Unser Kunde, eine Medienorganisation, ist seit 1985 führender Anbieter im Bereich Eventmanagement und -ausstattung. Sie sind bekannt für beeindruckende Live-Kommunikationslösungen und maßgeschneiderte Eventkonzeptionen. Als der Kunde vor der Herausforderung stand, sein veraltetes Zeiterfassungssystem zu ersetzen, suchte das Unternehmen nach einer fortschrittlichen Lösung zur präzisen Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter. Gemeinsam mit INKUBIT entschied sich der Kunde für das HR-for-Dynamics-System, das auf der Power-Plattform basiert. Diese moderne HR-Lösung ermöglicht nicht nur eine nahtlose Integration in die bestehende Lohnbuchhaltungssoftware, sondern bietet auch eine erhebliche Entlastung für das HR-Team und signifikante Kosteneinsparungen. Die erfolgreiche Implementierung dieses Systems hat das Unternehmen in die Lage versetzt, die Effizienz und Flexibilität ihrer Personalverwaltung erheblich zu steigern.
Requirements
Die Medienorganisation sah sich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, als das bestehende Zeiterfassungssystem nicht mehr den steigenden Anforderungen gerecht wurde. Die Hauptprobleme lagen in der mangelnden Flexibilität und der schwierigen Integration des Systems in die bestehende Lohnbuchhaltungssoftware Lodas. Dies führte zu ineffizienten und fehleranfälligen manuellen Prozessen, die die operative Effizienz beeinträchtigten. Darüber hinaus waren die bisherigen Möglichkeiten zur Überstundenverwaltung unzureichend, was sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die administrative Belastung des HR-Teams negativ beeinflusste. Die Anforderungen an das neue System waren daher klar: Es sollte nahtlos in die vorhandene Infrastruktur integriert werden, eine präzise und fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen und gleichzeitig eine flexible Verwaltung von Überstunden bieten. Das Ziel war es, die Effizienz zu steigern, die Ressourcenkosten zu senken und die Arbeitsabläufe im HR-Bereich erheblich zu verbessern.
Project implementation: New sales potential with Dynamics 365 Sales
Die Umsetzung des Projekts begann mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse und einer engen Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und INKUBIT. Auf Basis dieser Analyse wurde das HR Management für Dynamics 365, basierend auf der Power-Plattform, implementiert und maßgeschneidert auf die spezifischen Bedürfnisse von unserem Kunden angepasst. Die Implementierung umfasste mehrere Phasen, darunter die Integration in die Lohnbuchhaltungssoftware Lodas, die Einrichtung eines flexiblen Depotkontos für Überstunden und die Anpassung der Benutzeroberflächen für eine benutzerfreundliche Handhabung. Regelmäßige Best-Practice-Sitzungen und Anforderungsworkshops gewährleisteten, dass alle Anforderungen präzise erfüllt wurden und das System reibungslos in den operativen Betrieb überging. Das Go-Live erfolgte im Mai 2023, und seitdem konnte der Kunde von einer erheblichen Effizienzsteigerung und einer optimierten Verwaltung der Arbeitszeiten profitieren.
Unser altes Zeiterfassungssystem war nicht mehr in der Lage, die komplexen Anforderungen unserer dynamischen Eventbranche zu erfüllen. Das neue System hat nicht nur die Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten erheblich vereinfacht, sondern auch die Integration in unsere Lohnbuchhaltungssoftware Lodas problemlos ermöglicht.
Die maßgeschneiderte Lösung, einschließlich des innovativen Depotkontos für Überstunden, hat unsere Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert und die administrative Belastung unseres HR-Teams signifikant reduziert.
Solution
Die implementierte Lösung, das HR-for-Dynamics-System auf Basis der Power-Plattform, stellte sich als genau die richtige Wahl für unseren Kunden heraus. Das System bietet eine umfassende und präzise Erfassung der Arbeitszeiten, die nahtlos in die bestehende Lohnbuchhaltungssoftware Lodas integriert wurde. Durch die Einführung eines Depotkontos für Überstunden können Mitarbeiter ihre Überstunden flexibel sammeln und in arbeitsärmeren Zeiten abbauen, was sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die administrative Effizienz verbessert hat.
Die Ergebnisse der Projektumsetzung sind beeindruckend: Das neue System hat nicht nur die Genauigkeit und Effizienz der Zeiterfassung erheblich verbessert, sondern auch die Ressourcenkosten um rund 30 % gesenkt. Die automatisierte Übertragung der Arbeitszeiten in die Lohnbuchhaltungssoftware hat die Fehlerquote reduziert und die HR-Abteilung von zeitaufwendigen manuellen Prozessen entlastet. Insgesamt hat die neue Lösung zu einer signifikanten Steigerung der operativen Effizienz beigetragen und den Kunden in die Lage versetzt, weiterhin erstklassige Eventerlebnisse zu liefern, während gleichzeitig die internen Abläufe optimiert wurden.