Every company benefits from good collaboration and higher productivity. Some companies had already integrated home office as an integral part of their working model. For others, however, this is still quite new territory, characterized by major upheavals. The Corona pandemic in particular has driven many companies to send their employees to the home office. This has caused many employers to worry that the quality of communication and collaboration is suffering and that employees are feeling lonely.
A study by Stanford University found that employees who work 100% from home were actually more productive, but often feel lonely and isolated. On the other hand, those who worked 100% in the office often felt distracted.
However, the former does not have to be the case, because there are many ways to promote and ensure successful communication, collaboration and productivity in teams. All that is needed is the right tools that optimally support employees.
In this article, you’ll learn how different tools support remote team collaboration and increase productivity. As a Microsoft partner, we present Microsoft tools with which we have already had many years of experience and which we find most effective.
Collaboration in the workplace is constantly evolving
First and foremost, collaboration means working together towards a project or goal, and it’s more important today than ever. But a successful collaboration does not always go as smoothly as planned. Sometimes, teams lack a shared vision or team members don’t understand their tasks, leading to confusion and inefficiency.
That’s why choosing the right collaboration tools is so important. Fortunately, workplace collaboration has evolved significantly compared to the days of endless email threads and recurring meetings. Today’s tools take advantage of an always-connected network with real-time access to files and collaboration suitable for distributed teams and hybrid forms of work.
So-called collaboration tools such as video conferencing and cloud computing software have emerged to improve efficiency, productivity and collaboration in the team.
The importance and necessity of collaboration tools became particularly evident during the height of COVID-19. Many employees were now forced to work at remote locations for extended periods of time. According to a survey by Gartner Inc. In 2021, almost 80 percent of employees will use collaboration tools for their work, compared to just over half of employees in 2019.
There are many types of online collaboration tools that help teams communicate effectively with each other and stay coordinated. The right tools at the right time ensure that teams can work more efficiently and employees feel optimally supported. Here are a few tools that can help.
Fünf Arten von Tools für die Zusammenarbeit zur Verbesserung der Produktivität
Projektmanagement-Tools, damit alles nach Plan läuft
Ganz gleich, ob Hochzeiten geplant oder Websites erstellt werden müssen. Die meisten Unternehmen haben sicher schon an großen Projekten gearbeitet, bei denen viele Leute ihren Teil beitragen müssen. Zum Glück gibt es Projektmanagement-Tools, die helfen, all diese Aufgaben effektiv zu bewältigen. Da jedes Projektmitglied Zugriff hat und Dashboards während eines Team Calls gesichtet werden können, werden Zusammenarbeit und Kommunikation im Team stets gestärkt. Zudem können durch eine Übersicht Ressourcen optimal verteilt und Budget verwaltet werden. Mitarbeiter können nämlich ihren Kenntnissen entsprechend einzelnen Projektaufgaben zugeteilt und finanzielle Ressourcen optimal verwaltet werden.
Videokonferenzen bauen Beziehungen auf
Oftmals ist man in der Situation, dass eine wichtige Besprechung stattfinden soll, aber die Hälfte des Teams auf Reisen ist oder aus der Ferne arbeitet. Videokonferenzen sind eine Möglichkeit, alle Vorteile eines persönlichen Treffens zu nutzen, ohne die Kosten und Herausforderungen einer persönlichen Planung auf sich nehmen zu müssen. Entdecken Sie in diesem Beitrag spannende Features in Microsoft Teams.
Per Chat werden Dinge schneller erledigt
Manchmal ist es am effizientesten, einfach eine kurze Frage zu stellen und eine prompte Antwort zu erhalten. Mit Instant-Messaging-Tools, die für das Büro entwickelt wurden, können Teammitglieder schnell einchecken und Probleme lösen.
Verzögerungen reduzieren – Dokumente in Echtzeit überprüfen und unterschreiben
E-Mail-Ketten mit Anhängen und verwirrenden Bearbeitungen, die nicht in das Dokument oder die Präsentation einfließen, können vergessen werden. Mit der Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten können Teams gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten. Ganz gleich, ob es sich um ein Textdokument, eine Kalkulationstabelle oder eine PowerPoint-Präsentation handelt.
Cloudspeicher mit Versionskontrolle für mehr Organisation
Das Speichern von Projekten oder Dokumenten in der Cloud ermöglicht es allen Beteiligten, von überall auf der Welt aus und jederzeit darauf zuzugreifen. Somit kann jeder Mitarbeiter jederzeit online gehen, eine bestimmte Version finden und gegebenenfalls eine Kopie speichern, bevor er Feedback hinzufügt. Außerdem ist es mit Anwendungen für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams einfach, Dateien zu finden und sicher mit anderen zu teilen. Somit ist die Zusammenarbeit in Echtzeit ein großer Vorteil.
Die Produktivität der Mitarbeiter wird erhöht durch:
- Weniger E-Mail-Kommunikation
- Zeitersparnis
- Zentralisierung aller Dateien an einem Ort
Implementierung von Collaboration Tools
Collaboration Tools erweisen sich als wertvoll, wenn sie in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert werden können. Damit Collaboration Tools jedoch für alle funktionieren, müssen sie von den Mitarbeitern leicht angenommen werden können. Sobald sich für eine Lösung entschieden wird, sollten sich die Zeit genommen werden, die Mitarbeiter zu schulen und langsam an die neue Software oder das neue Tool heranzuführen.
Einige wichtige Funktionen, die bei der Auswahl der Software berücksichtigt werden sollten, sind:
- Chat und Multi-Channel-Messaging
- Flexibilität (asynchrone, Live- und Whiteboard-Zusammenarbeit)
- Integrationsmöglichkeiten
- Sicherheit, Compliance und Datenschutz
- Skalierbarkeit
Fazit – Wie digitale Lösungen kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen
Microsoft Tools sind so konzipiert, dass sie den Führungskräften und Teammitgliedern einen großen Teil der Arbeit abnehmen. Damit die Tools jedoch hilfreich sind, müssen sie sich leicht in andere, bereits genutzte Lösungen integrieren werden. Zusätzlich spielt Change-Management eine Rolle bei der Lernkurve bei der Einführung neuer Tools. Wenn neue Teammitglieder hinzukommen, kann es einige Zeit dauern, bis sie sich mit der Nutzung der Tools vertraut gemacht haben. Ein kurzer „Start-Guide“, YouTube-Kanäle oder ein professionelles Digitalisierungsberater können helfen, die Schulung der Mitarbeiter zu beschleunigen.
Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen entscheiden sich für solche Collaboration Tools, weil sie nützlich, erschwinglich und skalierbar sind. Folglich liegt der Nutzen von digitalen Collaboration Tools in einer höheren Effizienz und Produktivität innerhalb eines Unternehmens.
Laut einer Umfrage der SMB Group’s Directions for the Future of Work ist die Nutzung von Cloud-Collaboration-Lösungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen stark und wächst weiter. Inzwischen nutzen 60 Prozent Echtzeit-Chat/Messaging-Tools wie Microsoft Teams. Etwa die Hälfte der kleinen und mittleren Unternehmen gab außerdem an, dass alle oder die meisten ihrer Collaboration Tools mit anderen Lösungen integriert sind. Dies ist also ein Beweis dafür, dass Online- Collaboration Tools für Unternehmen jeder Größe und Form geeignet sind.
