365 Customer Engagements statt? Dann ist der Dynamics Workflow ohne Frage die richtige Wahl. Sollen aber Dienste außerhalb von Dynamics miteinbezogen werden, oder sogar Dienste von Drittanbietern, ist Microsoft Flow das richtige Tool für Sie.